Hướng dẫn thu hồi email đã gửi với tính năng Recall trong Outlook

Bạn đã bao giờ vội vàng gửi đi một email mà quên kiểm tra lại, chỉ để nhận ra mình thiếu thông tin hoặc gửi nhầm người? Microsoft Outlook sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng với tính năng Recall, cho phép bạn thu hồi lại email đã gửi một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Những điều kiện cần thiết để thu hồi email đã gửi trong Outlook

Dù tính năng Recall rất hữu ích, nhưng nó cũng đi kèm với một số điều kiện nhất định. Điều này hoàn toàn hợp lý, vì không phải lúc nào bạn cũng có thể thu hồi lại những gì đã gửi đi một cách tùy ý. Dưới đây là các điều kiện cần đáp ứng để thu hồi email đã gửi trong Outlook:

- Email đã gửi chỉ có thể được thu hồi khi cả bạn và người nhận đều sử dụng tài khoản Office 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức.

- Bạn cần sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365 (tính năng này không khả dụng trên Outlook web).

- Email đã gửi phải chưa được người nhận mở.

Nếu đáp ứng đủ các điều kiện trên, hãy cùng thực hiện các bước thu hồi email một cách dễ dàng và hiệu quả.

Hướng dẫn chi tiết cách thu hồi email đã gửi trong Outlook

(Hướng dẫn dưới đây áp dụng cho các phiên bản Outlook từ 2010 trở lên)

Bước 1: Tại ngăn thư mục bên trái cửa sổ Outlook, nhấp chọn Sent Items (Các mục đã gửi).

Bước 2: Mở email bạn muốn thu hồi bằng cách nhấp đúp chuột vào email đó.

Bước 3: Từ tab Message, chọn Actions > Recall This Message… (Thu hồi thư này…).

* Lưu ý quan trọng:

- Nếu không tìm thấy tùy chọn Recall This Message, có thể bạn chưa sử dụng tài khoản Exchange hoặc tính năng này chưa được kích hoạt trong tổ chức của bạn.

- Bạn không thể thu hồi các thư đã được bảo vệ bằng công nghệ bảo mật thông tin Azure.

Bước 4: Lựa chọn một trong hai tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn.

- Delete unread copies of this message: Xóa các bản sao chưa được đọc của email này.

- Delete unread copies and replace with a new message: Xóa các bản sao chưa được đọc và thay thế bằng một email mới.

Sau đó, nhấp vào OK để hoàn tất quá trình.

* Lưu ý: Hãy tích vào ô Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo về việc thu hồi email thành công hay thất bại.

Những nguyên nhân khiến việc thu hồi email không thành công

Ngay cả khi bạn thực hiện đúng các bước, không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những yếu tố có thể cản trở quá trình thu hồi email hoặc khiến nó trở nên phức tạp hơn:

1. Email đã được người nhận mở

Về cơ bản, nếu người nhận đã mở email của bạn, việc thu hồi sẽ không thể thực hiện được. Người nhận vẫn có thể nhận được thông báo thu hồi và lời nhắc rằng bạn muốn xóa bản gốc của email, nhưng nó vẫn sẽ tồn tại trong hệ thống Outlook của họ. Đó là lý do tại sao bạn cần hành động nhanh chóng trước khi quá muộn.

2. Email được chuyển hướng sang thư mục khác

Nếu bộ lọc của người nhận chuyển hướng email gốc sang một thư mục khác, việc thu hồi sẽ thất bại. Tính năng thu hồi chỉ hoạt động hiệu quả với các email nằm trong hộp thư đến. Nếu email đã được chuyển đi nơi khác, nó sẽ không thể bị thu hồi.

3. Thư mục công khai

Thư mục công khai có thể làm phức tạp quá trình thu hồi, vì nếu bất kỳ ai đọc được email của bạn, việc thu hồi sẽ thất bại. Một khi email đã được đánh dấu là đã đọc, dù bởi người nhận hay bất kỳ tài khoản nào khác, mọi nỗ lực thu hồi đều trở nên vô ích.

4. Ứng dụng email không phải Outlook

Tính năng thu hồi chỉ hoạt động hiệu quả với Outlook. Ví dụ, nếu bạn gửi email cho người dùng Gmail, bạn không thể kỳ vọng tính năng này sẽ hoạt động như mong đợi.

5. Ứng dụng dành cho thiết bị di động

Nếu bạn sử dụng cài đặt Exchange ActiveSync cho Outlook trên thiết bị di động, tính năng thu hồi có thể không hoạt động. Nguyên nhân là do hệ thống gặp khó khăn trong việc xử lý các phiên bản Outlook khác nhau khi đồng bộ hóa, đặc biệt khi thiết bị di động của bạn đang ở chế độ ngoại tuyến.

Qua bài viết này, mình đã chia sẻ cách thu hồi email đã gửi (Recall mail) trong Outlook. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích và giúp bạn xử lý các tình huống gửi nhầm một cách hiệu quả!