Hướng dẫn trình bày văn bản Word chuyên nghiệp - Cách tạo lập một văn bản ấn tượng trong Word

Ngày nay, việc sử dụng Microsoft Word để soạn thảo các văn bản, giấy tờ, đơn từ… trở thành công việc quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, để tạo ra một văn bản hoàn hảo, đúng chuẩn thì không ít người gặp khó khăn trong quá trình chỉnh sửa.

Vậy làm thế nào để có thể trình bày văn bản, đơn từ… trong Word sao cho đẹp mắt? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để khám phá câu trả lời.

Thông thường, các văn bản sẽ được soạn trên khổ giấy A4 với các thông số chuẩn như lề trên và lề dưới 2.5 cm, lề trái 3 cm và lề phải 2 cm. Các kiểu chữ phổ biến như: Times New Roman (Unicode), .VnTime (TCVN) và kích thước chữ thường sử dụng là 13pt, với khoảng cách giãn dòng là 1.5 lines.

Lựa chọn kích thước khổ giấy phù hợp

Trong phần Page Layout, chọn Size và điều chỉnh sang A4 để thiết lập kích thước chuẩn cho trang.

Điều chỉnh lề văn bản cho đúng chuẩn

Theo tiêu chuẩn, khi sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm), các quy định về lề cần phải được tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính chuyên nghiệp của văn bản.

Lề trên: Khoảng cách từ mép trên vào từ 20 đến 25 mm.

Lề dưới: Khoảng cách từ mép dưới vào từ 20 đến 25 mm.

Lề trái: Khoảng cách từ mép trái vào từ 30 đến 35 mm.

Lề phải: Khoảng cách từ mép phải vào từ 15 đến 20 mm.

Bước 1: Đầu tiên, hãy chuyển đổi đơn vị đo trong Word từ inch sang centimet. Vào File -> Options để thiết lập tùy chỉnh này.

Trong cửa sổ Word Options, chọn Advanced, sau đó ở mục Display, bạn sẽ chọn Centimeters trong phần Show measurements in units of và nhấn OK để lưu thay đổi.

Bước 2: Tiếp theo, vào thẻ Page Layout -> Margins -> Custom Margins để tùy chỉnh các thông số lề cho tài liệu Word của bạn.

Trong hộp thoại Page Setup, tại thẻ Margins, bạn cần nhập các giá trị lề trong phần Margins để hoàn tất cài đặt.

- Lề trên: điều chỉnh khoảng cách từ mép trên của trang.

- Lề dưới: thiết lập khoảng cách từ mép dưới của trang văn bản.

- Lề trái: điều chỉnh khoảng cách từ mép trái của trang để tạo sự cân đối.

- Lề phải: cài đặt khoảng cách từ mép phải của trang để tạo sự hài hòa cho văn bản.

Sau khi hoàn tất các thiết lập, nhấn OK để lưu lại thay đổi.

Điều chỉnh giãn cách dòng cho văn bản

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh giãn dòng, sau đó nhấp chuột phải và chọn Paragraph.

Bước 2: Trong cửa sổ Paragraph, chuyển đến thẻ Indents and Spacing, tại đây bạn có thể điều chỉnh khoảng cách trước (Before) và sau (After) đoạn văn, cũng như thiết lập giãn cách dòng tại phần Line spacing (thường chọn 1.5 lines). Nhấn OK để hoàn tất.

Để chỉnh sửa khoảng cách dòng một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi, sau đó truy cập vào thẻ Home trên thanh Ribbon. Tại mục Paragraph, chọn biểu tượng Line and Paragraph Spacing, và lựa chọn khoảng cách giãn dòng 1.5 cho văn bản của bạn.

Sử dụng công cụ Align để căn chỉnh văn bản giúp tạo ra sự đều đặn và dễ đọc cho bài viết.

Để căn chỉnh đoạn văn bản theo ý muốn, trước tiên bạn cần bôi đen nội dung cần thay đổi. Tiếp theo, trong thẻ Home tại phần Paragraph, chọn kiểu căn chỉnh phù hợp. Bạn sẽ có 4 lựa chọn để căn chỉnh văn bản.

- Align Text Left: Căn chỉnh văn bản về phía lề trái, hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + L để thực hiện thao tác này.

- Canh giữa: để căn chỉnh văn bản về giữa trang (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + E).

- Canh lề phải: đặt văn bản sát lề phải (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + R).

- Canh đều: điều chỉnh sao cho hai bên của dòng văn bản thẳng hàng (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J).

Ví dụ:

- Khi bạn chọn Canh phải (Align Text Right), văn bản sẽ được căn lề sát bên phải, tạo nên sự cân đối và dễ đọc cho người xem.

- Khi bạn chọn Canh giữa (Center), văn bản sẽ được căn đều về phía giữa dòng, mang lại sự hài hòa và bắt mắt.

- Chế độ Canh đều hai bên (Justify) sẽ giúp dòng văn bản trở nên thẳng tắp, đều đặn ở cả hai mép trái và phải, tạo nên vẻ đẹp hoàn hảo cho trang tài liệu.

- Với những thao tác đơn giản được chia sẻ trong bài viết, bạn đã nắm bắt được cách căn chỉnh văn bản chuẩn chỉnh trong Word, giúp tài liệu của bạn thêm phần chuyên nghiệp và thu hút. Chúc bạn thành công trong mọi công việc!