Khám phá cách tận dụng tính năng tự động điền ô trong Excel để tiết kiệm thời gian và công sức.

Với tính năng tự điền ô trong Excel, bạn sẽ không phải nhập từng dữ liệu một cách thủ công, đặc biệt là khi các ô dữ liệu có mối quan hệ liền kề.

Tính năng tự động điền ô trong Excel hoạt động bằng cách phân tích các giá trị đã nhập trước đó và tự động dự đoán nội dung tiếp theo. Mặc dù được áp dụng cho cả dữ liệu số và chữ, tính năng này phát huy hiệu quả tốt hơn với dữ liệu số, vì Excel chưa hỗ trợ tiếng Việt hoàn hảo. Tuy nhiên, với dữ liệu chữ tiếng Anh, tính năng tự động điền ô hoạt động rất chính xác.

1. Cách sử dụng tính năng tự động điền ô với dữ liệu chữ

Việc tự động điền ô với dữ liệu chữ sẽ phát huy hiệu quả trong trường hợp bạn cần nhập các giá trị ngẫu nhiên, không theo bất kỳ quy tắc hay chuẩn mực chính xác nào.

Chẳng hạn, trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ tạo một danh sách tên ngẫu nhiên.

Bước 1: Hãy bắt đầu bằng cách nhập dữ liệu vào các cột trong bảng tính của bạn.

Bước 2: Với cột tên, chỉ cần nhập một tên bất kỳ để làm mẫu ban đầu.

Bước 3: Tiếp theo, chọn ô tên đã nhập, sau đó vào Data (1) => Flash Fill (2) để kích hoạt tính năng tự động điền nhanh trong Excel.

Bước 4: Hệ thống sẽ tự động hoàn thành dữ liệu cho tất cả các ô còn lại trong danh sách ngay lập tức.

2. Tự động điền ô với dữ liệu số

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của tính năng tự động điền ô với dữ liệu số là điền số thứ tự hoặc dải số từ nhỏ đến lớn một cách nhanh chóng và chính xác.

Chẳng hạn, trong bài học này, chúng ta sẽ thực hiện việc điền số thứ tự cho 10 hàng liên tiếp trong bảng tính.

Bước 1: Hãy bắt đầu bằng cách nhập ít nhất 2 số đầu tiên của dãy số thứ tự mà bạn muốn điền.

Bước 2: Sau đó, bạn hãy chọn cả hai ô số thứ tự đã nhập và biểu tượng FlashFill với hình vệt sét sẽ xuất hiện trên màn hình.

Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào dấu (+) ở góc dưới bên phải ô và kéo nó đến vị trí bạn muốn điền số tự động.

Bước 4: Khi bạn kéo đến vị trí cần thiết, dãy số sẽ tự động tăng dần, và khi đã đủ số lượng mong muốn, bạn chỉ cần thả chuột để hoàn tất.

Bước 5: Và giờ, bạn đã hoàn tất việc điền số thứ tự tự động mà không cần phải thực hiện thao tác nhập liệu thủ công.

3. Tự động điền ô với dữ liệu ngày tháng

Tương tự như khi điền dữ liệu số, dữ liệu ngày tháng cũng có thể được điền tự động trên Excel bằng cách nhập mẫu ngày tháng và để hệ thống tự động tiếp nối theo sự tiến triển của nó.

Ví dụ: Điền dữ liệu ngày tháng tự động bằng cách nhập hai ngày liên tiếp làm mẫu

Bước 1: Bạn cần nhập vào hai ngày mẫu trong các ô đầu tiên, sau đó dữ liệu ngày tháng sẽ được điền tự động vào các ô tiếp theo.

Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn cả hai ô mẫu, lúc này tính năng Flash Fill sẽ xuất hiện, và bạn chỉ cần kéo dấu (+) để tự động điền các ô còn lại.

Bước 3: Vậy là bạn đã hoàn tất việc điền dữ liệu tự động cho các ô còn lại trong danh sách một cách dễ dàng.

4. Tự động điền ô với dữ liệu tháng

Giống như với các loại dữ liệu khác, bạn cũng có thể dễ dàng điền tự động dữ liệu tháng nếu sử dụng tên tháng bằng tiếng Anh.

Bước 1: Bạn bắt đầu bằng cách nhập dữ liệu tháng vào hai ô đầu tiên, sao cho chúng liên tiếp nhau.

Bước 2: Tiếp theo, chọn cả hai ô này để kích hoạt tính năng Flash Fill, rồi kéo biểu tượng dấu (+) để tự động điền các ô còn lại.

5. Tự động điền ô với dữ liệu năm

Với dữ liệu năm, bạn có thể tận dụng tính năng điền ô để nhanh chóng điền những năm tiếp theo vào các ô còn lại trong bảng tính Excel.

Bước 1: Nhập dữ liệu năm vào hai ô đầu tiên, sao cho chúng liền kề nhau trong danh sách.

Bước 2: Sau khi hoàn thành bước trên, chọn cả hai ô này để kích hoạt tính năng Flash Fill và kéo biểu tượng dấu (+) để tự động điền các ô còn lại.

Trong bài viết này, Tripi đã chia sẻ với các bạn phương pháp điền ô tự động trên Excel. Chúc các bạn có một ngày làm việc hiệu quả và đầy niềm vui!