Khám phá PivotTable: Công cụ mạnh mẽ trong Excel để phân tích và tổng hợp dữ liệu

PivotTable trong Excel là một tính năng ưu việt do Microsoft phát triển, giúp người dùng dễ dàng tóm tắt, phân tích, khám phá và trình bày dữ liệu một cách hiệu quả.

Hãy tưởng tượng bạn đang có một bảng tính chứa đầy dữ liệu phức tạp và đa dạng:

Bạn muốn tổng hợp và phân loại dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể:

+ Doanh thu chi tiết theo từng cửa hàng,

+ Doanh thu cụ thể theo từng sản phẩm,

+ Doanh thu phân tích theo từng cửa hàng qua từng quý,

+ Doanh thu chi tiết theo từng quý và từng mặt hàng,

+ Thiết kế biểu đồ trực quan,….

=> Quy trình thực hiện chi tiết:

Khởi tạo bảng PivotTable

Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần phân tích.

Tiếp theo, chọn thẻ Insert (1) => PivotTable (2).

Cửa sổ Create PivotTable sẽ xuất hiện.

Chọn (1) Select a table or range.

(2) Bạn có thể lựa chọn New Worksheet hoặc Existing Worksheet để tiếp tục.

(3) Nhấn OK để xác nhận.

Cửa sổ PivotTable Fields sẽ hiển thị ở phía bên trái màn hình.

Công việc tiếp theo là kéo và thả các trường dữ liệu phù hợp.

Quá trình xử lý dữ liệu trở nên đơn giản và trực quan.

Ví dụ, nếu bạn muốn tổng hợp doanh thu theo từng cửa hàng:

• Kéo trường Tên cửa hàng vào vùng Rows.
• Kéo trường Tổng tiền (VNĐ) vào vùng Values.

Xử lý dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí và thông tin đa dạng

Ví dụ, nếu bạn muốn thống kê doanh thu từng cửa hàng theo từng quý:

• Kéo trường Tên cửa hàng vào vùng Filters.
• Kéo trường Quý vào vùng Rows.
• Kéo trường Tổng tiền (VNĐ) vào vùng Values.

Để xem dữ liệu của một cửa hàng cụ thể, chọn ô B1, nhấp vào tên cửa hàng muốn xem, ví dụ chọn Chi nhánh Hà Nội (1) => nhấn OK (2).

Ví dụ, nếu bạn muốn so sánh doanh thu giữa các cửa hàng theo từng quý, hãy thực hiện các bước sau:

• Kéo trường Tên cửa hàng vào vùng Rows.
• Kéo trường Quý vào vùng Columns.
• Kéo trường Tổng tiền (VNĐ) vào vùng Values.

Tùy chỉnh và định dạng báo cáo

Bạn có thể tùy chỉnh và thiết kế lại báo cáo theo nhu cầu bằng cách sử dụng thẻ Design và lựa chọn các tùy chọn phù hợp.

Tạo PivotChart từ PivotTable

Đặt con trỏ vào vùng dữ liệu của PivotTable, chọn thẻ Insert (1) => Chart (2).

Cửa sổ Insert Chart xuất hiện, bạn chọn kiểu biểu đồ phù hợp và xem kết quả hiển thị:

Trên đây là những hướng dẫn cơ bản để sử dụng công cụ PivotTable trong Excel, giúp bạn dễ dàng tổng hợp dữ liệu, tạo biểu đồ một cách nhanh chóng và hiệu quả, phục vụ tối ưu cho công việc của mình. Chúc bạn thành công!