11 mẹo đơn giản để xin nghỉ phép qua tin nhắn

23/04/2025

Nội dung bài viết

Bạn đang cảm thấy cần một khoảng thời gian thư giãn? Dù là vì lý do khẩn cấp hay một chuyến đi xa, việc xin nghỉ phép có thể dễ dàng hơn bạn tưởng. Trong thế giới công việc ngày nay, chỉ cần một tin nhắn cũng đủ giúp bạn có những khoảnh khắc nghỉ ngơi xứng đáng. Hãy cùng khám phá các gợi ý và mẫu tin nhắn để xin nghỉ phép qua tin nhắn trong bài viết dưới đây.

Các bước thực hiện

Soạn thảo tin nhắn thật kỹ lưỡng trước khi gửi đi

Hãy chắc chắn rằng lời đề nghị của bạn thật rõ ràng và không có sai sót chính tả. Tin nhắn xin nghỉ phép gửi cho cấp trên cần giữ thái độ trang trọng, tránh cảm giác vội vàng. Cách bạn viết tin nhắn sẽ thể hiện sự tôn trọng với người nhận và công việc. Ví dụ về cấu trúc tiêu chuẩn:

Bắt đầu bằng lời chào và thông báo lý do rõ ràng. Ví dụ: “Chào chị Hạnh, em xin phép nghỉ vào thứ Hai, 31/1.”
Nếu xin nghỉ đột ngột, đừng quên kèm lời xin lỗi. Ví dụ: “Em xin lỗi chị, hôm nay em không thể đến làm.”
Thông báo rõ bạn xin nghỉ có lương hay không. Ví dụ: “Em xin nghỉ phép 8 tiếng có lương,” hoặc “Em sẽ nghỉ không lương.”
Kết thúc bằng lời cảm ơn. Ví dụ: “Cảm ơn chị!” hoặc nếu xin nghỉ đột ngột thì “Cảm ơn anh đã thông cảm.”

Biểu lộ sự tự tin khi yêu cầu nghỉ phép qua tin nhắn

Hãy mạnh dạn khẳng định quyền lợi của bạn trong yêu cầu nghỉ phép. Khi xin nghỉ, sẽ hiệu quả hơn nếu bạn thông báo cho cấp trên về nhu cầu nghỉ thay vì chỉ “xin phép”. Sự tự tin của bạn sẽ giúp yêu cầu dễ dàng được chấp nhận hơn. Miễn là bạn tuân thủ quy định công ty, việc xin nghỉ sẽ không gặp trở ngại.

Ví dụ: “Chào chị Lan, em rất tiếc vì bị ốm và không thể đến công ty hôm nay.” hoặc “Chào anh Thành, em muốn xin nghỉ phép có lương vào ngày 3 tháng 3 ạ.”
Chú ý rằng nếu nhiều người đã xin nghỉ cùng ngày, hoặc bạn đã xin nghỉ quá nhiều lần gần đây, cấp trên có thể từ chối.

Soạn tin nhắn ngắn gọn và rõ ràng

Tránh trình bày lý do nghỉ phép quá dài dòng. Mặc dù bạn có thể muốn giải thích chi tiết lý do nghỉ, nhưng quá nhiều thông tin lại khiến cấp trên nghi ngờ hơn là thông cảm. Bạn có quyền giữ một phần thông tin riêng tư, vì vậy hãy viết tin nhắn ngắn gọn, súc tích.

Ví dụ, nếu bạn nghỉ để tham gia sự kiện, chỉ cần nói “Em cần rời thành phố vào ngày đó.”
Trong trường hợp nghỉ ốm đột ngột, bạn chỉ cần thông báo “Sáng nay em cảm thấy không khỏe.” hoặc “Em bị cảm cúm.”
Nếu tình trạng sức khỏe yêu cầu nghỉ dài ngày, hãy thông báo sớm cho cấp trên rằng bạn có thể cần nghỉ lâu hơn dự tính.

Trung thực nêu lý do nghỉ đột ngột

Bạn hoàn toàn có quyền xin nghỉ để giải quyết tình huống khẩn cấp. Nếu phải nghỉ vì một sự cố bất ngờ xảy ra với bản thân hoặc người thân, bạn nên thông báo một cách thẳng thắn rằng bạn cần phải giải quyết vấn đề cấp bách. Nếu bạn gặp khó khăn về sức khỏe tinh thần, thể chất hoặc cảm xúc, đừng ngần ngại nói rõ về tình trạng của mình. Thường thì cấp trên sẽ thông cảm nếu bạn thật sự cần thời gian nghỉ ngơi.

Ví dụ, “Em không thể đến công ty hôm nay vì có việc đột xuất trong gia đình.” hoặc “Em cảm thấy không ổn về tinh thần hôm nay, em cần nghỉ ở nhà.”
Chỉ nên sử dụng lý do này khi bạn thực sự không thể làm việc, và đừng lạm dụng, đặc biệt nếu không sử dụng ngày nghỉ có lương hoặc ngày nghỉ ốm.

Tránh giả vờ nếu không có lý do hợp lý

Nói với cấp trên rằng bạn cần thời gian nghỉ vì lý do cá nhân. Nếu bạn muốn xin nghỉ một ngày mà không có lý do chính đáng, đừng bịa ra cớ bị ốm hay có việc đột xuất. Những lời nói dối có thể dễ dàng bị phát hiện và gây tổn hại đến lòng tin. Thay vào đó, hãy gửi tin nhắn ngắn gọn và lịch sự, cho biết rằng bạn cần nghỉ vì lý do cá nhân.

Ví dụ, nếu bạn muốn nghỉ để đi du lịch, đừng nói “Em bị cảm.” vì điều này có thể khiến cấp trên lo lắng không cần thiết.
Thay vào đó, hãy gửi tin nhắn “Em cần nghỉ một ngày vì lý do cá nhân ạ, em xin lỗi và sẽ trở lại làm việc ngay mai.”
Cụm từ “lý do cá nhân” cũng có thể dùng khi bạn muốn nghỉ để chăm sóc sức khỏe tinh thần mà không muốn tiết lộ quá chi tiết.

Đề nghị làm bù giờ khi quay lại làm việc

Chứng tỏ rằng bạn coi trọng công việc của mình. Tùy vào công việc của bạn, bạn có thể thỏa thuận với cấp trên để làm bù giờ khi trở lại. Dù cấp trên có chấp nhận nghỉ hay không, họ sẽ cảm thấy bạn không coi việc nghỉ là điều hiển nhiên.

Ví dụ, nếu công việc của bạn có thể làm ngoài giờ, bạn có thể chủ động nhận làm thêm ca hoặc làm bù giờ khi trở lại.
Ví dụ, “Cảm ơn anh đã cho em nghỉ phép, nếu cần em có thể làm thêm giờ khi trở lại.”
Cũng có thể hỏi cấp trên xem có nhiệm vụ gì bạn có thể làm từ xa hoặc ngoài giờ làm việc không, ví dụ “Em có thể làm việc gì ngoài giờ không ạ?”

Thông báo rằng bạn có thể làm việc từ xa

Thông báo với cấp trên rằng bạn sẵn sàng tiếp nhận công việc qua email hoặc tin nhắn. Nếu bạn xin nghỉ ốm có lương, đừng ngần ngại nhận làm một số công việc từ xa. Hãy để cấp trên biết rằng họ có thể liên lạc với bạn khi cần thiết. Đây là một cử chỉ thể hiện sự chu đáo và giúp giảm thiểu sự bất tiện đối với cấp trên, cho thấy bạn không lợi dụng quyền lợi nghỉ phép.

Ví dụ, “Em sẽ nghỉ ở nhà hôm nay, nhưng nếu cần gì thì anh có thể nhắn tin hoặc gửi email cho em ạ.”
Đề nghị này chỉ nên được đưa ra khi bạn vẫn được trả lương trong thời gian nghỉ. Nếu là nghỉ không lương hoặc dùng thời gian nghỉ phép có lương, bạn không có nghĩa vụ phải làm việc.
Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy ngại khi nghỉ nhiều, đây là cách tinh tế để duy trì sự uy tín và trách nhiệm.

Xin nghỉ dài hạn nếu bạn không chắc chắn về thời gian nghỉ

Thông báo thời gian bạn ước tính sẽ nghỉ vì ốm hoặc việc khẩn cấp. Khi xin nghỉ vì bệnh tật, bạn có thể cần nghỉ nhiều ngày. Trong trường hợp này, hãy thông báo với cấp trên rằng bạn không rõ cần nghỉ bao lâu, nhưng hãy đưa ra một thời gian ước tính và cam kết cập nhật tình hình cho họ.

Thông thường, nếu bạn nghỉ hôm nay, có thể bạn sẽ cần thêm một ngày nữa để hồi phục.
Ví dụ, “Em bị cúm chị ạ, em sẽ không đi làm hôm nay và có thể sẽ nghỉ ngày mai nữa. Em sẽ báo cho chị biết tình hình của em vào ngày mai.”

Gửi tin nhắn trong giờ làm việc nếu có thông báo quan trọng

Hạn chế làm phiền cấp trên vào buổi tối hoặc cuối tuần. Khi xin nghỉ, hãy xem đây như một vấn đề trong công việc. Tránh liên lạc ngoài giờ hành chính, khi cấp trên có thể đang tận hưởng thời gian riêng tư. Hãy quan tâm đến sự thoải mái của họ bằng cách gửi thông tin trong giờ làm việc.

Nếu bạn cảm thấy cần nghỉ ngay khi vừa thức dậy, hãy nhanh chóng gửi tin nhắn càng sớm càng tốt.
Nhưng nếu có thể đợi được, ví dụ như xin phép trước, hãy để tin nhắn của bạn trong giờ làm việc.

Thông báo sớm nhất có thể khi cần nghỉ

Hãy thông báo cho cấp trên vài tuần hoặc thậm chí vài tháng trước, nếu có thể. Khi lên kế hoạch xin nghỉ, hãy thông báo ngay cho cấp trên về ngày nghỉ của bạn. Cấp trên sẽ dễ dàng đồng ý hơn khi họ có đủ thời gian để chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn.

Điều này rất quan trọng nếu bạn là nhân viên mới hoặc xin nghỉ vào thời điểm mà mọi người có thể cùng muốn nghỉ, như dịp lễ.
Đối với nghỉ ốm đột xuất, bạn cần thông báo cho cấp trên ngay khi quyết định nghỉ.
Kiểm tra quy định về thủ tục xin nghỉ tại công ty của bạn, vì có thể có yêu cầu về quy trình và thời gian nghỉ.

Chuẩn bị cho khả năng yêu cầu nghỉ không được duyệt

Lên kế hoạch dự phòng hoặc sẵn sàng thương lượng. Đôi khi, cấp trên có thể không đồng ý cho bạn nghỉ. Nếu bạn xin nghỉ trong thời gian cao điểm hoặc trùng với ngày nghỉ của người khác, bạn có thể thương lượng lại. Nếu bạn xin nghỉ quá lâu, bạn cũng có thể tìm cách thỏa hiệp.

Nếu kế hoạch của bạn có thể thay đổi, chẳng hạn chưa đặt vé máy bay, bạn có thể xin nghỉ vào một ngày khác.
Nếu bạn bị từ chối vì nghỉ quá lâu, có thể giảm bớt số ngày nghỉ của mình.
Trong một số ngành nghề, bạn có thể nhờ đồng nghiệp thay ca cho mình.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi