Bí quyết sắp xếp thời gian hiệu quả

27/02/2025

Nội dung bài viết

Chúng ta thường nghe nhiều người than phiền rằng họ không có đủ thời gian để hoàn thành công việc. Với một số kỹ năng quản lý thời gian cơ bản, bạn có thể tối ưu hóa thời gian của mình một cách hiệu quả. Hãy học cách sắp xếp thời gian thông minh để đạt được nhiều thành tựu hơn.

Các bước thực hiện

Nhận diện cách bạn sử dụng thời gian

Theo dõi các hoạt động hàng ngày. Hãy quan sát và ghi chú lại những việc bạn thường làm mỗi ngày cùng thời gian dành cho chúng. Bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra mình đã lãng phí bao nhiêu thời gian so với lượng công việc thực sự hoàn thành.

Đừng quên ghi chép cả những nhiệm vụ thường nhật như chuẩn bị bữa sáng, dọn dẹp nhà cửa, tắm rửa, v.v...

Ghi chép toàn bộ hoạt động vào một cuốn sổ. Khi đã nắm rõ các hoạt động hàng ngày và thời gian dành cho chúng, hãy ghi chép lại vào một cuốn sổ. Việc tập hợp thông tin vào một nơi giúp bạn dễ dàng nhận ra cách thức và những lĩnh vực mà bạn đang lãng phí thời gian.

Ghi chép đầy đủ và rõ ràng. Đừng gộp chung các sự kiện riêng biệt vào một dòng, không bỏ qua những nhiệm vụ nhỏ và luôn ghi chi tiết thời gian dành cho từng công việc.
Phân loại hoạt động bằng màu sắc. Ví dụ, dùng bút xanh cho việc nhà, bút đỏ cho công việc kiếm tiền và bút đen cho giải trí. Cách này giúp bạn hình dung rõ hơn về cách sử dụng thời gian.

Đánh giá cách phân bổ thời gian. Ví dụ, 1 giờ mơ mộng, 2 giờ quyết định ăn gì, hay 8 giờ lướt web? Hãy xác định cách bạn phân bổ thời gian và suy nghĩ xem việc gì thực sự cần thiết.

Bạn có đang lãng phí thời gian vì thiếu tự chủ? Hay do thói quen lưỡng lự hoặc ôm đồm quá nhiều trách nhiệm? Đây là những câu hỏi cần đặt ra khi đánh giá.
Phân chia thời gian không hợp lý, chẳng hạn làm việc 30 phút rồi dành 10 phút cho việc lặt vặt, sẽ làm giảm hiệu quả. Hãy tập trung hoàn thành một nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định.
Làm việc theo "phân đoạn" giúp bạn tập trung hơn và tránh bị phân tâm.

Cân nhắc điều chỉnh thời gian. Sau khi biết rõ thời gian của mình được sử dụng như thế nào, hãy bắt đầu điều chỉnh lịch làm việc. Đừng cắt giảm thời gian cho những việc quan trọng chỉ vì sợ tốn thời gian. Việc dành nhiều thời gian cho một công việc không có nghĩa là bạn đang lãng phí.

Nếu bạn dành 3 giờ mỗi ngày để gửi email công việc, việc giảm thời gian này là khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn xen kẽ email cá nhân vào giữa, hãy cắt giảm chúng để tiết kiệm thời gian.

Thay đổi thói quen làm việc. Dù vấn đề quản lý thời gian của bạn là gì, luôn có cách giải quyết. Sau khi nhận ra nguyên nhân lãng phí thời gian, hãy nỗ lực thay đổi thói quen.

Nếu dành quá nhiều thời gian cho việc nhà, hãy cân nhắc thuê người giúp việc. Đối với nhiều người, thời gian còn quý hơn tiền bạc.
Nếu bạn dành quá nhiều thời gian lướt web vô mục đích, hãy hạn chế truy cập các trang mạng xã hội khi đang làm việc.

Loại bỏ sự xao nhãng

Xác định các yếu tố gây xao nhãng trong cuộc sống. Sự xao nhãng là kẻ thù lớn nhất của quản lý thời gian. Hãy tìm hiểu xem hoạt động hoặc cá nhân nào đang chiếm dụng thời gian của bạn. Dù là một người bạn hay thú vui nào đó khiến bạn mất tập trung, bạn đều có thể tìm cách hạn chế chúng.

Nếu một hoạt động tốn thời gian nhưng không mang lại kết quả mong muốn, đó chính là yếu tố gây xao nhãng cần loại bỏ.
Trong môi trường văn phòng, đồng nghiệp cũng có thể là nguồn gây xao nhãng. Tránh tham gia vào các cuộc trò chuyện vô bổ trong giờ làm việc. Tuy nhiên, hãy giữ thái độ lịch sự để không ảnh hưởng đến mối quan hệ và cơ hội thăng tiến.

Hạn chế nói chuyện điện thoại dài. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các cuộc gọi, hãy điều chỉnh thói quen này. Giao tiếp trực tiếp thường hiệu quả hơn, vì vậy hãy tránh những cuộc điện thoại kéo dài không cần thiết.

Nhiều cuộc gọi thường bắt đầu và kết thúc bằng những câu chuyện dông dài. Hãy tổ chức các cuộc họp trực tiếp để tạo sự tập trung và hiệu quả cao hơn.

Đừng lãng phí thời gian lướt web. Dù internet là công cụ làm việc thiết yếu, nhiều người lại dễ dàng bị cuốn vào các bài báo, tin tức thể thao, hay hình ảnh người nổi tiếng. Hãy tập trung khi sử dụng internet và cân nhắc sử dụng các công cụ chặn trang web gây xao nhãng.

Tránh truy cập mạng xã hội như Facebook, Twitter khi đang làm việc.
Tìm kiếm trên Google có thể dẫn đến việc lạc vào vô số trang web không liên quan, khiến bạn mất hàng giờ đồng hồ.

Sử dụng biển báo “Không làm phiền”. Biển báo này không chỉ dành cho khách sạn mà còn rất hữu ích tại văn phòng. Hãy tạo một biển báo tương tự và treo trước cửa phòng làm việc khi cần tập trung.

Nếu làm việc tại nhà, hãy tạo không gian riêng tư, tránh làm việc ở khu vực sinh hoạt chung để không bị ảnh hưởng bởi tivi, điện thoại hay các thiết bị giải trí.

Dành thời gian cho những yếu tố xao nhãng không thể tránh khỏi. Một số yếu tố như sếp mời bạn đi uống nước hay người thân trong gia đình nhờ vặt là điều khó tránh. Tuy nhiên, nếu bạn biết lên kế hoạch trước, những việc này sẽ không làm ảnh hưởng quá nhiều đến thời gian làm việc của bạn.

Tối ưu hóa thời gian

Ghi chép mọi thứ. Đừng chỉ dựa vào trí nhớ để quản lý công việc hàng ngày. Hãy viết ra tất cả những việc cần làm và thường xuyên kiểm tra danh sách này để đảm bảo hoàn thành mọi mục tiêu.

Ngay cả những nhiệm vụ nhỏ nhất cũng nên được ghi lại, chẳng hạn như "Gọi điện cho Tuấn", "Kiểm tra báo cáo lợi nhuận", "Gửi email cho sếp".
Luôn mang theo một cuốn sổ ghi chú để kịp thời ghi lại các nhiệm vụ mới. Đừng tin rằng bạn sẽ nhớ để ghi sau, vì rất có thể bạn sẽ quên.

Sử dụng lịch làm việc. Thêm một tờ lịch vào bộ công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy ghi chú các hạn chót, nhiệm vụ và cuộc họp vào lịch. Mỗi sáng, dành thời gian xem lịch để nắm bắt những việc cần làm trong ngày.

Tránh sắp xếp lịch trùng lặp. Hãy bố trí lịch làm việc sao cho không bị chồng chéo và không ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc. Luôn kiểm tra lịch trước khi nhận thêm việc để đảm bảo thời gian của bạn được sử dụng hợp lý. Điều này giúp bạn quản lý thời gian chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng. Để sử dụng thời gian hiệu quả, hãy loại bỏ những thứ khiến bạn mất tập trung hoặc làm chậm tiến độ. Đặt tivi và các thiết bị giải trí xa khu vực làm việc hoặc học tập, giúp bạn tập trung hoàn thành công việc trước khi thư giãn.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên. Quản lý thời gian thông minh là biết ưu tiên những công việc quan trọng và cấp bách trước. Đánh dấu các nhiệm vụ này trong lịch bằng bút dạ quang hoặc bút màu. Hoàn thành những việc quan trọng trước để đảm bảo thời gian, sau đó mới chuyển sang các việc ít khẩn cấp hơn.

Linh hoạt thay đổi ưu tiên khi cần thiết. Đôi khi, những việc gấp xuất hiện đột ngột và đòi hỏi sự tập trung ngay lập tức. Tuy nhiên, đừng để tình trạng này xảy ra quá thường xuyên.
Nếu bạn liên tục phải điều chỉnh thứ tự ưu tiên, có thể bạn đã sắp xếp sai ngay từ đầu. Hãy xem xét lại cách quản lý thời gian của mình.

Suy nghĩ thực tế về thời gian. Hãy dành lượng thời gian hợp lý để hoàn thành công việc. Nếu bạn nghĩ một việc cần từ 30 phút đến 1 giờ, hãy dành hẳn 1 giờ để đảm bảo không bị quá tải. Suy nghĩ thực tế giúp bạn tránh được tình trạng chậm trễ hoặc căng thẳng.

Luôn dự phòng thêm thời gian để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Nếu xong sớm, bạn có thể chuyển sang việc khác, từ đó tăng năng suất làm việc.

Lên lịch cho các hoạt động cơ bản. Đừng quên dành thời gian cho những việc thiết yếu hàng ngày như ăn uống và vệ sinh cá nhân. Dù là những việc nhỏ, nhưng chúng cũng cần được lên kế hoạch để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chính.

Sử dụng công cụ nhắc nhở. Bên cạnh lịch làm việc, hãy sử dụng các công cụ hỗ trợ như giấy ghi chú, thông báo trên điện thoại hoặc ứng dụng nhắc nhở để không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng.

Đừng phụ thuộc vào người khác để nhắc nhở, vì họ cũng có thể quên.
Với những việc cực kỳ quan trọng, hãy thiết lập nhiều lớp nhắc nhở để đảm bảo bạn không bỏ sót.

Nhờ sự hỗ trợ từ người khác. Đừng ngại nhờ người khác giúp đỡ hoặc chia sẻ một số nhiệm vụ nhỏ nếu có thể. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt áp lực công việc. Hãy tìm người có năng lực phù hợp để đảm bảo công việc được hoàn thành tốt.

Chọn đúng người để giao việc, đừng chỉ tìm ai đó làm cho xong.
Đừng đổ trách nhiệm của mình lên người khác, vì điều này sẽ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và thiếu động lực trong mắt người khác.

Đánh giá năng suất làm việc. Thỉnh thoảng, hãy dừng lại để phân tích những gì bạn đã đạt được, hiệu quả làm việc và thời gian đã sử dụng. Việc theo dõi và lưu giữ dữ liệu này sẽ giúp bạn điều chỉnh cách làm việc và sinh hoạt để đạt hiệu quả cao hơn.

Tự thưởng cho bản thân. Làm việc quá sức có thể dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu suất. Hãy dành thời gian để ăn mừng những thành tựu và tự thưởng cho mình những điều thú vị.

Dành trọn thời gian thư giãn mà không bị làm phiền bởi công việc. Tắt điện thoại và không kiểm tra email.
Sau một dự án dài, hãy tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn để phục hồi năng lượng.