Cách để Khởi đầu một Email Trang trọng

Xác định mức độ trang trọng cần thiết. Dù bạn đang viết một email "trang trọng", mức độ này sẽ phụ thuộc vào người nhận. Ví dụ, bạn sẽ không sử dụng cùng mức độ trang trọng khi viết cho giáo sư so với khi viết thư xin việc.

• Khi liên hệ với ai đó lần đầu, hãy viết trang trọng hơn mức bình thường để đảm bảo an toàn.

Tìm hiểu tên người nhận. Nếu chưa biết tên người nhận, hãy dành thời gian nghiên cứu để xác định. Việc biết tên người nhận giúp lời chào trở nên cá nhân hóa và chuyên nghiệp hơn, dù bạn đang áp dụng phong cách viết email trang trọng.

Làm theo phong cách của người nhận. Nếu người nhận đã gửi email trước đó, hãy tham khảo cách họ chào hỏi. Ví dụ, nếu họ viết "Chào" kèm tên của bạn, bạn có thể đáp lại bằng cách tương tự, sử dụng "Chào" và tên của họ để tạo sự hài hòa.

Sử dụng "Kính gửi". "Kính gửi" (theo sau là tên người nhận) là cách chào kinh điển, mang tính trang trọng mà không gây khó chịu. Đây là lựa chọn an toàn và phổ biến, giúp lời chào của bạn trở nên phù hợp và không gây bất ngờ.

Thử dùng "Xin chào" nếu không biết tên người nhận. "Xin chào" là cách chào trang trọng phù hợp cho email kinh doanh, đặc biệt khi bạn không biết tên người nhận. Tuy nhiên, hãy cố gắng tìm hiểu tên người nhận nếu có thể.

• Bạn cũng có thể dùng "Gửi đến những ai quan tâm" trong trường hợp email cực kỳ trang trọng và không biết tên người nhận. Tuy nhiên, cách này có thể không phù hợp với một số người.

Cân nhắc sử dụng "Chào" ("Hi" hoặc "Hello") trong các email ít trang trọng hơn. Email thường có xu hướng ít trang trọng hơn thư tay, vì vậy bạn có thể dùng "Chào" trong những email không yêu cầu mức độ trang trọng cao. Ví dụ, khi gửi email cho giáo sư, đặc biệt là người bạn thường xuyên liên lạc, lời chào "Hi" hoặc "Hello" sẽ phù hợp và thân thiện.

Tránh dùng từ "Này". Mặc dù "Chào" có thể được chấp nhận trong email ít trang trọng, nhưng từ "Này" lại không phù hợp. Đây là cách chào quá suồng sã, ngay cả trong văn nói, vì vậy hãy tránh sử dụng nó trong bất kỳ email trang trọng nào. Ví dụ, dù bạn có thân thiết với sếp, việc dùng từ "Này" trong email vẫn không được khuyến khích.

Sử dụng chức danh thay vì tên khi cần thiết. Trong trường hợp bạn chỉ biết chức danh của người nhận, hãy dùng chức danh đó thay cho tên. Ví dụ, "Kính gửi Trưởng phòng nhân sự", "Kính gửi Phòng nhân sự", hoặc "Kính gửi Giáo sư" là những cách chào phù hợp và lịch sự.

Thêm kính ngữ để tăng tính trang trọng. Khi có thể, hãy thêm các kính ngữ như "Ông", "Bà", "Bác sĩ", hoặc "Giáo sư" trước tên người nhận để tạo sự tôn trọng. Sử dụng họ hoặc tên đầy đủ cũng giúp email trở nên chuyên nghiệp hơn so với chỉ dùng tên riêng.

Đặt lời chào ở dòng đầu tiên. Hãy viết lời chào đã chọn ở dòng trên cùng, kèm theo tên người nhận. Nếu có thể, hãy thêm kính ngữ như Ông, Bà, hoặc Bác sĩ trước họ tên đầy đủ để thể hiện sự tôn trọng.

Sử dụng dấu phẩy sau lời chào. Thông thường, dấu phẩy là lựa chọn phù hợp sau lời chào. Dấu hai chấm có thể được dùng trong thư trang trọng, nhưng thường quá cứng nhắc cho email, kể cả email chuyên nghiệp. Dấu phẩy phù hợp với mọi tình huống, trừ khi bạn viết thư xin việc qua email.

Xuống dòng sau lời chào. Lời chào nằm ở dòng đầu tiên, vì vậy sau khi hoàn thành, hãy xuống dòng để bắt đầu nội dung chính. Nếu bạn sử dụng khoảng cách dòng thay vì thụt lề, hãy để một dòng trống giữa lời chào và đoạn văn đầu tiên.

Giới thiệu bản thân trong câu mở đầu nếu cần. Khi viết email lần đầu, hãy cung cấp thông tin giới thiệu ngắn gọn, ngay cả khi bạn quen biết người nhận ngoài đời. Điều này giúp người nhận hiểu rõ hơn về bạn và khuyến khích họ đọc tiếp.

• Ví dụ: "Tôi là Nguyễn Văn Nam, Giám đốc tiếp thị tại công ty XYZ." Hoặc: "Tôi là Nguyễn Mạnh Hùng, sinh viên lớp Tiếp thị 101 (học trưa thứ ba và thứ năm)."
• Nếu đã quen biết, hãy bắt đầu bằng lời chào thân thiện: "Cảm ơn vì phản hồi nhanh chóng của anh," hoặc "Tôi hy vọng anh vẫn khỏe."

Đi thẳng vào vấn đề chính. Email trang trọng cần đi thẳng vào trọng tâm ngay từ đầu. Câu đầu tiên hoặc thứ hai nên nêu rõ lý do bạn viết email. Hãy diễn đạt ngắn gọn và rõ ràng.

• Ví dụ: "Tôi viết để nhờ anh hỗ trợ một vấn đề trong tiếp thị," hoặc "Tôi gặp khó khăn trong lớp học và hy vọng anh có thể gợi ý tài liệu bổ sung để tôi tham khảo."