Cách viết địa chỉ trên phong thư giới thiệu nhập học đại học

22/02/2025

Nội dung bài viết

Thư giới thiệu là yếu tố không thể thiếu trong hồ sơ xét tuyển đại học. Học sinh cần nhờ giáo viên, cố vấn học tập hoặc người hướng dẫn viết thư giới thiệu gửi đến trường đại học mà họ mong muốn, nhằm nêu bật trí tuệ, tính cách và sự chuẩn bị cho hành trình đại học. Việc viết địa chỉ chính xác trên phong thư là điều cần thiết để đảm bảo thư đến đúng nơi. Nếu bạn là học sinh, giáo viên sẽ yêu cầu bạn cung cấp phong thư có địa chỉ rõ ràng để họ viết thư giới thiệu cho bạn.

Các bước thực hiện

Hướng dẫn viết địa chỉ trên phong thư

Tìm địa chỉ gửi thư chính xác. Bạn cần gửi thư giới thiệu đến phòng tuyển sinh của trường đại học. Thông thường, nếu bạn là học sinh, bạn phải cung cấp cho giáo viên phong thư có địa chỉ rõ ràng khi nhờ họ viết thư giới thiệu. Hãy đảm bảo rằng bạn biết chính xác địa chỉ cần gửi.

Đối với học sinh, địa chỉ thường được ghi rõ trong hướng dẫn nộp hồ sơ. Bạn cũng có thể tìm địa chỉ phòng tuyển sinh trực tuyến. Tuy nhiên, hãy gọi điện để xác nhận xem đó có phải là địa chỉ chính xác không.
Đối với giáo viên, học sinh của bạn cần cung cấp thông tin này. Nếu không, bạn có thể tìm kiếm trực tuyến và liên hệ với phòng tuyển sinh để xác nhận.

In địa chỉ rõ ràng trên phong thư. Hãy in địa chỉ của văn phòng tuyển sinh ngay giữa phong thư, đảm bảo rõ ràng để thư đến đúng nơi. Nếu chữ viết tay không đẹp, bạn có thể nhờ tiệm in ấn đánh máy và in địa chỉ lên phong thư.

Dòng đầu tiên ghi "Phòng Tuyển sinh" hoặc "Hội đồng Tuyển sinh". Dòng thứ hai là tên trường đại học, ví dụ "Trường Đại học Hà Nội".
Dòng thứ ba là địa chỉ cụ thể, ví dụ "123 Nguyễn Trãi". Dòng cuối cùng ghi phường/xã, quận/huyện, thành phố và mã bưu chính (nếu có), ví dụ "Quận Thanh Xuân, Hà Nội".
Bạn cũng có thể dùng máy tính hoặc máy đánh chữ để in địa chỉ, đặc biệt nếu chữ viết tay không rõ ràng.

Viết địa chỉ người gửi ở góc trên bên trái. Đây là địa chỉ của người viết thư. Nếu bạn cung cấp phong bì cho giáo viên, hãy hỏi địa chỉ cá nhân của họ hoặc dùng địa chỉ trường học. Nếu bạn viết thư cho học sinh, hãy ghi địa chỉ nhà riêng của bạn.

Dòng đầu tiên ghi tên người gửi, ví dụ "Trần Ngọc Châu".
Dòng thứ hai là địa chỉ cụ thể, ví dụ "262 Hồng Hà".
Dòng cuối cùng ghi phường/xã, quận/huyện, thành phố và mã bưu chính (nếu có), ví dụ "Phường Phúc Xá, Quận Ba Đình, Hà Nội".

Thêm thông tin chi tiết trên phong thư. Để đảm bảo thư đến đúng nơi, hãy ghi rõ mục đích của thư giới thiệu ở góc dưới bên trái phong bì. Phòng tuyển sinh nhận nhiều loại thư khác nhau, nên việc này giúp họ phân loại dễ dàng.

Ở góc dưới bên trái, viết "Về việc:" kèm theo thông tin chi tiết.
Ví dụ: "Thư giới thiệu cho Nguyễn Văn Nam, xin xét tuyển đợt I". Nếu là đơn xét tuyển sớm, hãy ghi rõ điều này.

Đừng quên dán tem thư. Mọi lá thư đều cần tem để được gửi đi. Bạn có thể mua tem tại bưu điện hoặc cửa hàng văn phòng phẩm. Dán tem ở góc trên bên phải phong bì.

Nếu phong thư chứa nhiều tài liệu, hãy dán hai tem. Nếu không chắc về cước phí, hãy hỏi nhân viên bưu điện để đảm bảo thư được gửi thành công.

Chuẩn bị lời chào

Tạo tiêu đề cho lá thư. Mọi lá thư trang trọng, đặc biệt là thư giới thiệu, đều cần có tiêu đề. Nếu bạn viết thư giới thiệu cho học sinh, hãy đặt tiêu đề cách mép trên khoảng 4 cm.

Ở góc phải, ghi địa chỉ của bạn một cách chi tiết. Các từ như "ngõ" hay "đại lộ" cần được viết rõ ràng. Bạn có thể viết tắt tên thành phố theo quy định của bưu điện Việt Nam.
Ở góc trái tương ứng, ghi ngày tháng viết thư. Hãy viết đầy đủ ngày, tháng thay vì viết tắt.

Xác định danh xưng chính xác cho lời chào. Hãy sử dụng danh xưng cụ thể trong lời chào để tăng tính chuyên nghiệp. Bạn cần tìm hiểu tên người đứng đầu phòng tuyển sinh.

Bạn có thể tham khảo thông tin từ học sinh nhờ bạn viết thư. Trường đại học mà học sinh đó ứng tuyển thường cung cấp thông tin này. Hãy hỏi học sinh trước khi viết lời chào.
Bạn cũng có thể tìm tên người đứng đầu phòng tuyển sinh trực tuyến, nhưng hãy đảm bảo thông tin này là chính xác và cập nhật.

Sử dụng thuật ngữ chung nếu không tìm được tên cụ thể. Nếu không thể xác định tên người nhận, hãy dùng thuật ngữ chung như "Kính gửi Người đại diện Phòng tuyển sinh Đại học".

Hãy tránh sử dụng các cụm từ chung chung như "Kính gửi Người có Thẩm quyền" để đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Tuân thủ quy định gửi thư

Không gửi thư giới thiệu kèm các giấy tờ khác. Trừ khi trường đại học yêu cầu, hãy gửi thư giới thiệu riêng biệt. Điều này giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh nhầm lẫn.

Thông thường, giáo viên sẽ tự gửi thư giới thiệu. Hãy thông báo cho giáo viên về thời hạn nộp thư để họ gửi đúng hạn.

Kiểm tra kỹ địa chỉ trước khi gửi. Đảm bảo rằng thư của bạn sẽ đến đúng nơi bằng cách kiểm tra cẩn thận địa chỉ trên phong bì. Nếu bạn nộp đơn vào nhiều trường, hãy dành thời gian xác nhận lại địa chỉ để tránh nhầm lẫn trước khi giao phong thư cho giáo viên.

Đừng lo lắng nếu thư giới thiệu được gửi trước đơn xét tuyển. Nhiều học sinh lo ngại rằng thư giới thiệu sẽ đến trước khi họ nộp đơn. Tuy nhiên, phòng tuyển sinh hiểu rõ các giấy tờ có thể đến vào những thời điểm khác nhau. Họ sẽ sắp xếp hồ sơ theo tên ứng viên. Miễn là phong bì ghi rõ thư giới thiệu dành cho bạn, nó sẽ được xử lý đúng cách.

Xác nhận thư đã đến nơi. Hãy đảm bảo rằng trường đại học đã nhận được thư giới thiệu, vì thiếu nó có thể dẫn đến việc đơn xét tuyển của bạn bị từ chối. Kiểm tra trạng thái hồ sơ trực tuyến nếu trường cung cấp tính năng này. Nhiều trường sẽ thông báo khi họ nhận đủ giấy tờ cần thiết.

Lời khuyên hữu ích

Xem xét in tên và địa chỉ trên nhãn dán nếu chữ viết tay của bạn khó đọc. Điều này giúp đảm bảo thông tin rõ ràng và chuyên nghiệp.
Sử dụng phong bì có in sẵn tiêu đề nếu trường không có quy định cụ thể. Điều này tăng độ tin cậy cho thư giới thiệu khi hội đồng tuyển sinh nhận được.
Kiểm tra xem trường có yêu cầu gửi thư qua bưu điện hay không. Nhiều trường hiện nay chấp nhận nộp thư điện tử.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi