Cách Viết Email Gửi Bạn

23/02/2025

Nội dung bài viết

Email là phương tiện liên lạc nhanh chóng và tiện lợi với bạn bè. Dù bạn có thể viết theo phong cách riêng, những hướng dẫn cơ bản sau sẽ giúp bạn tạo nên một bức thư điện tử ý nghĩa. Nếu viết cho người bạn lâu ngày chưa gặp, hãy bắt đầu bằng lời xin lỗi vì đã lâu không liên lạc và chia sẻ về tình hình hiện tại của bạn. Đừng ngại đính kèm hình ảnh hoặc biểu tượng cảm xúc để thêm phần sinh động, và luôn nhớ đọc lại email trước khi gửi.

Các bước thực hiện

Bắt đầu viết email

Tìm địa chỉ email của người bạn. Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo bạn có địa chỉ email chính xác của họ. Nếu đã từng gửi email trước đây, bạn có thể tìm trong danh bạ. Hoặc bạn cũng có thể hỏi xin từ một người bạn khác.

Nhập địa chỉ email của họ vào trường “To” (Tới).

Chọn chủ đề ngắn gọn cho email. Trường “Subject” (Chủ đề) nằm ngay dưới trường “To” (Tới). Hãy tóm tắt nội dung email trong vài từ để người nhận biết họ có thể mong đợi điều gì.

Nếu chỉ muốn gửi lời chào, chủ đề có thể đơn giản là “Chào cậu!”
Nếu mời bạn đến dự tiệc sinh nhật, hãy dùng chủ đề như “Thư mời sinh nhật của tớ”.

Bắt đầu bằng lời chào thân thiện. Hãy mở đầu email với một câu chào, kèm theo tên người nhận và kết thúc bằng dấu phẩy. Vì đây là email gửi bạn bè, bạn có thể dùng cách chào thoải mái như “Chào”, “Này”, hoặc “Xin chào”.

Ví dụ: “Chào An,” là một cách mở đầu đơn giản và thân mật.

Hỏi thăm tình hình của họ. Sau lời chào, hãy cách một dòng và viết câu hỏi thăm như “Dạo này cậu thế nào rồi?” hoặc “Mong là mọi chuyện vẫn ổn”. Điều này thể hiện sự quan tâm của bạn dành cho họ.

Phần thân email

Giải thích lý do viết email. Có thể bạn muốn hỏi thăm về kỳ nghỉ của họ hoặc tình hình sức khỏe sau khi họ bị ốm. Dù là lý do gì, hãy bắt đầu bằng việc nói rõ mục đích của bạn.

Ví dụ: “Mình nghe nói cậu bị cảm à? Mình lo lắng và muốn biết cậu đã khỏe chưa.”

Trình bày nội dung chính một cách rõ ràng. Sau phần mở đầu, hãy tập trung vào thông điệp chính bạn muốn truyền tải. Chia nội dung thành các đoạn ngắn từ 3 đến 4 câu để giúp email dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Hạn chế viết hoa toàn bộ đoạn hoặc câu. Viết hoa toàn bộ có thể thể hiện sự phấn khích, nhưng đôi khi nó lại tạo cảm giác như bạn đang la hét. Thay vào đó, hãy sử dụng dấu sao (*) hoặc in đậm để nhấn mạnh những phần quan trọng.

Đặt câu hỏi để tạo sự tương tác. Thỉnh thoảng hãy đặt câu hỏi liên quan đến chủ đề bạn đang đề cập. Điều này cho thấy bạn quan tâm đến ý kiến và cảm nhận của người nhận.

Ví dụ: Nếu kể về chuyến đi biển, bạn có thể hỏi: “Cậu đã đi biển hè này chưa? Nếu chưa thì phải đi ngay đi!”

Viết email cho người bạn lâu ngày không gặp

Bắt đầu bằng lời xin lỗi vì lâu không liên lạc. Việc mất liên lạc là điều bình thường, nhưng một lời xin lỗi chân thành sẽ giúp mở đầu cuộc trò chuyện một cách thuận lợi.

Ví dụ: “Lâu rồi tụi mình chưa nói chuyện. Xin lỗi cậu nhé, dạo này mình bận quá nên không liên lạc được.”

Cập nhật tình hình của bạn và hỏi thăm về cuộc sống của họ. Vì đã lâu không liên lạc, hãy chia sẻ những thay đổi thú vị trong cuộc sống của bạn và hỏi xem họ có gì mới không.

Ví dụ: “Kể từ lần gặp cuối, mình đã bắt đầu hẹn hò rồi đấy. Mọi thứ rất tuyệt. Còn cậu thì sao, có ai đặc biệt chưa?”

Nhắc đến sở thích chung của cả hai. Dành một ít thời gian để nói về những điều cả hai cùng yêu thích. Nếu là fan bóng đá, bạn có thể kể về trận đấu gần đây của đội bóng yêu thích và hỏi ý kiến của họ.

Ví dụ: “Trận đấu tuần trước thật sôi động! Cậu thấy bàn thắng cuối thế nào?”

Thêm lời mời hoặc yêu cầu vào cuối email, nếu cần. Nếu bạn muốn rủ họ đi chơi hoặc mời đến một sự kiện, đây là thời điểm thích hợp.

Ví dụ: “Tối thứ ba tới mình tổ chức tiệc mừng em bé. Cậu có thể đến không?”

Kết thúc email

Thử nghiệm với các phông chữ và màu sắc khác nhau. Khám phá thanh định dạng để thử các tùy chọn khác nhau: đó là dòng chứa các biểu tượng ở trên hoặc dưới cửa sổ.

Nếu viết về chủ đề nghiêm túc, hãy dùng phông chữ cơ bản và màu đen.
Nếu họ dùng dịch vụ email khác, một số phông chữ có thể không hiển thị. Các phông an toàn thường là Arial, Times, Verdana, Trebuchet và Geneva.
Tránh sử dụng quá nhiều phông và màu để email dễ đọc.

Thêm biểu tượng cảm xúc nếu phù hợp. Khi viết email cho bạn thân, việc sử dụng biểu tượng cảm xúc có thể làm bức thư trở nên gần gũi và thân thiện hơn. Tuy nhiên, với những chủ đề nghiêm túc, hãy tránh dùng biểu tượng cảm xúc để giữ tính chuyên nghiệp.

Lưu ý: Đừng lạm dụng biểu tượng cảm xúc, vì nó có thể khiến người đọc mất tập trung.

Kết thúc bằng lời chúc tốt đẹp. Hãy gửi đến người nhận những lời chúc tốt lành, thể hiện rằng bạn mong nhận được phản hồi và sớm gặp lại họ.

Ví dụ: “Chúc cậu một tuần tràn đầy năng lượng! Mong sớm nhận được tin từ cậu.”

Kết thúc email và ký tên. Dùng những lời chào cuối thư như “Thân”, “Hẹn sớm gặp lại”, hoặc “Yêu thương” để kết thúc. Sau đó, cách một vài dòng và ghi tên của bạn.

Đính kèm hình ảnh nếu cần. Nhấp vào nút “Chèn hình” (thường có biểu tượng máy ảnh hoặc hình ảnh) nằm gần các nút định dạng khác. Bạn có thể chọn hình từ máy tính để tải lên.

Ví dụ: Nếu kể về chú cún mới, hãy đính kèm một bức ảnh của nó.
Chỉ nên đính kèm một vài hình để tránh email bị chuyển vào hòm thư rác.

Đọc và kiểm tra lại email. Sau khi hoàn thành, hãy đọc lại email một hoặc hai lần để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp. Một bức thư chỉn chu sẽ dễ đọc và gây ấn tượng tốt hơn.

Đảm bảo địa chỉ email người nhận đã chính xác trước khi gửi.

Nhấn nút gửi. Khi email đã hoàn chỉnh, hãy nhấp vào nút “Gửi” nằm ở cuối email. Vậy là bạn đã hoàn tất quá trình viết và gửi email!

Lời khuyên hữu ích

Văn phong và hình thức email nên phù hợp với mối quan hệ giữa bạn và người nhận.
Nếu bỏ sót điều gì, hãy thêm tái bút (P.S) bên dưới chữ ký của bạn.
Bạn có thể đăng ký tài khoản email miễn phí trên các trang web nổi tiếng như Hotmail, Gmail, hoặc Yahoo! Mail.