Cách viết thư theo dõi sau khi ứng tuyển

27/02/2025

Nội dung bài viết

Thời gian chờ đợi sau khi nộp hồ sơ hoặc phỏng vấn có thể khiến bạn căng thẳng. Bạn có thể tự hỏi mình đã thể hiện như thế nào và nhà tuyển dụng đánh giá ra sao. Việc liên hệ với công ty có thể giúp bạn nổi bật hơn so với các ứng viên khác. Hãy coi email theo dõi là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của bạn đến công việc và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Miễn là bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và không gây áp lực, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao sự nhiệt tình và nỗ lực của bạn.

Các bước thực hiện

Kiểm tra tình trạng hồ sơ ứng tuyển của bạn

Chờ ít nhất 3-5 ngày trước khi gửi email. Dù có nhiều quan điểm khác nhau về thời gian chờ đợi, nhưng thông thường, bạn nên đợi khoảng 3-5 ngày trước khi gửi thư theo dõi.

Một số nhà tuyển dụng cho rằng email theo dõi là không cần thiết, thậm chí gây phiền toái. Tuy nhiên, số khác lại xem đó là dấu hiệu của sự chủ động và nhiệt tình.
Hãy nhớ rằng có thể có rất nhiều ứng viên nộp đơn cho cùng một vị trí, và nhà tuyển dụng cần thời gian để đánh giá. Việc gửi thư quá sớm có thể khiến bạn trở nên thiếu kiên nhẫn hoặc gây áp lực không cần thiết.

Gửi email đến đúng người nhận. Tốt nhất, bạn nên gửi email cho người đã tiếp nhận hồ sơ của bạn. Nếu không rõ tên người nhận, hãy sử dụng cách chào chung như "Kính gửi người phụ trách tuyển dụng".

Thông tin liên hệ có thể tìm thấy trên website công ty hoặc LinkedIn.
Luôn kiểm tra chính tả, đặc biệt là tên người nhận, để tránh gây ấn tượng xấu.

Ghi tiêu đề rõ ràng và trực tiếp. Một tiêu đề như "Thư hỏi thăm về đơn ứng tuyển vị trí biên tập viên" là phù hợp. Nếu có mã số vị trí, hãy thêm vào tiêu đề.

Nhà tuyển dụng có thể đang xử lý nhiều vị trí, vì vậy hãy cụ thể nhất có thể. Thậm chí, bạn có thể thêm tên mình vào tiêu đề để dễ nhận diện.

Viết lời chào phù hợp. Sử dụng "Kính gửi" trước tên người phụ trách tuyển dụng như trong đơn xin việc. Tránh cách chào suồng sã như "Xin chào!" hoặc "Chào" vì email này cần sự trang trọng.

Ví dụ: "Kính gửi ông Nguyễn Văn A" là cách chào phù hợp.

Nhắc đến vị trí ứng tuyển và thời gian nộp đơn. Bắt đầu bằng việc nhắc lại thời điểm bạn nộp đơn, cách bạn biết đến vị trí, và mong muốn kiểm tra tình trạng hồ sơ.

Ví dụ: "Kính gửi ông Nguyễn Văn A, tuần trước tôi đã nộp đơn ứng tuyển vị trí biên tập viên thông qua trang Jobster. Tôi muốn xác nhận xem hồ sơ của tôi đã được nhận chưa."

Nhấn mạnh nhiệt huyết và chuyên môn của bạn. Khẳng định sự hào hứng của bạn với vị trí và giải thích lý do bạn là ứng viên phù hợp. Nêu rõ kinh nghiệm và kỹ năng liên quan.

Ví dụ: "Với kinh nghiệm 5 năm làm biên tập viên tại một tạp chí phong cách sống, tôi tin rằng mình có đủ năng lực để đóng góp cho quý công ty. Tôi rất mong được phát triển kỹ năng viết và biên tập trong môi trường chuyên nghiệp này."

Kết thúc email ngắn gọn nhưng thể hiện sự nhiệt tình. Kết thúc bằng một câu tích cực, bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi sớm. Bạn có thể đề nghị gửi lại hồ sơ nếu cần thiết và đừng quên cảm ơn vì thời gian họ dành đọc email.

Ví dụ: "Xin vui lòng liên hệ nếu quý công ty cần thêm thông tin hoặc tài liệu bổ sung. Tôi mong nhận được phản hồi và chân thành cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi."
Kết thúc bằng "Trân trọng" kèm tên và số điện thoại của bạn.

Kiểm tra kỹ bản nháp trước khi gửi. Đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, và văn phong mạch lạc. Bước này quan trọng như việc viết một lá thư xin việc hoàn chỉnh.

Đọc to bản nháp để kiểm tra độ trôi chảy và logic của nội dung.

Kiên nhẫn chờ phản hồi. Sau khi gửi email, hãy thư giãn và tin tưởng vào hồ sơ của mình. Sự kiên trì và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến vòng phỏng vấn.

Nếu quyết định gọi điện, hãy giữ giọng điệu tự tin và lịch sự, nhấn mạnh lý do bạn phù hợp với vị trí.

Gửi email cảm ơn sau buổi phỏng vấn

Tiêu đề email cần ngắn gọn và súc tích. Nhà tuyển dụng nhận rất nhiều email, vì vậy hãy viết tiêu đề trực tiếp để thu hút sự chú ý.

Ví dụ: "Cảm ơn buổi phỏng vấn vị trí biên tập viên". Nếu có mã số vị trí, hãy thêm vào tiêu đề.

Gửi email đến đúng người nhận. Hãy đảm bảo email được gửi đến người hoặc nhóm người đã phỏng vấn bạn. Nếu không nhớ tên tất cả, ít nhất hãy gửi đến người phỏng vấn chính. Bạn có thể tìm thông tin trên website công ty hoặc liên hệ phòng tiếp tân để xác nhận.

Cảm ơn người phỏng vấn một cách chân thành và cụ thể. Nhắc lại vị trí ứng tuyển và thời gian phỏng vấn để giúp họ dễ nhớ hơn.

Ví dụ: "Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí biên tập viên. Tôi rất trân trọng cơ hội và sự quan tâm mà anh/chị đã dành cho tôi."

Thể hiện nhiệt huyết với vị trí và công ty. Hãy nêu những điểm bạn yêu thích về công ty, như chính sách đãi ngộ, văn hóa doanh nghiệp, hoặc sự đổi mới trong ngành.

Ví dụ: "Tôi rất ấn tượng với cách quý công ty đổi mới trong lĩnh vực công nghệ và mong muốn được góp phần vào sự phát triển đó."

Nhấn mạnh lý do bạn phù hợp với vị trí. Xem lại yêu cầu tuyển dụng và nhấn mạnh các kỹ năng, phẩm chất của bạn phù hợp với công việc.

Ví dụ: "Với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực biên tập và kỹ năng giao tiếp xuất sắc, tôi tin rằng mình có thể đóng góp hiệu quả cho quý công ty."

Bổ sung thông tin chưa được làm rõ trong buổi phỏng vấn. Nếu có điều gì bạn chưa kịp đề cập hoặc muốn giải thích rõ hơn, hãy tận dụng email này để bổ sung.

Ví dụ: "Tôi muốn chia sẻ thêm về kinh nghiệm làm việc với dự án X, điều này có thể giúp tôi đóng góp hiệu quả hơn cho vị trí này."

Mở cơ hội cho nhà tuyển dụng đặt câu hỏi tiếp theo. Kết thúc email bằng cách thể hiện sự sẵn sàng thảo luận thêm nếu họ có thắc mắc.

Ví dụ: "Xin vui lòng liên hệ với tôi qua điện thoại hoặc email nếu quý công ty cần thêm thông tin. Tôi sẵn sàng sắp xếp lịch hẹn để trao đổi chi tiết hơn."
Đừng quên để lại số điện thoại để họ dễ dàng liên lạc.

Kiểm tra kỹ email trước khi gửi. Sau khi hoàn thành, hãy dành thời gian đọc lại để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc chỉnh sửa tự động sai sót.

Đọc to email để kiểm tra độ trôi chảy và giọng văn nhiệt tình, lịch sự.

Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ sau phỏng vấn. Điều này giúp bạn ghi điểm với người phỏng vấn, thể hiện sự chuyên nghiệp và nhiệt tình của bạn.

Kiểm tra nếu bạn không nhận được phản hồi

Chờ đủ thời gian trước khi gửi email nhắc nhở. Nếu nhà tuyển dụng thông báo thời gian ra quyết định, hãy đợi hết khoảng thời gian đó trước khi gửi email hỏi thăm.

Tránh gửi quá sớm để không tạo cảm giác bạn đang hối thúc hoặc thiếu kiên nhẫn.

Viết tiêu đề email rõ ràng và cụ thể. Để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện, hãy viết tiêu đề ngắn gọn và bao gồm thông tin quan trọng như tên của bạn và vị trí ứng tuyển.

Ví dụ: "Thư hỏi thăm kết quả phỏng vấn vị trí biên tập viên - Nguyễn Văn B". Nếu có mã số vị trí, hãy thêm vào tiêu đề.
Phản hồi lại email cũ để tăng khả năng được đọc sớm.

Gửi email đến người bạn đã liên hệ trước đó. Nếu không nhớ tên tất cả người phỏng vấn, hãy gửi đến người bạn đã gửi email cảm ơn.

Nhắc lại vị trí ứng tuyển và thể hiện sự quan tâm. Hãy đề cập ngắn gọn về thời gian phỏng vấn và người phỏng vấn, đồng thời bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi.

Ví dụ: "Tôi viết thư để hỏi thăm về kết quả phỏng vấn vị trí biên tập viên vào ngày 06/12. Tôi vẫn rất quan tâm đến vị trí này và mong nhận được thông tin cập nhật từ quý công ty."

Kết thúc email với sự nhiệt tình và lịch sự. Khẳng định lại mong muốn nhận được phản hồi và cung cấp thông tin liên hệ.

Ví dụ: "Xin vui lòng liên hệ nếu quý công ty cần thêm thông tin. Tôi chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi."
Kết thúc bằng "Trân trọng" và tên của bạn.

Kiểm tra và chỉnh sửa email cẩn thận. Đọc lại email để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, và giọng văn phù hợp.

Đọc to để kiểm tra độ trôi chảy và tính chuyên nghiệp của nội dung.

Kiên nhẫn chờ đợi phản hồi. Bạn đã làm hết sức mình: nộp hồ sơ, tham gia phỏng vấn, và gửi thư theo dõi.

Đừng lo lắng nếu chưa nhận được phản hồi ngay. Nhà tuyển dụng có thể cần thời gian để hoàn tất quy trình tuyển dụng.

Lời khuyên

Dù không được nhận, hãy duy trì liên lạc. Thêm nhà tuyển dụng vào danh bạ hoặc kết nối trên LinkedIn để mở rộng mạng lưới.
Hãy tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng và luôn giữ giao tiếp ngắn gọn, lịch sự.

Cảnh báo

Chú ý đến địa chỉ email và mô tả bản thân. Tránh sử dụng email không chuyên nghiệp như "anhchangđeptrai" hoặc "conangsanhdieu".
Không hối thúc, đòi hỏi hoặc tỏ thái độ ngạo mạn. Hãy luôn lịch sự và tôn trọng nhà tuyển dụng.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi