Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo thư ủy quyền bằng tiếng Anh

Hiểu rõ mục đích của thư ủy quyền. Thư ủy quyền là công cụ pháp lý cho phép người khác đại diện bạn trong các tình huống cụ thể. Nó thường được sử dụng khi bạn không thể tự mình thực hiện các quyết định hoặc hành động. Dưới đây là một số ví dụ về các tình huống cần thư ủy quyền:

• Cha mẹ hoặc người giám hộ có thể ủy quyền cho người trông trẻ đưa ra các quyết định y tế khẩn cấp cho con cái.
• Viết thư ủy quyền cho trẻ vị thành niên khi chúng đi cùng người lớn không phải cha mẹ, giúp bảo vệ trẻ khỏi các rủi ro liên quan đến quyền nuôi con hoặc buôn bán trẻ em.
• Khi không thể trực tiếp thực hiện giao dịch ngân hàng, bạn có thể ủy quyền cho người khác giải quyết các vấn đề liên quan đến tài khoản hoặc tổ chức tài chính.
• Thư ủy quyền cũng có thể cho phép chia sẻ thông tin cá nhân, chẳng hạn như hồ sơ bệnh án.
• Trong kinh doanh, thư ủy quyền giúp ủy thác quyền quyết định tạm thời cho đồng nghiệp đáng tin cậy khi bạn không thể tham gia trực tiếp.

Xác định các bên liên quan trong thư ủy quyền. Một thư ủy quyền thường liên quan đến ba bên chính: người ủy quyền (ví dụ: cha mẹ hoặc chủ tài khoản ngân hàng), tổ chức hoặc cá nhân nhận ủy quyền (như ngân hàng hoặc bệnh viện), và người được ủy quyền (người sẽ thay mặt bạn hành động). Thư này được gửi đến bên thứ hai.

• Thư sẽ nêu rõ quyền hạn được trao cho người đại diện.
• Nếu bên nhận không xác định cụ thể, bạn có thể viết "Kính gửi những người có liên quan" để đảm bảo tính linh hoạt.

Ưu tiên đánh máy thư ủy quyền thay vì viết tay. Thư đánh máy không chỉ dễ đọc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Giấy ủy quyền là tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý, và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp tranh chấp. Do đó, hãy đảm bảo thư được soạn thảo cẩn thận và chính xác.

Đặt tên và địa chỉ của bạn ở góc trái phía trên. Tuân thủ định dạng thư tín thương mại tiêu chuẩn. Dòng đầu tiên ghi tên của bạn, dòng thứ hai là địa chỉ, và dòng thứ ba bao gồm thành phố, tiểu bang, và mã vùng (nếu bạn sống ở nước ngoài). Các dòng nên được cách dòng đơn để đảm bảo sự rõ ràng.

Ghi ngày tháng đầy đủ. Sau khi hoàn thành phần tên và địa chỉ, hãy bỏ một dòng và viết ngày hiện tại. Ví dụ: "Ngày 2 tháng 5 năm 2017". Tránh viết tắt ngày tháng để đảm bảo tính chính xác và trang trọng.

Nhập tên và địa chỉ của người nhận. Để một dòng trống giữa ngày và phần thông tin người nhận. Đảm bảo định dạng thông tin người nhận giống với thông tin của bạn.

• Lưu ý rằng người nhận không phải là người được ủy quyền. Thư này được gửi đến bên thứ hai (tổ chức hoặc cá nhân mà bạn và người đại diện sẽ giao dịch), trong khi người được ủy quyền là bên thứ ba.
• Nếu không biết cụ thể bên nhận, bạn có thể để trống phần này. Ví dụ, trong trường hợp ủy quyền y tế khẩn cấp cho người trông trẻ, bạn có thể không biết bệnh viện nào sẽ tiếp nhận.

Bắt đầu bằng lời chào trang trọng. Sử dụng các chức danh phù hợp như "Ông," "Bà," hoặc "Tiến sĩ," tránh gọi tên thân mật. Lời chào nên bắt đầu bằng "Kính gửi" hoặc cụm từ tương tự để thể hiện sự tôn trọng.

• Nếu biết tên người nhận, hãy sử dụng tên và chức danh đầy đủ.
• Nếu không biết tên cụ thể, hãy viết "Kính gửi những người có liên quan."

Viết thư ủy quyền ngắn gọn và rõ ràng. Một lá thư ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề sẽ tránh được những hiểu lầm không đáng có. Hãy đảm bảo thông tin được trình bày chính xác và không lan man.

Mô tả chi tiết nhiệm vụ ủy thác. Thư ủy quyền cần nêu rõ các quyền hạn mà bạn trao cho người đại diện. Ví dụ, họ có thể thực hiện thủ tục y tế, ký văn bản pháp lý, hoặc rút tiền từ tài khoản của bạn. Dưới đây là cách bắt đầu:

• Tôi, (điền tên đầy đủ của bạn), chính thức ủy quyền cho (điền tên đầy đủ của người được ủy nhiệm) để cung cấp thông tin y tế từ hồ sơ của tôi cho (tổ chức nhận hồ sơ).
• Cung cấp thông tin cụ thể liên quan đến việc ủy thác. Đối với y tế, hãy bao gồm số bảo hiểm và thông tin bồi thường. Đối với vấn đề pháp lý, cung cấp số vụ việc. Đối với tài chính, liệt kê thông tin tài khoản liên quan.

Xác định thời gian hiệu lực của ủy quyền. Ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc của quyền ủy thác. Ví dụ: "Người được ủy quyền có quyền đưa ra quyết định y tế cho con tôi tại (địa chỉ nhà bạn) từ ngày 1 tháng 5 năm 2017 đến ngày 15 tháng 5 năm 2017."

• Trong trường hợp khẩn cấp, nếu không thể xác định thời gian chính xác, hãy nêu rõ khoảng thời gian. Ví dụ: "Trong trường hợp khẩn cấp, người được ủy quyền có quyền hành động thay mặt tôi trong vòng 30 ngày."

Nêu lý do ủy quyền. Giải thích lý do bạn cần người đại diện, chẳng hạn như bạn đang bệnh, ở xa hoặc không thể tham gia trong một khoảng thời gian cụ thể.

Xác định rõ các giới hạn của quyền ủy thác. Bạn có thể đặt ra các hạn chế cụ thể đối với quyền hạn của người được ủy quyền. Ví dụ: người được ủy quyền không được sử dụng thông tin y tế của bạn cho mục đích khác ngoài những gì đã nêu trong thư. Hoặc, họ không được phép thực hiện một số quyết định tài chính mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bạn.

Kết thúc thư. Sử dụng cụm từ kết thúc trang trọng như "Trân trọng." Để trống 4 dòng để ký tên và sau đó ghi tên đầy đủ của bạn.

Định dạng thư một cách chuyên nghiệp. Thư ủy quyền là một văn bản thương mại, cần được trình bày trang trọng cả về hình thức và nội dung. Tuân thủ quy tắc căn lề trái, cách dòng đơn giữa các đoạn, và không thụt lề. Đảm bảo có một dòng trống giữa lời chào và đoạn đầu tiên, cũng như giữa các đoạn văn.

Tìm người làm chứng hoặc công chứng viên. Người làm chứng sẽ chứng kiến bạn ký thư, đảm bảo tính tự nguyện và hợp pháp của việc ký kết. Trong một số trường hợp, thư ủy quyền cần được công chứng bởi người có thẩm quyền.

• Người làm chứng hoặc công chứng viên không được liên quan đến các bên trong thư.

Ký tên vào thư. In thư và ký bằng bút mực xanh hoặc đen. Bạn có thể thêm ngày ký bên cạnh chữ ký của mình.

• Người làm chứng cũng cần ký tên và ghi ngày, hoặc bạn có thể yêu cầu công chứng viên xác nhận.

Giao bản gốc cho người đại diện. Người được ủy quyền cần giữ bản gốc để làm bằng chứng về quyền hạn được trao. Ví dụ, họ có thể cần trình thư này khi đi du lịch quốc tế cùng con bạn.

Lưu giữ một bản sao của thư. Bạn nên giữ lại một bản sao để phòng trường hợp cần chứng minh quyền ủy quyền của mình trong tương lai.