Hướng Dẫn Sử Dụng Google Drive Hiệu Quả
23/02/2025
Nội dung bài viết
Google Drive, từ khi ra mắt, đã trở thành một giải pháp lưu trữ đám mây lý tưởng, cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu. Với sự phát triển không ngừng, Drive không chỉ tích hợp sâu với Google Docs mà còn trở thành trung tâm cho các công cụ văn phòng trực tuyến. Bạn còn có thể mở rộng chức năng của Drive bằng cách cài đặt thêm các ứng dụng. Hãy khám phá hướng dẫn dưới đây để tối ưu hóa việc sử dụng Google Drive.
Hướng Dẫn Chi Tiết
Thiết Lập
Đăng nhập vào Google Drive bằng tài khoản Google của bạn. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể tạo tài khoản Gmail miễn phí. Google Drive không chỉ giúp bạn lưu trữ dữ liệu trên đám mây mà còn hỗ trợ tạo và quản lý các loại tài liệu trực tiếp trên giao diện web.
Thêm dữ liệu vào Google Drive. Bạn có thể thêm dữ liệu vào Drive bằng hai cách: tạo tài liệu mới trực tiếp trên Google Drive hoặc tải lên từ máy tính của bạn. Để tạo tài liệu mới, nhấn nút CREATE (TẠO). Để tải lên tệp từ máy tính, nhấn biểu tượng mũi tên hướng lên bên cạnh nút CREATE.
Tùy chỉnh cách hiển thị dữ liệu. Bạn có thể chọn giữa hai chế độ hiển thị: dạng lưới (Grid) hoặc danh sách (List). Chế độ List hiển thị thông tin chi tiết như chủ sở hữu và thời gian chỉnh sửa gần nhất. Chế độ Grid cho phép bạn xem trước trang đầu tiên của mỗi tài liệu. Thay đổi chế độ xem bằng cách nhấn các biểu tượng tương ứng gần biểu tượng bánh răng ở góc phải trên cùng.
Sử dụng thanh điều hướng bên trái để quản lý dữ liệu. “My Drive” (Drive của Tôi) chứa tất cả các tệp và thư mục bạn đã tải lên. “Shared with Me” (Chia sẻ với Tôi) hiển thị các tệp được chia sẻ từ người khác. “Starred” (Đánh dấu) là những tệp quan trọng, và “Recent” (Gần đây) hiển thị các tệp bạn vừa chỉnh sửa.
- Bạn có thể kéo và thả tệp hoặc thư mục để sắp xếp chúng một cách linh hoạt.
- Chọn nhiều tệp hoặc thư mục bằng cách tích vào ô đánh dấu, sau đó thực hiện các thao tác hàng loạt thông qua các nút ở đầu trang. Trong chế độ xem lưới, ô đánh dấu xuất hiện khi bạn di chuột qua tệp. Tìm thêm tùy chọn trong menu “More” (Thêm).
- Nhấn biểu tượng thư mục có dấu “+” để tạo thư mục mới. Bạn có thể tạo thư mục con để quản lý dữ liệu một cách khoa học.
Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng. Sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu trang để tìm kiếm tệp và thư mục trong Google Drive. Drive sẽ tìm kiếm theo tiêu đề, nội dung và người dùng liên quan. Khi bạn nhập từ khóa, các kết quả phù hợp sẽ hiển thị ngay bên dưới thanh tìm kiếm, giúp bạn truy cập nhanh chóng.
Tải ứng dụng Google Drive cho thiết bị di động. Ứng dụng Google Drive có sẵn cho cả Android và iOS, cho phép bạn truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi từ điện thoại hoặc máy tính bảng. Tải ứng dụng miễn phí từ cửa hàng ứng dụng. Lưu ý rằng phiên bản di động có thể không bao gồm tất cả tính năng như phiên bản web.
Tạo Văn Bản
Nhấn nút CREATE (TẠO). Một menu sẽ hiện ra với các tùy chọn loại văn bản bạn muốn tạo. Bạn có thể chọn từ các tùy chọn mặc định hoặc mở rộng bằng cách nhấn vào “Connect more app” (Kết nối thêm ứng dụng) ở cuối menu:
- Folder (Thư mục) – Tạo thư mục mới trong My Drive để sắp xếp dữ liệu.
- Document (Văn bản) – Tạo tài liệu soạn thảo mới với đầy đủ công cụ định dạng và thiết lập trang. Xuất tài liệu dưới dạng Microsoft Word, OpenOffice, PDF, và nhiều định dạng khác.
- Presentation (Thuyết trình) – Tạo bài thuyết trình tương tự như PowerPoint. Xuất dữ liệu dưới dạng Microsoft PowerPoint, PDF, JPG, và các định dạng khác.
- Spreadsheet (Bảng tính) – Tạo bảng tính mới với khả năng xuất dưới dạng Microsoft Excel, Open Office, PDF, CSV, và nhiều định dạng khác.
- Form (Biểu mẫu) – Tạo biểu mẫu trực tuyến để thu thập dữ liệu, có thể xuất thành tệp CSV.
Tạo dữ liệu mới. Sau khi chọn loại văn bản, một tài liệu mới sẽ được mở ra. Đối với Presentation hoặc Form, một trình hướng dẫn từng bước sẽ giúp bạn thiết lập và định hình tài liệu một cách dễ dàng.
Đặt tên cho tài liệu. Ở phía trên cùng trang, nhấn vào dòng chữ màu xám nghiêng “Untitled <file type>” (Chưa đặt tên <loại tệp>). Một cửa sổ “Rename document” (Đổi tên) sẽ xuất hiện, cho phép bạn đặt tên phù hợp cho tài liệu.
Chỉnh sửa văn bản. Bắt đầu soạn thảo văn bản với các công cụ cơ bản và nâng cao. Google Drive tự động lưu lại mọi thay đổi của bạn trong quá trình làm việc.
- Văn bản được lưu tự động, giúp bạn yên tâm không bị mất dữ liệu.
Xuất và chuyển đổi định dạng dữ liệu. Để tương thích với các phần mềm khác, chọn File (Tệp) và di chuột đến “Download As” (Tải xuống dưới dạng). Một menu hiện ra với các định dạng có sẵn. Chọn định dạng phù hợp, đặt tên tệp và chọn vị trí lưu. Sau khi tải xuống, tệp sẽ xuất hiện dưới định dạng bạn đã chọn.
Chia sẻ tài liệu. Nhấn File và chọn Share (Chia sẻ) hoặc nhấn nút Share màu xanh dương ở góc phải trên cùng để mở cài đặt chia sẻ. Bạn có thể quyết định ai được xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
- Gửi liên kết đến những người bạn muốn chia sẻ. Sử dụng các nút bên dưới để chia sẻ nhanh qua Gmail, Google+, Facebook, hoặc Twitter.
- Thay đổi quyền truy cập bằng cách nhấn “Change…” (Thay đổi). Mặc định, tài liệu là riêng tư, nhưng bạn có thể cho phép mọi người có liên kết truy cập hoặc thậm chí công khai trên Internet.
- Mời người khác chỉnh sửa bằng cách nhập thông tin liên hệ của họ vào mục “Invite people” (Mời người). Người được mời cần đăng nhập Google Drive để truy cập.
- Thay đổi quyền truy cập của người dùng bằng cách nhấn liên kết màu xanh cạnh tên họ. Bạn có thể cho phép họ chỉnh sửa hoặc chỉ xem tài liệu.
Xuất bản tài liệu. Để xuất bản văn bản, bảng tính hoặc bài thuyết trình, nhấn File và chọn “Publish to the web” (Xuất bản lên web). Tạo một bản sao công khai mà bất kỳ ai cũng có thể xem. Bản sao này trở thành một trang web độc lập, không ảnh hưởng đến tài liệu gốc.
- Bản sao xuất bản không thể chỉnh sửa. Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu gốc trong Google Drive.
In tài liệu. Nếu bạn có máy in hoặc truy cập được máy in Google Cloud, bạn có thể in tài liệu. Nhấn File và chọn Print (In) từ menu.
- Thiết lập in. Chọn trang in và định dạng. Nhấn Print để tiếp tục.
- Trang xem trước bản in sẽ mở ra. Chọn máy in bằng cách nhấn nút Change (Thay đổi), đặc biệt hữu ích khi sử dụng máy in Google Cloud từ xa.
Khôi phục phiên bản cũ. Nếu bạn cần quay lại phiên bản trước đó của tài liệu, hãy sử dụng công cụ Revision History (Lịch sử chỉnh sửa). Mở tài liệu, nhấn File và chọn “See revision history” (Xem lịch sử chỉnh sửa). Một danh sách các phiên bản sẽ hiện ra bên phải.
- Chọn phiên bản bạn muốn xem từ danh sách.
- Khi tìm thấy phiên bản mong muốn, nhấn “Restore this revision” (Khôi phục phiên bản này) để khôi phục.
Quản Lý Dữ Liệu
Tải và cài đặt Google Drive cho máy tính. Đây là bước tùy chọn nhưng giúp đồng bộ hóa dữ liệu với Google Drive dễ dàng hơn. Truy cập trang chủ Google Drive để tải chương trình phù hợp với hệ điều hành của bạn.
- Sau khi tải, cài đặt và đăng nhập bằng tài khoản Google. Một thư mục Google Drive sẽ được tạo trên máy tính, cho phép bạn truy cập và quản lý dữ liệu từ đây.
- Kéo và thả tệp vào thư mục này để tự động tải lên Drive. Khi tải lên thành công, biểu tượng tệp sẽ hiển thị dấu tích màu xanh lá.
Thiết lập tải lên. Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc phải trên cùng, chọn “Upload settings” (Cài đặt tải lên). Tại đây, bạn có thể thiết lập để Drive tự động chuyển đổi tệp Word, Excel sang định dạng Google, hoặc chuyển PDF thành văn bản có thể chỉnh sửa.
- Bạn có thể chọn nhắc nhở từng lần hoặc để chế độ tự động.
- Các tệp không được chuyển đổi sẽ không mở được trực tiếp trên Drive. Bạn cần tải xuống và mở bằng phần mềm phù hợp.
Nhấn nút Upload (Tải lên). Một menu sẽ hiện ra, cho phép bạn tải lên tệp riêng lẻ hoặc toàn bộ thư mục. Chọn tệp hoặc thư mục cần tải lên, và quá trình tải lên sẽ bắt đầu. Bạn có thể theo dõi tiến trình trong cửa sổ hiển thị.
- Tài khoản Google Drive miễn phí cung cấp 15GB lưu trữ, chia sẻ với Gmail. Dữ liệu tạo trực tiếp trên Drive không tính vào dung lượng này. Bạn có thể kiểm tra dung lượng đã sử dụng bằng cách nhấn “Manage” (Quản lý) ở góc trái dưới cùng.
- Tệp tải lên sẽ xuất hiện trong thư mục My Drive, và bạn có thể di chuyển chúng vào các thư mục con để sắp xếp.
Tải dữ liệu từ Google Drive về máy tính. Để tải tệp hoặc thư mục về máy tính, chọn tệp bằng cách tích vào ô đánh dấu. Nhấn nút More (Thêm) ở đầu trang và chọn Download (Tải về).
- Bạn có thể chọn định dạng chuyển đổi trước khi tải xuống. Nếu không, tệp sẽ được tải xuống tự động.
Xóa dữ liệu không cần thiết. Để xóa tệp hoặc thư mục, chọn tệp bằng cách tích vào ô đánh dấu và nhấn nút Trash (Thùng rác) ở đầu trang. Bạn có thể hoàn tác hành động xóa bằng cách nhấn Undo (Hoàn tác) hoặc truy cập thư mục Trash từ menu bên trái.
- Lưu ý: Tài liệu tạo trực tiếp trên Google Drive không ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ.
Khám Phá Thêm Tính Năng
Chỉnh sửa hình ảnh trên Drive. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Pixlr miễn phí để chỉnh sửa hình ảnh trực tiếp trên Drive. Nhấn nút CREATE (Tạo) và chọn “Connect more apps” (Kết nối thêm ứng dụng). Tìm Pixlr và cài đặt.
- Sau khi cài đặt, nhấn chuột phải vào hình ảnh trong Drive, chọn “Open with” (Mở bằng) và chọn Pixlr. Hình ảnh sẽ mở trong tab mới để bạn chỉnh sửa.
Nghe nhạc trực tiếp từ Drive. Nếu bạn lưu trữ các tệp nhạc MP3 trên Drive, bạn có thể sử dụng ứng dụng Drive Music Chrome để nghe nhạc mà không cần tải xuống. Ứng dụng này có sẵn miễn phí trên cửa hàng Chrome trực tuyến.
Tạo bản vẽ với Drive. Bạn có thể thêm ứng dụng Drawing vào Drive, một công cụ vẽ hình ảnh cơ bản. Sử dụng công cụ này để tạo hình ảnh cho tài liệu hoặc phác thảo ý tưởng chuyên nghiệp bằng cách chia sẻ bản vẽ với người khác.
Kết hợp tệp PDF dễ dàng. Sử dụng ứng dụng PDF Merge trên Google Drive để nhanh chóng ghép các tệp PDF được lưu trữ. Bạn có thể kéo và thả để sắp xếp thứ tự các tệp PDF. Ứng dụng sẽ tải lên, kết hợp chúng và trả về tệp PDF hoàn chỉnh.
Lời Khuyên Hữu Ích
- Đảm bảo an toàn thông tin bằng cách đọc kỹ hướng dẫn bảo mật khi sử dụng Google Drive tại: https://www.google.com.vn/safetycenter/.
- Khi tải dữ liệu lên Google Drive qua thiết bị Android, hãy sử dụng mạng wi-fi để tối ưu tốc độ và tiết kiệm dữ liệu di động.
- Google Drive là giải pháp lý tưởng để lưu trữ dữ liệu quan trọng từ máy tính của bạn.
Cảnh Báo Quan Trọng
- Không bao giờ chia sẻ mật khẩu của bạn với bất kỳ ai để tránh nguy cơ mất dữ liệu.
- Chỉ tải ứng dụng Google Drive cho Android từ các nguồn tin cậy như Google Play Store hoặc Amazon Appstore.
- Nếu di chuyển thư mục Drive sang máy tính mới hoặc thay ổ cứng, bạn cần tải lại dữ liệu từ Cloud. Google không hỗ trợ việc này. Tham khảo bài viết “This is not your original Google Drive folder” để biết thêm chi tiết.
- Hạn chế chia sẻ dữ liệu với người lạ và luôn kiểm tra cài đặt quyền riêng tư.
Du lịch
Ẩm thực
Khám phá
Đi Phượt
Vẻ đẹp Việt Nam
Chuyến đi
