Hướng dẫn thủ tục hợp nhất sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động có từ hai sổ BHXH trở lên

08/06/2025

Nội dung bài viết

Trong thực tế, có không ít trường hợp người lao động sở hữu nhiều hơn một sổ BHXH. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất năm 2022.

Nhiều người lao động khi tham gia BHXH vẫn còn nhiều thắc mắc về quy trình gộp sổ khi sở hữu từ hai sổ trở lên. Hãy cùng Tripi tìm hiểu chi tiết thủ tục này qua bài viết sau.

Vì sao lại có trường hợp một người lao động lại sở hữu nhiều sổ BHXH?

Theo Điều 18, Khoản 2 của Luật BHXH năm 2014, mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH duy nhất, kèm theo một mã số BHXH riêng biệt. Điều này giúp quản lý chính xác thông tin người tham gia BHXH. Tuy nhiên, thực tế có những trường hợp ngoại lệ.

Một trong những lý do dẫn đến việc người lao động có thể sở hữu nhiều hơn một sổ BHXH là do việc làm tại nhiều nơi và sự thay đổi trong quá trình cấp chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.

Tại sao lại có tình trạng người lao động có nhiều sổ BHXH? Hãy cùng khám phá nguyên nhân và cách khắc phục trong bài viết này.

Các quy định liên quan đến việc gộp sổ bảo hiểm xã hội

Theo Khoản 4, Điều 46 trong Quyết định 595/QĐ-BHXH, quy định: “Nếu một người có từ hai sổ BHXH trở lên và thời gian đóng không trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ thu hồi tất cả các sổ BHXH, cập nhật cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH và BHTN vào một sổ mới.”

Do đó, những người tham gia BHXH có từ hai sổ BHXH trở lên cần tiến hành thủ tục gộp để hợp nhất thành một sổ BHXH duy nhất, giúp cơ quan BHXH dễ dàng quản lý quá trình đóng và hưởng quyền lợi bảo hiểm.

Các quy định liên quan đến việc hợp nhất sổ BHXH

Thủ tục gộp sổ BHXH có thể thực hiện thông qua người sử dụng lao động

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS)
Tất cả các sổ BHXH của người lao động

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Người lao động chuẩn bị hồ sơ theo mẫu TK1-TS và gửi tới cơ quan BHXH thông qua đơn vị sử dụng lao động. Đơn vị sử dụng lao động sẽ nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH qua các hình thức: Gửi qua Bưu chính, hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện, hoặc tại các Trung tâm Phục vụ hành chính công của các cấp.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và xử lý thủ tục gộp sổ.

Bước 3: Người lao động nhận kết quả là một sổ BHXH duy nhất đã được hợp nhất.

Thủ tục gộp sổ BHXH qua đơn vị sử dụng lao động

Thủ tục gộp sổ BHXH khi người lao động tự nộp hồ sơ trực tiếp

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
Tất cả các sổ BHXH cần gộp

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Người lao động chuẩn bị hồ sơ theo mẫu TK1-TS và gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH bằng các hình thức sau:

Gửi qua giao dịch điện tử: Người lao động đăng ký mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc thông qua các tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký). Nếu không chuyển hồ sơ điện tử, người lao động có thể gửi hồ sơ giấy qua bưu chính cho cơ quan BHXH.
Gửi qua bưu chính
Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cư trú, hoặc tại các Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và tiến hành xử lý.

Bước 3: Người lao động nhận kết quả, đó là một sổ BHXH duy nhất đã được hợp nhất.

Thủ tục gộp sổ BHXH khi người lao động tự nộp hồ sơ trực tiếp

Những câu hỏi thường gặp về thủ tục gộp sổ BHXH

Thời gian giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH là bao lâu?

Khi người lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, họ có thể nộp cho đơn vị sử dụng lao động hoặc trực tiếp gửi đến cơ quan BHXH. Sau khi tiếp nhận yêu cầu gộp sổ BHXH, cơ quan BHXH phải hoàn thành thủ tục trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Tuy nhiên, nếu cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các địa phương khác hoặc từ nhiều đơn vị, thời gian giải quyết sẽ kéo dài nhưng không quá 45 ngày.

Địa điểm thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH?

Người lao động cần đến cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi tham gia BHXH, hoặc nơi cư trú đối với trường hợp lao động đã ngừng tham gia BHXH để thực hiện thủ tục gộp sổ.

Các câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục gộp sổ BHXH

Trước đây, Tripi đã chia sẻ hướng dẫn chi tiết về cách thức gộp sổ BHXH khi người lao động sở hữu từ hai sổ BHXH trở lên. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin bổ ích cho bạn.

Khám phá các loại khẩu trang bảo vệ sức khỏe tại Tripi:

Tripi

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi