Hướng dẫn Viết thư Xác nhận Nghề nghiệp

23/02/2025

Nội dung bài viết

Thư xác nhận nghề nghiệp, đặc biệt là thư xác nhận công tác, là một văn bản chính thức được người sử dụng lao động soạn thảo theo yêu cầu của bên thứ ba, nhằm xác minh lịch sử làm việc của người lao động. Loại thư này thường được yêu cầu trong các trường hợp như vay vốn ngân hàng, thuê tài sản, nộp hồ sơ xin việc, hoặc bất kỳ tình huống nào cần xác nhận thông tin nghề nghiệp. Khi viết thư, bạn cần giới thiệu bản thân, tóm tắt nhiệm vụ của người lao động và xác nhận nghề nghiệp của họ. Tất cả thông tin phải được trình bày trên mẫu thư chuyên nghiệp, kèm theo đầy đủ thông tin liên hệ và chữ ký. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để soạn thảo một lá thư xác nhận nghề nghiệp hoàn chỉnh và chính xác.

Các bước thực hiện

Chuẩn bị Soạn thảo Thư Xác nhận Nghề nghiệp

Xác định mục đích viết thư xác nhận nghề nghiệp. Nội dung và phong cách viết sẽ thay đổi tùy thuộc vào đối tượng nhận thư. Nếu thư được gửi đến một tổ chức tài chính, giọng văn cần chuyên nghiệp và bao gồm các thông tin tài chính như mức lương, hoa hồng, hoặc thưởng. Ngược lại, nếu thư dành cho người lao động đang xin việc, giọng văn nên thân thiện hơn và có thể bỏ qua các chi tiết tài chính.

Hiểu rõ mục đích và phạm vi của thư sẽ giúp bạn soạn thảo một nội dung phù hợp với nhu cầu của người nhận.

Xác định người viết thư chứng minh nghề nghiệp. Thông thường, người sử dụng lao động sẽ là người viết thư xác nhận công tác thay mặt nhân viên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhân viên có thể tự viết thư và xin chữ ký từ người sử dụng lao động. Dù vậy, việc người sử dụng lao động tự viết thư sẽ mang lại sự chân thực và đáng tin cậy hơn.

Nếu là người sử dụng lao động, bạn nên điều chỉnh nội dung thư theo tiêu chuẩn và kiểm soát thông điệp. Điều này đảm bảo tính chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Nếu là nhân viên tự viết thư, bạn có thể truyền đạt chính xác thông tin cần thiết, nhưng cần đảm bảo nội dung phù hợp với kỳ vọng của người sử dụng lao động để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.

Thu thập thông tin cần thiết. Trước khi viết thư xác nhận công tác, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ thông tin cần thiết.

Nếu là người sử dụng lao động, hãy trao đổi với nhân viên về mục đích, người nhận và các chi tiết cần bao gồm trong thư.
Nếu là nhân viên tự viết thư, hãy thảo luận trước với người sử dụng lao động để đảm bảo nội dung thư đáp ứng được yêu cầu của họ.

Hướng dẫn Viết Thư Xác nhận Nghề nghiệp

Sử dụng tiêu đề công ty. Khi bắt đầu viết thư xác nhận công tác, hãy sử dụng tiêu đề thư chính thức của công ty để tăng tính xác thực. Nếu không có sẵn, bạn có thể tạo tiêu đề thư bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và thông tin người viết thư.

Tiêu đề thư chuyên nghiệp sẽ giúp người nhận tin tưởng vào nội dung thư.

Ghi rõ thông tin người nhận. Nếu biết tên người nhận, hãy gửi thư trực tiếp đến họ với lời chào phù hợp, ví dụ: "Kính gửi Ông Nguyễn Văn A." Nếu không biết cụ thể, hãy gửi thư đến bộ phận liên quan kèm theo dòng chú thích về mục đích thư.

Ví dụ: "Xác nhận Công tác của [Nhân viên] cho Mục đích Vay vốn." Sau đó, sử dụng lời chào chung như "Kính gửi Ông/Bà."

Giới thiệu bản thân và mục đích viết thư. Trong đoạn mở đầu, hãy nêu rõ bạn là ai, chức vụ hiện tại, thời gian làm việc tại công ty và mối quan hệ của bạn với người lao động được đề cập. Dù bạn là người sử dụng lao động hay nhân viên tự viết thư, hãy trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp và rõ ràng.

Ví dụ: "Tôi là Trần Văn B, hiện đang giữ chức vụ Phó Giám đốc Bộ phận Bán hàng và Tiếp thị tại Tập đoàn ABC. Tôi đã làm việc tại đây được 12 năm và là quản lý trực tiếp của người lao động này trong 3 năm qua."

Xác nhận thông tin công tác. Trong đoạn tiếp theo, hãy cung cấp chi tiết về quá trình làm việc của người lao động, bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc, chức vụ, loại hình công việc (toàn thời gian hoặc bán thời gian), và tình trạng hiện tại (còn làm việc hay đã nghỉ). Nếu cần, hãy đề cập đến thông tin tài chính như mức lương hoặc thưởng.

Ví dụ: "Người lao động đã làm việc tại Tập đoàn ABC từ ngày 7/9/2003 đến ngày 7/1/2011, giữ chức vụ Phó Phòng Bán hàng với mức lương hàng năm là 600 triệu đồng."

Mô tả nhiệm vụ và đóng góp của người lao động. Đoạn này nên tập trung vào các nhiệm vụ chính và thành tích của người lao động trong thời gian làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích khi thư được dùng để xin việc hoặc vay vốn. Bạn có thể thêm một số nhận xét tích cực để hỗ trợ người lao động.

Ví dụ: "Người lao động chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ bán hàng từ 7 đến 9 nhân viên, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và báo cáo tiến độ bán hàng hàng quý."

Tránh tiết lộ thông tin nhạy cảm hoặc vi phạm pháp luật. Hãy tuân thủ các quy định pháp lý về việc chia sẻ thông tin nhân viên. Một số tiểu bang tại Hoa Kỳ chỉ cho phép tiết lộ thông tin khi có sự đồng ý của người lao động, trong khi những nơi khác cho phép chia sẻ thông tin chính xác và thiện chí. Luôn kiểm tra kỹ các quy định trước khi viết.

Ví dụ: Tại Alaska, người sử dụng lao động có thể chia sẻ thông tin về hiệu suất làm việc mà không chịu trách nhiệm pháp lý, trừ khi thông tin đó sai lệch hoặc vi phạm quyền dân sự.

Cung cấp thông tin liên hệ. Kết thúc thư bằng cách cung cấp thông tin liên hệ của bạn hoặc người sử dụng lao động để người nhận có thể liên hệ nếu cần thêm thông tin.

Ví dụ: "Nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ qua số điện thoại (84-4) 555-5555 hoặc email [email protected]."

Hoàn thiện và gửi thư. Sau khi hoàn thành nội dung, hãy kết thúc thư bằng "Kính thư", ký tên và ghi rõ chức vụ của bạn. Nếu công ty có quy định, hãy đóng dấu hoặc thêm các xác nhận cần thiết trước khi gửi thư cho người lao động hoặc trực tiếp đến người nhận.

Đảm bảo sử dụng chữ ký chính thức và tuân thủ các quy trình nội bộ của công ty.

Lời khuyên hữu ích

Khi viết thư xác nhận công tác cho mục đích xin thị thực hoặc thẻ xanh tại Hoa Kỳ, hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của vị trí và đóng góp của người lao động.
Một số công ty có quy định cụ thể về người viết thư hoặc mẫu thư chuẩn. Hãy tham khảo bộ phận nhân sự nếu bạn không chắc chắn.
Nếu yêu cầu nhân viên tự soạn thảo thư, hãy đọc kỹ và chỉnh sửa nội dung trước khi ký.

Điều cần lưu ý

Chỉ cung cấp thông tin tài chính khi được yêu cầu. Nếu bạn là nhân viên tự viết thư, hãy cân nhắc thêm thông tin cần thiết.
Tránh tiết lộ thông tin cá nhân của người lao động mà không có sự đồng ý của họ.
Không đề cập đến lý do người lao động rời đi, ngay cả khi việc chia tay diễn ra trong hòa bình.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi