Nghệ Thuật Viết Thư

22/02/2025

Nội dung bài viết

Viết thư là một kỹ năng không thể thiếu trong cuộc sống, từ công việc kinh doanh, học tập đến các mối quan hệ cá nhân. Dù là để truyền đạt thông tin, thể hiện thiện chí hay bày tỏ tình cảm, viết thư luôn là cách giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để viết một bức thư đúng chuẩn.

Các bước thực hiện

Xác định mức độ trang trọng của bức thư. Cách viết thư phụ thuộc vào mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Hãy lưu ý những nguyên tắc sau:

Nếu viết cho quan chức chính phủ, nhà tuyển dụng, người có chức vụ cao, thầy cô giáo hoặc bất kỳ ai mà bạn muốn duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp, hãy sử dụng ngôn ngữ trang trọng.
Nếu viết cho sếp hiện tại, đồng nghiệp ít gặp, người quen không thân thiết hoặc họ hàng lớn tuổi, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự nhưng không quá cứng nhắc.

Quyết định hình thức gửi thư: thư tay hay thư điện tử. Cách gửi thư cũng phản ánh mức độ trang trọng.

Hầu hết thư trang trọng nên được đánh máy và gửi qua bưu điện. Chỉ trong trường hợp khẩn cấp hoặc người nhận yêu cầu, bạn mới nên gửi thư điện tử.
Với thư không trang trọng, bạn có thể chọn một trong hai hình thức.
Với thư trang trọng một phần, hãy hỏi ý kiến người nhận trước. Nếu họ yêu cầu thư điện tử, hãy tuân thủ. Nếu không chắc chắn, thư tay là lựa chọn an toàn nhất.

Sử dụng tiêu đề thư hoặc ghi địa chỉ của bạn ở đầu thư (chỉ áp dụng cho thư trang trọng). Nếu bạn đang viết thư kinh doanh và có sẵn tiêu đề thư in sẵn, hãy tận dụng nó. Nếu muốn thêm phần chuyên nghiệp, bạn có thể thiết kế tiêu đề thư bằng phần mềm soạn thảo. Nếu không, chỉ cần ghi đầy đủ địa chỉ của bạn và căn lề trái. Ghi địa chỉ đường/phố ở dòng đầu, tỉnh/thành phố và mã bưu chính ở dòng thứ hai.

Ghi ngày tháng (áp dụng cho mọi loại thư). Sau khi ghi địa chỉ, cách một dòng và viết ngày tháng. Bạn cũng có thể viết ngày tháng trước, căn lề trái như khi ghi địa chỉ.

Viết ngày tháng đầy đủ, ví dụ: "Ngày 19 tháng 9 năm 2014" hoặc "19/9/2014".
Với thư trang trọng một phần hoặc thư điện tử không trang trọng, không cần ghi ngày tháng vì thời gian đã được hiển thị tự động.

Ghi tên, chức danh và địa chỉ người nhận (chỉ áp dụng cho thư trang trọng). Sau khi ghi ngày tháng, cách một dòng và viết tên người nhận kèm chức danh. Dòng tiếp theo ghi tên công ty hoặc tổ chức (nếu có), địa chỉ ở dòng thứ ba và mã bưu chính ở dòng thứ tư.

Với thư điện tử, không cần thực hiện bước này.
Với thư trang trọng một phần hoặc không trang trọng, chỉ cần ghi thông tin này trên phong bì.
Nếu không biết người nhận cụ thể, chỉ cần ghi tên công ty và địa chỉ.

Bắt đầu thư bằng lời chào phù hợp. Lời chào phụ thuộc vào mức độ trang trọng và mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Một số ví dụ:

Với thư trang trọng không gửi cho cá nhân cụ thể, dùng "Kính gửi các bên liên quan:" với dấu hai chấm.
Nếu chỉ biết giới tính người nhận, dùng "Kính thưa ông/bà" hoặc "Thưa ông bà". Hãy cẩn thận để tránh hiểu lầm.
Với thư trang trọng và biết tên người nhận, dùng "Kính thưa ông/bà..." hoặc "Bà A thân mến,".
Với thư trang trọng một phần, dùng "Kính thưa" hoặc "Xin chào".
Với thư không trang trọng, dùng "Xin chào," hoặc "Hi".

Ghi tên người nhận sau lời chào.

Với thư trang trọng, dùng chức danh như "Tiến sỹ", "Giáo sư", "Ông", "Bà" hoặc chức vụ quân đội/chính phủ, sau đó là họ của người nhận.
Với thư trang trọng một phần, cân nhắc xem có thể gọi bằng tên riêng không. Nếu không chắc, dùng chức danh để đảm bảo lịch sự.
Với thư không trang trọng, thường gọi bằng tên riêng. Ngoại lệ là khi gửi cho người lớn tuổi trong gia đình, dùng "Ông" hoặc "Cô" kèm tên.

Bắt đầu viết thư. Nếu đánh máy, hãy cách một dòng để bắt đầu; nếu viết tay, chỉ cần xuống dòng.

Với thư cá nhân, hãy bắt đầu bằng lời hỏi thăm sức khỏe, chẳng hạn như "Dạo này anh khỏe không?" hoặc "Hy vọng anh vẫn khỏe mạnh."
Với thư kinh doanh hoặc thư trang trọng, hãy đi thẳng vào vấn đề. Thời gian là quý giá, đừng lãng phí thời gian của người nhận.

Xác định nội dung cần trao đổi trong thư. Mục đích chính của thư là truyền tải thông tin. Trước khi viết, hãy suy nghĩ về thông điệp bạn muốn gửi gắm. Liệu bạn có cần thông báo giá sản phẩm, bày tỏ nỗi nhớ, hay cảm ơn về món quà sinh nhật? Dù là thông tin gì, hãy tập trung vào nó.

Đồng thời, hãy tránh những nội dung tiêu cực. Một bức thư viết trong cơn tức giận với ngôn từ thiếu kiểm soát không nên được gửi đi. Nếu lỡ viết, hãy để nó qua vài ngày trước khi quyết định.

Bắt đầu viết thư. Mỗi đoạn nên tập trung vào một ý chính. Đảm bảo sử dụng đúng dấu câu, chính tả và ngữ pháp để thư trở nên chuyên nghiệp và dễ hiểu.

Kiểm tra lại thư trước khi gửi. Đọc lại thư vài lần để đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng và không có lỗi chính tả hay ngữ pháp. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả hoặc nhờ người khác đọc giúp và chỉnh sửa nếu cần.

Kết thúc thư một cách phù hợp. Lời kết giúp thiết lập mối quan hệ với người nhận. Sau đoạn cuối, cách một dòng và viết câu kết.

Với thư trang trọng, dùng "Chân thành cảm ơn", "Rất hân hạnh" hoặc "Chúc ông/bà một ngày tốt lành".
Với thư trang trọng một phần, dùng "Thân ái" hoặc "Chúc may mắn".
Với thư thân mật, lời kết nên phản ánh mối quan hệ. Ví dụ: "Yêu em", "Yêu mọi người nhiều", v.v.
Nếu muốn tạo ấn tượng, hãy kết thư một cách sáng tạo. Ví dụ: "Vẫn như mọi khi, tôi mong là...", sau đó cách một dòng và viết "Chân thành cảm ơn."

Ký tên. Cách ký tên phụ thuộc vào tính chất của bức thư.

Với thư đánh máy, để khoảng 4 dòng giữa lời kết và tên đầy đủ của bạn. Ký tên bằng mực xanh hoặc đen vào khoảng trống đó.
Với thư điện tử trang trọng, gõ tên đầy đủ của bạn ngay sau lời kết.
Nếu muốn, thêm chức danh sau tên, ví dụ: "Giáo sư A".
Với thư trang trọng một phần, bạn có thể ký tên và ghi rõ tên hoặc chỉ cần ký tên.
Với thư không trang trọng, không cần ghi tên sau khi ký. Đối với thư điện tử, ghi tên ở cuối; với thư viết tay, chỉ cần ký tên.

Sử dụng "Tái bút" (P.S) để bổ sung thông tin.

Nếu cần thêm thông tin, hãy dùng "Tái bút" (P.S) và viết thêm nội dung.
Nếu cần bổ sung lần thứ hai, dùng "Tái bút lần nữa" (P.P.S).

Gấp thư (tùy chọn). Nếu gửi thư qua bưu điện, hãy gấp thư làm ba. Gấp phần dưới lên 1/3 tờ giấy, vuốt phẳng, sau đó gấp phần đầu xuống khít với mép gấp dưới. Cách gấp này giúp thư nằm gọn trong phong bì.

Ghi địa chỉ người nhận lên phong bì (tùy chọn). Ở chính giữa phong bì, ghi địa chỉ người nhận như sau:

Ông Nguyễn Văn A
123 Đường Võ Thị Sáu
Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Ghi địa chỉ phản hồi trên phong bì (tùy chọn). Nếu bưu điện không thể gửi thư, họ sẽ trả lại thư về địa chỉ phản hồi mà không tính phí. Cách ghi tương tự như địa chỉ người nhận.

Lời khuyên hữu ích

Thư là phương tiện để bày tỏ lòng biết ơn, sự đồng cảm, tình yêu, sự hài hước, quan tâm và nhiều cảm xúc khác.
Luôn tập trung vào mục đích chính khi viết thư.
Sau lời chào, luôn sử dụng dấu phẩy.
Tránh đưa thông tin không cần thiết, đặc biệt trong thư kinh doanh.
Hãy lịch sự và có lý lẽ khi viết thư than phiền để tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực.
Khi in thư, chọn loại giấy chất lượng cao hơn giấy photocopy thông thường.
Với thư điện tử trang trọng, đảm bảo nội dung thể hiện sự tôn trọng tối đa.
Sử dụng mực xanh hoặc đen khi viết thư.
Mỗi đoạn chỉ nên tập trung vào một ý chính.
Tránh diễn đạt mơ hồ, hãy làm rõ ý kiến của mình.
Viết thư với mục đích lan tỏa thông tin một cách hiệu quả.
Quan điểm trong thư cần rõ ràng, chính xác và đi kèm giải thích ngắn gọn nếu cần.