Những mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế nhất

Là một nhà tuyển dụng, việc gửi thư từ chối đến các ứng viên không được chọn là điều cần thiết. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết thư từ chối sao cho vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa tinh tế và tôn trọng ứng viên. Nếu bạn đang tìm kiếm những mẫu thư từ chối ứng viên hay nhất để tham khảo, hãy cùng khám phá những gợi ý mà Tripi chia sẻ trong bài viết dưới đây.

I. Hướng dẫn viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế

Thư từ chối ứng viên là những lá thư hoặc email mà nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên không vượt qua được các vòng trong quy trình tuyển dụng. Để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp, thư từ chối cần có bố cục rõ ràng, ngôn từ phù hợp. Nếu bạn chưa biết cách viết thư từ chối ứng viên sao cho tinh tế và chuyên nghiệp, hãy tham khảo cấu trúc chuẩn dưới đây.

1. Lời chào và thông tin ứng viên

Phần đầu tiên trong thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế, bạn cần gửi lời chào đến ứng viên, kèm theo thông tin cá nhân và vị trí ứng tuyển của họ. Đây là phần quan trọng, thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của nhà tuyển dụng dành cho ứng viên. Do đó, đừng bỏ qua phần thông tin này để tạo ấn tượng tốt.

2. Lời cảm ơn ứng viên

Sau phần lời chào và thông tin ứng viên, hãy dành lời cảm ơn chân thành đến họ. Điều này không chỉ thể hiện sự trân trọng mà còn là phép lịch sự cần thiết, đặc biệt khi ứng viên đã dành thời gian và công sức để hoàn thiện hồ sơ và tham gia các vòng tuyển dụng của doanh nghiệp.

3. Từ chối ứng viên một cách khéo léo và tinh tế

Trong thư từ chối ứng viên, việc đưa ra lời từ chối một cách khéo léo là yếu tố không thể thiếu. Thay vì nói thẳng, nhà tuyển dụng nên sử dụng ngôn từ tinh tế để ứng viên hiểu rằng họ không được chọn mà vẫn cảm thấy được trân trọng. Hãy trình bày ngắn gọn, rõ ràng và chỉ ra những điểm cần cải thiện, giúp ứng viên nhận ra nguyên nhân khách quan và chủ quan để họ có thể phát triển trong tương lai.

4. Mong muốn hợp tác trong tương lai

Nếu nhà tuyển dụng nhận thấy ứng viên có tiềm năng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hoặc một vị trí khác, hãy thể hiện mong muốn được hợp tác trong tương lai. Điều này không chỉ giúp ứng viên cảm thấy được đánh giá cao mà còn mở ra cơ hội để họ tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp khi có vị trí phù hợp.

Nếu bạn nhận thấy ứng viên không phù hợp hoặc không có tiềm năng, bạn có thể bỏ qua phần mong muốn hợp tác trong tương lai trong thư từ chối.

5. Lời chúc dành cho ứng viên

Phần cuối cùng trong thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế, nhà tuyển dụng nên gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp đến ứng viên, mong họ tìm được cơ hội việc làm phù hợp hơn. Kết thúc thư bằng chữ ký và tên của người đại diện nhà tuyển dụng.

II. Tuyển tập những mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế

Quy trình tuyển dụng hiện nay thường bao gồm nhiều bước như nộp hồ sơ, phỏng vấn, làm bài test,… Ở mỗi giai đoạn, sẽ có những ứng viên không thể tiếp tục. Lúc này, việc gửi thư từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp và tinh tế là điều cần thiết. Thư từ chối không chỉ truyền tải thông điệp rõ ràng mà còn thể hiện sự trân trọng, khích lệ ứng viên. Dưới đây là những mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế để bạn tham khảo.

1. Mẫu thư từ chối ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn

Thân gửi …………..(tên ứng viên),
Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự của công ty…………. đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của bạn dành cho vị trí ……..
Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn chưa được chọn vào vòng phỏng vấn. Lý do là <lý do hồ sơ của ứng viên không được chọn>.
Chúc bạn may mắn trong hành trình tìm kiếm cơ hội mới và hy vọng có thể hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

2. Mẫu thư từ chối ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Thân gửi … <tên ứng viên>…!
Xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí <tên vị trí> tại <tên công ty>. Chúng tôi đánh giá cao sự nỗ lực và nhiệt huyết mà bạn đã thể hiện, cũng như cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.
Tuy nhiên, sau quá trình đánh giá kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định lựa chọn những ứng viên phù hợp hơn để tiếp tục đồng hành. Lý do là <lý do từ chối>.
Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và hy vọng có thể liên hệ lại khi có cơ hội phù hợp trong tương lai.
Trân trọng và chúc bạn gặp nhiều may mắn, thành công trên hành trình sự nghiệp.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

3. Mẫu thư từ chối ứng viên tiềm năng nhưng chưa phù hợp

…..<Tên ứng viên>… thân mến!
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức để ứng tuyển vị trí <tên vị trí>. Chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ và những gì bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng ban tuyển dụng đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí này.
Một lần nữa, xin cảm ơn sự quan tâm của bạn dành cho công ty. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ phù hợp với những cơ hội khác trong tương lai và sẽ lưu lại hồ sơ của bạn để liên hệ khi có vị trí phù hợp.
Chúc bạn luôn thành công và may mắn!
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

4. Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế

Thân gửi …<tên ứng viên>…!
Cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí …<vị trí công việc>… tại công ty …<tên công ty>… Sau khi đánh giá hồ sơ và kết quả phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy có một số điểm chưa phù hợp với yêu cầu của công việc. Rất tiếc phải thông báo rằng bạn không được chọn cho vị trí này. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và hy vọng có thể liên hệ lại khi có cơ hội phù hợp hơn.
Chúc bạn sớm tìm được công việc lý tưởng và thành công trên con đường sự nghiệp.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

5. Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp

Thân gửi … <tên ứng viên> … thân mến,
Tôi là <Tên người tuyển dụng> thuộc bộ phận Nhân sự tại <Tên Công ty>. Trước tiên, xin cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí <tên vị trí>.
Chúng tôi đánh giá cao kiến thức và kinh nghiệm mà bạn đã thể hiện trong hồ sơ. Tuy nhiên, rất tiếc rằng bạn chưa phù hợp với yêu cầu của công việc hiện tại.
Hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai gần.
Chúc bạn sức khỏe và thành công!
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

6. Mẫu thư từ chối ứng viên hay và tinh tế

Thân gửi <Tên ứng viên>,
Tôi là <Tên nhà tuyển dụng> thuộc bộ phận Nhân sự tại <Tên Công ty>. Xin cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí <Tên vị trí việc làm>.
Chúng tôi rất ấn tượng với kỹ năng và thành tích mà bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn vào <Thời gian phỏng vấn>. Tuy nhiên, do sự cạnh tranh cao, chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu công việc.
Một lần nữa, xin cảm ơn sự đóng góp của bạn. Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và hy vọng có thể hợp tác trong tương lai. Nếu bạn có thắc mắc, vui lòng liên hệ qua <Thông tin liên lạc>.
Chúc bạn thành công!
Trân trọng,
Ký tên
<Tên nhà tuyển dụng>

7. Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và ấn tượng nhất

Xin chào <tên ứng viên>,
Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vị trí <tên vị trí> tại công ty chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao năng lực và kinh nghiệm của bạn.
Tuy nhiên, sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu công việc. Quyết định này không phản ánh khả năng của bạn mà chỉ là sự ưu tiên phù hợp với nhu cầu hiện tại.
Chúng tôi trân trọng thời gian và nỗ lực của bạn, đồng thời hy vọng có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Chúc bạn thành công và may mắn trên hành trình sự nghiệp.
Trân trọng,
<Chữ ký của nhà tuyển dụng>

8. Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế nhất

Chào bạn,
Trước tiên, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì sự quan tâm và nỗ lực của bạn trong quá trình ứng tuyển tại công ty chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao thời gian và công sức bạn đã dành cho vị trí này.
Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không được chọn để tiếp tục với vị trí hiện tại. Quyết định này được đưa ra sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên nhiều yếu tố.
Chúng tôi rất ấn tượng với sự chuyên nghiệp và tinh tế của bạn trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu công việc.
Chúng tôi hy vọng bạn sẽ tiếp tục tìm kiếm cơ hội phát triển và chúc bạn thành công trong tương lai. Một lần nữa, xin cảm ơn sự quan tâm của bạn.
Trân trọng, <Tên người ký>

9. Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế nhất

Thân gửi <Tên ứng viên>,
Tôi là <Tên nhà tuyển dụng> thuộc bộ phận Nhân sự tại <Tên Công ty>. Xin cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn vị trí <Tên vị trí việc làm> vào <Thời gian phỏng vấn>.
Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm và nỗ lực của bạn. Tuy nhiên, sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu công việc.
Chúng tôi hy vọng bạn sẽ cân nhắc ứng tuyển cho vị trí <Chức danh hoặc vị trí thay thế> khi chúng tôi mở đợt tuyển dụng tiếp theo. Nếu quan tâm, vui lòng liên hệ qua <Email hoặc số điện thoại>.
Một lần nữa, xin cảm ơn sự quan tâm của bạn. Chúc bạn thành công và may mắn trong tương lai!
Trân trọng,
Ký tên
<Tên nhà tuyển dụng>

10. Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế bằng tiếng Anh

Kính gửi <Tên ứng viên>,
Cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến <Tên công ty>. Chúng tôi xin thông báo rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác cho vị trí <Tên vị trí>.
<Tùy chọn, bao gồm phản hồi từ quá trình tuyển dụng cho các ứng viên phù hợp với cơ hội trong tương lai:> Chúng tôi rất ấn tượng với kỹ năng và thành tích của bạn. <Hãy đề cập cụ thể điều gì đó nổi bật về ứng viên.> Chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với các vị trí khác trong tương lai và sẽ liên hệ lại nếu có cơ hội phù hợp.
Chúc bạn thành công trong hành trình tìm kiếm việc làm và phát triển sự nghiệp.
Trân trọng,
<Tên của bạn>
<Chữ ký email của bạn>

Trên đây, Tripi đã chia sẻ với bạn cách viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp cùng những mẫu thư từ chối tinh tế và phù hợp nhất. Tùy vào từng tình huống cụ thể, bạn hãy lựa chọn và áp dụng mẫu thư phù hợp. Cảm ơn bạn đã theo dõi và ủng hộ bài viết này.