10 kinh nghiệm quan trọng giúp bạn quyết toán thuế hiệu quả với cơ quan thuế

19/06/2025

Nội dung bài viết

1. Bảo quản và lưu trữ hóa đơn đầu ra

Mỗi cuốn hóa đơn cần được đánh số thứ tự rõ ràng nếu chưa có, nhằm hỗ trợ quá trình tra cứu và kiểm kê dễ dàng.
Với hóa đơn bị hủy, hãy thống kê cụ thể số lượng bị hủy, ghi chú bằng giấy nhớ ở bìa cuốn hóa đơn và lưu trữ thêm thông tin này vào file Excel để đảm bảo quản lý xuyên suốt và nhất quán.
Cơ quan thuế sẽ so sánh bảng kê đầu ra với hóa đơn thực tế để xác minh các hóa đơn hủy, kiểm tra tính hợp lệ và có lập biên bản hủy hay không. Đối với hóa đơn liên 2 khách hàng trả về, bạn nên gắn trực tiếp vào cuốn hóa đơn chưa xé, gạch chéo và đính kèm biên bản hủy trên tờ hóa đơn đó.

Mẫu hóa đơn xuất bán

2. Quản lý hóa đơn đầu vào một cách khoa học

Đối với hóa đơn đầu vào, bạn nên đục lỗ và đóng thành từng cuốn theo tháng hoặc quý. Sắp xếp hóa đơn theo đúng thứ tự trên tờ khai thuế GTGT giúp việc tra cứu trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Hãy in thêm một hoặc hai cuốn sổ cái tài khoản 133 đã được hạch toán, đảm bảo khớp với bảng kê mua vào. Việc đối chiếu này sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ số phát sinh và số dư cuối kỳ giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.

Mẫu hóa đơn nhập - xuất kho

3. Quản lý hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng

Đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng, bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua chuyển khoản theo quy định. Khi thanh toán, bạn nên photo Ủy nhiệm chi (UNC) và đính kèm vào hóa đơn hoặc ghi rõ ngày thanh toán trực tiếp trên hóa đơn. Cơ quan thuế sẽ đối chiếu và yêu cầu xuất trình UNC; nếu không cung cấp được, khoản thuế VAT liên quan sẽ không được khấu trừ.

Giao dịch chuyển khoản qua thẻ ngân hàng

4. Quản lý hàng phi mậu dịch

Hàng phi mậu dịch là hàng hóa được tặng hoặc gửi mẫu từ nhà cung cấp, không phát sinh chi phí mua bán nhưng vẫn phải chịu thuế nhập khẩu, thuế VAT và chi phí vận chuyển. Nếu hàng được sử dụng cho mục đích kinh doanh và không đem bán, VAT vẫn có thể khấu trừ. Tuy nhiên, nếu hàng bị bán do thiếu hụt, công ty sẽ không được phép xuất hóa đơn cho các giao dịch đó.

Hàng hóa dùng để trưng bày

5. Quản lý và lưu trữ sổ sách

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các loại sổ chính và sổ phụ theo từng tháng, bao gồm: sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có và các chứng từ đi kèm như ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, lệnh chi - lệnh thu,... Nên chuẩn bị bản sao kê tổng hợp cả năm để thông tin được rõ ràng, minh bạch, kể cả trong trường hợp không có giao dịch phát sinh.
Hãy chuẩn bị cả bản in sổ phụ (file cứng) và bản mềm xuất từ Internet Banking để phục vụ công tác quyết toán thuế. Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký Internet Banking, nên kiến nghị cấp trên thực hiện đăng ký ngay để đảm bảo tiện lợi trong quản lý tài chính.
Tuyệt đối không giao dịch với các công ty ma. Hợp tác với đối tượng này không chỉ khiến VAT đầu vào bị loại khỏi chi phí hợp lệ mà còn kéo theo hàng loạt rủi ro: phạt hành chính, phạt chậm nộp, thậm chí bị xử phạt vì hành vi gian lận hoặc trốn thuế. Cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin đối tác trước khi ký kết hợp đồng.

Danh mục các sổ sách kế toán cần thiết

6. Phân loại và hạch toán chi phí hiệu quả

Khi tiến hành hạch toán, cần phân loại rõ ràng giữa các khoản chi phí hợp lý và không hợp lý. Việc này giúp quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi hơn khi chỉ cần loại bỏ những chi phí không được chấp nhận.
Tài khoản 6423 có thể được sử dụng để ghi nhận các khoản chi không có hóa đơn, hóa đơn bị loại hoặc những chi phí nhạy cảm đặc thù của doanh nghiệp, đảm bảo minh bạch và dễ kiểm soát.

Quy trình hạch toán

7. Quản lý các khoản chi phụ

Nếu doanh nghiệp bị thua lỗ trong năm tài chính, các khoản chi phụ như thưởng tháng 13 hay quà tặng dịp lễ sẽ không được công nhận là chi phí hợp lý. Do đó, để tối ưu hóa, bạn có thể ghi nhận các khoản này chung chung dưới danh mục chi phí công tác.
Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ,... cần được chuẩn bị rõ ràng ở dạng file mềm. Cần kiểm tra kỹ hồ sơ TSCĐ bao gồm hóa đơn đầu vào, chi phí lắp đặt, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao và nghiệm thu tài sản, cùng với thẻ tài sản. Tất cả phải được đối chiếu chính xác với bảng cân đối phát sinh.
Phải rà soát việc trích khấu hao: xem công ty đã đăng ký với cơ quan thuế hay chưa. Nếu chưa, hãy đề xuất ngay việc đăng ký để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp.

Mẫu bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định

8. Kê khai thuế giá trị gia tăng một cách chuẩn xác

Chỉ được kê khai thuế giá trị gia tăng khi đã có hóa đơn gốc hoặc giấy nộp thuế chính thức. Nếu chưa có, tuyệt đối không kê khai tạm để tránh vi phạm. Nên thu hồi hóa đơn gốc sớm để chủ động trong trường hợp cần xuất trình khi kiểm tra.
Khi nhập khẩu hàng hóa, chỉ kê khai thuế nếu đã có giấy nộp thuế. Nếu kê khai sớm hơn thời điểm ghi trên giấy nộp thuế, bạn có thể bị xử phạt do kê khai sai kỳ tính thuế và cả lỗi chậm nộp. Sau khi hoàn tất kê khai, nên xuất bản kê khai ra Word hoặc Excel để lưu trữ phục vụ quyết toán.
Kể cả khi sử dụng biểu mẫu mới như HTKK3.3.0 không hiển thị chi tiết, bạn vẫn phải nhập đầy đủ dữ liệu vì thông tin này sẽ được đối chiếu khi quyết toán. Đừng quên chuẩn bị bảng kê kèm theo để so sánh và chứng minh tính hợp lệ.

Thuế giá trị gia tăng

9. Quản lý dòng tiền và các khoản tương đương tiền

Khi doanh nghiệp tiến hành vay vốn từ ngân hàng, tuyệt đối không để tồn quỹ tiền mặt ở mức cao, đặc biệt là vào thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu quỹ tiền mặt vượt ngưỡng hợp lý, hãy chủ động lập phiếu chi để điều chỉnh xuống. Nội dung chi có thể linh hoạt như chi phí marketing, hội thảo, chi tiếp khách,... Dù không có hóa đơn, bạn vẫn nên ghi chép hợp lý để tránh rủi ro trong kỳ quyết toán thuế.
Quỹ tiền mặt không được phép âm. Trong tình huống thiếu hụt, kế toán cần nhanh chóng lập hợp đồng vay với lãnh đạo công ty hoặc cổ đông lớn, quy định lãi suất 0%/tháng. Khi dòng tiền ổn định trở lại, hãy tiến hành thanh lý hợp đồng để hoàn tất thủ tục vay - trả một cách minh bạch.

Dòng tiền và sổ quỹ

10. Quản lý hàng hóa trong kho

Mọi hàng hóa khi xuất kho đều phải kèm theo hóa đơn, bất kể đó là hàng khuyến mãi, hàng sử dụng nội bộ, hàng bảo hành hay hàng tồn cần thanh lý, kể cả những mặt hàng đã xuống cấp, không còn đủ điều kiện tiêu thụ. Hóa đơn là chứng từ thường xuyên bị tra soát, do đó, việc xuất hóa đơn và kê khai đầy đủ VAT đầu vào - đầu ra là cách tốt nhất để bảo vệ doanh nghiệp trước các cuộc kiểm tra.

Với hàng tồn kho, hãy kiểm tra xem đã lập biên bản kiểm kê cuối năm hay chưa, số liệu có trùng khớp với báo cáo tổng hợp không và chuẩn bị giải trình nếu có chênh lệch đáng kể. Hàng tồn kho có đang ở mức an toàn?
Đừng quên rà soát toàn bộ phiếu xuất - nhập xem đã đủ chữ ký, con dấu chưa. Nếu thiếu, cần bổ sung ngay sau khi phát hiện để tránh rắc rối sau này.