Hướng dẫn chi tiết cách kết hợp hàm IF và VLOOKUP (kèm ví dụ minh họa)

Bạn đang băn khoăn không biết cách sử dụng hàm IF kết hợp VLOOKUP trong những tình huống nào để đạt hiệu quả cao nhất? Nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn chi tiết kèm ví dụ cụ thể, hãy cùng khám phá bài viết dưới đây.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 3 trường hợp phổ biến nhất khi sử dụng hàm IF kết hợp VLOOKUP, đi kèm với ví dụ minh họa và cách thực hiện chi tiết. Mời bạn cùng theo dõi.

Hàm IF

Hàm IF sẽ trả về một giá trị nếu điều kiện được đánh giá là TRUE và trả về giá trị khác nếu điều kiện được đánh giá là FALSE. Đây là công cụ mạnh mẽ giúp xử lý dữ liệu linh hoạt.

Cú pháp cơ bản

IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó các thành phần được giải thích như sau:

• logical_test: Biểu thức logic có thể được đánh giá là TRUE hoặc FALSE.
• value_if_true: Giá trị trả về nếu biểu thức logical_test là TRUE.
• value_if_false: Giá trị trả về nếu biểu thức logical_test là FALSE.
• Khám phá thêm chi tiết về hàm IF tại đây: https://Tripi/ham-if-trong-excel/

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là công cụ tìm kiếm giá trị theo cột, giúp dò tìm giá trị trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu. Khi tìm thấy, hàm sẽ trả về giá trị tương ứng từ các cột khác trong cùng hàng, tùy thuộc vào chỉ định của bạn.

Cú pháp cơ bản:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm, có thể là chuỗi, tham chiếu hoặc giá trị cụ thể từ bảng chính.
• table_array: Bảng tham chiếu chứa dữ liệu cần tìm kiếm. Cột đầu tiên của bảng này chứa các giá trị được so sánh với lookup_value.
• col_index_num: Chỉ số cột trong table_array để trả về giá trị tương ứng.
• range_lookup: Giá trị logic xác định chế độ tìm kiếm chính xác (FALSE) hoặc tương đối (TRUE).
• Khám phá thêm về hàm VLOOKUP tại đây: https://Tripi/ham-vlookup-trong-excel/

Hàm IF kết hợp với VLOOKUP

Dưới đây là những ví dụ minh họa chi tiết về cách kết hợp hàm IF với VLOOKUP để giải quyết các bài toán thực tế.

Ví dụ 1: Giả sử bạn có bộ dữ liệu sau đây:

Bạn có thể sử dụng kết hợp hàm IF và VLOOKUP để tính toán phần thưởng % dựa trên bảng Thưởng.

Nếu nhân viên thuộc khu vực Miền Bắc đạt doanh thu từ 200.000.000 trở lên, họ sẽ nhận được thưởng 10%, ngược lại sẽ không được thưởng (trả về 0). Đối với nhân viên Miền Nam, nếu doanh thu đạt từ 220.000.000 trở lên, thưởng 10% sẽ được áp dụng, nếu không, thưởng sẽ là 0. Riêng nhân viên Miền Trung, nếu đạt doanh thu từ 100.000.000 trở lên, họ sẽ nhận được thưởng 15%, ngược lại sẽ trả về 0.

Phân tích yêu cầu

Để thực hiện yêu cầu cho nhân viên đầu tiên, bạn cần sử dụng hàm IF để kiểm tra doanh thu của nhân viên so với doanh thu tương ứng trong bảng Thưởng. Nếu điều kiện đúng, hàm sẽ trả về phần thưởng % (cột 3 trong bảng Thưởng), ngược lại sẽ trả về giá trị “0”.

Để xác định điều kiện trong hàm IF, bạn cần dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm doanh thu của khu vực tương ứng trong bảng Thưởng và trả về giá trị doanh thu (cột 2) để so sánh với doanh thu của nhân viên.

Để trả về phần thưởng % (cột 3 trong bảng Thưởng), bạn cũng sẽ sử dụng hàm VLOOKUP tương tự như trong phần điều kiện của hàm IF, nhưng cột trả về sẽ là cột 3.

Cách thực hiện:

Đầu tiên, bạn chọn ô đầu tiên trong cột Thưởng % và nhập công thức sau:

=IF(D6>=VLOOKUP(C6;$C$17:$E$20;2;0);VLOOKUP(C6;$C$17:$E$20;3;0);"0")

Trong công thức này:

• D6 là ô chứa doanh thu của nhân viên đầu tiên.
• VLOOKUP(C6;$C$17:$E$20;2;0) là hàm dò tìm giá trị của ô C6 (khu vực của nhân viên) trong bảng Thưởng (C17:E20) và trả về giá trị từ cột thứ 2 (doanh thu). Kiểu dò tìm được sử dụng là chính xác.

Lưu ý: Để sao chép công thức cho các nhân viên khác, bạn cần cố định vị trí bảng Thưởng C17:E20. Sau khi chọn vùng bảng, nhấn phím F4 để thêm ký hiệu $, ví dụ: $C$17:$E$20.

• VLOOKUP(C6;$C$17:$E$20;3;0) sẽ trả về phần trăm thưởng (cột 3) nếu điều kiện trong hàm IF được đáp ứng.
• "0" là giá trị trả về khi điều kiện không thỏa mãn, nghĩa là nhân viên không được thưởng.

Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị ngay lập tức. Ví dụ, nhân viên đầu tiên thuộc khu vực Miền Bắc nhưng doanh thu dưới 200.000.000 nên kết quả trả về là 0.

Bạn chỉ cần sao chép công thức xuống các ô bên dưới để tính phần trăm thưởng cho các nhân viên khác một cách nhanh chóng và chính xác.

Bạn cũng có thể sử dụng hàm IF để xử lý lỗi trong hàm VLOOKUP, giúp công thức trở nên linh hoạt và tránh các lỗi không mong muốn.

Ví dụ 2: Giả sử bạn gặp phải lỗi sau đây:

Lỗi #N/A xuất hiện khi giá trị lookup_value không tồn tại. Để tránh lỗi này, bạn có thể kết hợp hàm IF như sau:

=IF(B16="";"";VLOOKUP(B16;B5:D13;3;0))

Ô B16 là giá trị lookup_value của hàm VLOOKUP. Hàm IF sẽ kiểm tra nếu ô B16 trống, nó sẽ trả về giá trị rỗng. Nếu ô B16 có giá trị, hàm VLOOKUP sẽ được thực hiện và trả về kết quả tìm kiếm tương ứng.

Bạn chỉ cần nhập tên nhân viên vào ô tìm kiếm, hàm sẽ tự động dò tìm và trả về kết quả doanh thu tương ứng.

Ví dụ 3: Sử dụng hàm IF để linh hoạt thay đổi vị trí cột tham chiếu trong hàm VLOOKUP.

Giả sử bạn có dữ liệu như sau: trong ô C15 có danh sách hai tùy chọn là Doanh Thu và Khu Vực. Bạn cần kết hợp hàm IF và VLOOKUP để khi chọn một tùy chọn, kết quả tìm kiếm sẽ trả về đúng theo tùy chọn đó.

Để thực hiện yêu cầu này, bạn cần hiểu rõ cách thức hoạt động của hàm VLOOKUP kết hợp với IF:

Hàm VLOOKUP sẽ dò tìm giá trị trong ô B16, và sử dụng hàm IF để linh hoạt thay đổi cột trả về của hàm VLOOKUP dựa trên điều kiện.

Nếu ô C15 chứa giá trị Khu Vực, kết quả sẽ trả về cột 2 trong bảng dò tìm. Ngược lại, nếu không phải, kết quả sẽ trả về cột 3 (cột Doanh Thu).

Với ví dụ trên, bạn sẽ có công thức VLOOKUP kết hợp IF như sau:

=VLOOKUP(B16;B5:D13;IF(C15="Khu Vực";2;3);0)

Để tránh lỗi như trong ví dụ 2, bạn có thể kết hợp thêm hàm IF để xử lý lỗi, công thức sẽ trở thành:

=IF(B16="";"";VLOOKUP(B16;B5:D13;IF(C15="Khu Vực";2;3);0))

Kết quả cuối cùng bạn nhận được sẽ như sau:

Khi bạn chọn tùy chọn Doanh Thu, kết quả sẽ trả về doanh thu tương ứng của nhân viên đó.

Trên đây là ba cách phổ biến để kết hợp hàm IF với hàm VLOOKUP, kèm theo ví dụ minh họa chi tiết giúp bạn dễ dàng áp dụng. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại những kiến thức hữu ích, giúp bạn linh hoạt sử dụng hàm IF và VLOOKUP trong công việc. Chúc bạn thành công!