Những quy tắc cơ bản trong việc soạn thảo văn bản Word

Để tạo nên một văn bản vừa chuẩn mực, dễ nhìn và thu hút sự chú ý của người đọc, bạn cần lưu ý một số quy tắc cơ bản khi soạn thảo văn bản. Đây là nền tảng giúp nâng cao chất lượng bản thảo của bạn.

1. Phân biệt rõ ràng giữa các khái niệm như ký tự, từ ngữ, câu, dòng và khoảng cách được xem là một đoạn văn.

- Ký tự (Character): Tất cả những ký tự có thể được nhập từ bàn phím cùng một số ký tự đặc biệt được phần mềm hỗ trợ.

- Từ (Word):

+ Một từ là sự kết hợp của nhiều ký tự (không bao gồm khoảng trắng) tạo thành một đơn vị ngữ nghĩa hoàn chỉnh.

+ Các từ được phân tách nhau thông qua dấu cách, chẳng hạn như khoảng trắng hoặc phím Space.

- Câu (Sentence):

+ Các từ được kết hợp để tạo thành một câu hoàn chỉnh.

+ Các câu được phân biệt rõ ràng bằng dấu chấm (.).

- Đoạn văn (Paragraph):

+ Một đoạn văn bao gồm nhiều câu có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

+ Khi cần bắt đầu một đoạn mới, hãy nhấn phím Enter để xuống dòng.

2. Lưu ý quy tắc tự động xuống dòng của Word: Khi viết đến cuối dòng, Word sẽ tự động ngắt dòng mà không cần bạn phải nhấn phím Enter.

3. Một số quy tắc cơ bản khi gõ văn bản.

Hạn chế sử dụng phím Enter để ngắt dòng

- Hãy lưu ý rằng không nên sử dụng phím Enter để xuống dòng trong Word, vì chương trình sẽ tự động ngắt dòng. Nếu bạn dùng Enter, máy tính sẽ coi đó là một đoạn văn mới. Phím Enter chỉ nên dùng để phân tách các đoạn văn bản với nhau.

Giữa các từ, chỉ nên sử dụng một dấu cách duy nhất

- Word tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các từ. Nếu bạn nhấn quá nhiều lần phím cách, Word sẽ tự động hiểu những khoảng cách đó là một từ và phân chia chúng như vậy, gây ra sự không đồng đều trong văn bản. Điều này có thể khiến văn bản trông không được gọn gàng và khoa học. Ví dụ minh họa như hình vẽ:

Quy tắc sử dụng dấu ngắt câu đúng cách

- Các dấu ngắt câu quan trọng bao gồm: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than và dấu hỏi.

- Khi sử dụng các dấu ngắt câu này, bạn cần lưu ý rằng chúng phải được viết liền với từ đứng trước và theo sau phải có một dấu cách.

- Tại sao cần tuân theo nguyên tắc này: Nếu dấu ngắt câu xuất hiện ở cuối dòng, và không được viết sát vào từ phía trước, Word sẽ tự động hiểu đó là một từ và ngắt xuống dòng. Điều này vi phạm quy tắc sử dụng dấu ngắt câu. Dưới đây là hình vẽ mô tả rõ hơn:

Quy tắc khi sử dụng dấu ngoặc đơn, ngoặc kép

- Các dấu mở ngoặc và dấu mở nháy phải được đặt ngay sát với ký tự cuối cùng của từ đứng trước.

- Các dấu đóng ngoặc và dấu đóng nháy cần được đặt sát vào ký tự cuối cùng của từ đứng sau. Hình ảnh dưới đây minh họa rõ ràng quy tắc này:

Hy vọng những quy tắc soạn thảo trên sẽ mang lại hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn gặp nhiều may mắn và thành công!