Những vấn đề thường gặp trong Excel và cách giải quyết hiệu quả

Khi thao tác với các công thức hoặc xử lý dữ liệu trong Excel, không thể tránh khỏi việc gặp phải một số lỗi. Tuy nhiên, nếu hiểu rõ nguyên nhân và cách thức khắc phục, bạn sẽ dễ dàng xử lý những vấn đề này một cách nhanh chóng.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ với bạn một số lỗi phổ biến khi sử dụng Excel và cách khắc phục hiệu quả các lỗi đó.

1. Lỗi do độ rộng ô không đủ để hiển thị nội dung.

Lỗi xảy ra khi cột không đủ độ rộng và bạn nhập giá trị ngày tháng hoặc thời gian dưới dạng số âm.

Bạn cần điều chỉnh lại độ rộng của cột để hiển thị đúng dữ liệu.

2. #VALUE! Lỗi giá trị không hợp lệ.

Lỗi này thường xuất hiện khi bạn sử dụng một số hàm trong Excel, chẳng hạn như:

- Chưa hoàn thiện hàm hoặc chưa nhập đủ các tham số cần thiết đã vội nhấn Enter.

- Nhập một chuỗi vào hàm trong khi hàm lại yêu cầu một số hoặc một giá trị logic.

- Nhập quá nhiều tham số cho một hàm hoặc toán tử, dù chúng chỉ yêu cầu một tham số duy nhất.

- Hàm chứa các phép toán không tương thích về kiểu dữ liệu.

Bạn cần đảm bảo nhập chính xác hàm cùng với các đối số hoặc tham số cần thiết, đồng thời các phép toán phải tương thích về kiểu dữ liệu.

3. #NAME! Lỗi tên không đúng.

Có một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến lỗi sai tên, bao gồm:

- Sử dụng các ký tự không hợp lệ trong công thức.

- Lỗi sai tên hàm có thể do bạn gõ quá nhanh hoặc sử dụng bộ gõ tiếng Việt.

- Sử dụng những hàm không phải mặc định trong Excel như: EDATE, WORKDAYS…

- Quên không dùng dấu nháy đôi " khi nhập chuỗi trong hàm.

- Thiếu dấu hai chấm (:) trong dãy địa chỉ ô khi sử dụng công thức.

Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại tên hàm, cấu trúc và cú pháp của nó. Để sử dụng các hàm không mặc định, bạn hãy vào Tools -> Add-in và chọn tiện ích Analysis ToolPak.

4. #DIV/0! Lỗi chia cho 0.

Lỗi này xuất hiện khi công thức của bạn chứa phép chia với số chia là 0 hoặc ô tham chiếu chứa giá trị trống.

Hãy kiểm tra lại số chia trong công thức và thay đổi chúng sao cho hợp lý.

5. #REF! Lỗi tham chiếu không hợp lệ.

Lỗi này xảy ra khi:

- Liên kết hoặc tham chiếu đến một ứng dụng không thể truy cập được.

- Ô tham chiếu đã bị xóa hoặc không tồn tại trong bảng tính.

Để sửa lỗi tham chiếu không chính xác, bạn cần kiểm tra và điều chỉnh lại các ô tham chiếu trong công thức.

6. #N/A Lỗi dữ liệu không tìm thấy.

Lỗi này thường xuất hiện khi:

- Sử dụng các hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để tra cứu giá trị trong bảng chưa được sắp xếp.

- Giá trị trả về không phù hợp với yêu cầu công thức.

- Dữ liệu không đồng nhất khi sử dụng các địa chỉ mảng trong Excel.

- Sử dụng hàm tự tạo mà không hợp lý với dữ liệu cần xử lý.

- Quên cung cấp đối số cần thiết khi sử dụng hàm tự tạo.

Các bạn cần kiểm tra lại công thức, chỉnh sửa các ô tham chiếu và đảm bảo rằng bảng dữ liệu tham chiếu đã được sắp xếp đúng cách khi sử dụng các hàm dò tìm.

7. #NULL! Lỗi dữ liệu trống.

Lỗi dữ liệu trống xảy ra khi:

- Sử dụng một mảng dữ liệu không có dấu phân cách rõ ràng.

- Sử dụng một dãy toán tử không phù hợp với yêu cầu của công thức.

Để sửa lỗi dữ liệu rỗng, các bạn cần kiểm tra và chỉnh sửa các lỗi từ các nguyên nhân đã đề cập.

8. #NUM! Lỗi kiểu dữ liệu số không hợp lệ.

Nguyên nhân gây ra lỗi này có thể do:

- Sử dụng hàm trả về một giá trị quá lớn hoặc quá nhỏ vượt quá giới hạn tính toán của Excel.

- Áp dụng hàm lặp lại khiến quá trình tính toán không thể hoàn tất và không thể trả về kết quả.

- Đưa vào một đối số không phù hợp trong công thức, đặc biệt khi đối số yêu cầu kiểu số liệu nhưng lại không đáp ứng được yêu cầu.

Hãy chắc chắn nhập đúng đối số trong công thức và điều chỉnh giá trị tính toán sao cho phù hợp với khả năng xử lý của Excel.

Trên đây là những lỗi phổ biến trong Excel, khi gặp phải các vấn đề này, bạn có thể áp dụng những giải pháp khắc phục hiệu quả để nhanh chóng giải quyết. Chúc các bạn đạt được thành công vượt trội!