Hướng dẫn chi tiết cách tạo danh sách thả xuống trong Excel
24/02/2025
Nội dung bài viết
tripi.vn sẽ đồng hành cùng bạn để khám phá cách tạo danh sách thả xuống trên Microsoft Excel. Tính năng này giúp bạn xây dựng danh sách lựa chọn và chèn bộ chọn thả xuống vào các ô trống trên trang tính. Lưu ý rằng tính năng này chỉ khả dụng trên phiên bản Excel dành cho máy tính.
Hướng dẫn từng bước
Xây dựng danh sách thả xuống
Mở tệp trang tính Excel mà bạn muốn chỉnh sửa. Bạn có thể nhấp đúp vào tệp Excel đã lưu trên máy tính hoặc khởi động Microsoft Excel để tạo một bảng tính mới.
Nhập các giá trị cho danh sách thả xuống. Bạn cần nhập từng mục vào các ô riêng biệt và liên tiếp trong cùng một cột.
- Ví dụ, để tạo danh sách gồm "New York", "Boston" và "Los Angeles", bạn có thể nhập "New York" vào ô A1, "Boston" vào ô A2 và "Los Angeles" vào ô A3.
Chọn ô trống để chèn danh sách thả xuống. Bạn có thể thêm danh sách này vào bất kỳ ô trống nào trên trang tính của mình.
Nhấp vào thẻ Data trên thanh công cụ. Thẻ này nằm ở phía trên cùng của trang tính, nơi chứa các công cụ liên quan đến dữ liệu.
Nhấp vào nút Data Validation (Xác thực dữ liệu) trong thanh công cụ "Data". Nút này có biểu tượng hai ô với dấu tích xanh và dấu cấm đỏ. Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện.
Chọn khung thả xuống Allow (Cho phép) trong hộp thoại "Data Validation". Trình đơn này nằm trong thẻ "Settings" (Cài đặt).
- Hộp thoại Data Validation sẽ tự động mở ra với thẻ Settings được chọn.
Chọn List (Danh sách) từ trình đơn thả xuống "Allow". Tùy chọn này cho phép bạn tạo danh sách trong ô đã chọn.
In-cell dropdown
Ignore blank- Nếu danh sách thả xuống của bạn là trường bắt buộc, hãy đảm bảo không tích vào ô này. Bạn cũng có thể bỏ qua tùy chọn này.
Nhấp vào khung văn bản dưới mục "Source" (Nguồn) trong hộp thoại. Đây là nơi bạn chọn các giá trị để chèn vào danh sách thả xuống.
Chọn danh sách giá trị cho khung thả xuống trên trang tính. Sử dụng chuột để chọn các giá trị bạn muốn chèn vào danh sách thả xuống.
- Ví dụ, nếu dữ liệu "New York", "Boston" và "Los Angeles" nằm trong ô A1 đến A3, hãy chọn phạm vi ô từ A1 đến A3.
- Bạn cũng có thể nhập thủ công các giá trị vào khung "Source", đảm bảo phân tách từng mục bằng dấu phẩy.
Tùy chỉnh thuộc tính danh sách
Nhấp vào thẻ Input Message trong hộp thoại "Data Validation". Thẻ này cho phép bạn tạo thông báo hiển thị bên cạnh danh sách thả xuống.
Show input message...- Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo, hãy bỏ qua việc đánh dấu ô này.
Nhập "Title" (Tiêu đề) và "Input Message" (Thông báo nhập). Bạn có thể sử dụng phần này để giải thích, mô tả hoặc cung cấp thông tin bổ sung về danh sách thả xuống.
- Thông báo nhập và tiêu đề sẽ xuất hiện trong một hộp thoại nhỏ màu vàng bên cạnh danh sách thả xuống khi ô được chọn.
Nhấp vào thẻ Error Alert (Thông báo lỗi) trong hộp thoại. Thẻ này cho phép hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào ô thả xuống.
Show error alert...- Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo lỗi, hãy bỏ qua việc chọn ô này.
Chọn kiểu lỗi trong khung thả xuống Style. Bạn có thể chọn giữa Stop, Warning và Information.
- Stop hiển thị thông báo lỗi và ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.
- Warning và Information hiển thị thông báo lỗi với biểu tượng "!" màu vàng hoặc "i" màu xanh nhưng không ngăn nhập dữ liệu.
Nhập nội dung "Title" và "Error message" tùy chỉnh (không bắt buộc). Tiêu đề và thông báo lỗi sẽ hiển thị khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào ô thả xuống.
- Bạn có thể để trống các trường này, khi đó tiêu đề và thông báo lỗi mặc định của Microsoft Excel sẽ được sử dụng.
- Thông báo mặc định có tiêu đề "Microsoft Excel" và nội dung "Giá trị bạn nhập không hợp lệ. Người dùng đã giới hạn các giá trị có thể nhập vào ô này".
Nhấp vào nút OK trong hộp thoại "Data Validation". Danh sách thả xuống sẽ được tạo và chèn vào ô đã chọn.
Lời khuyên hữu ích
- Sau khi tạo danh sách thả xuống, hãy kiểm tra để đảm bảo tất cả các mục hiển thị chính xác. Đôi khi bạn cần mở rộng ô để hiển thị đầy đủ nội dung.
- Khi nhập các mục, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý, chẳng hạn theo bảng chữ cái, để người dùng dễ dàng tìm kiếm và chọn lựa.
Lưu ý quan trọng
- Bạn sẽ không thể truy cập trình đơn "Data Validation" nếu trang tính đang được bảo vệ hoặc chia sẻ. Để khắc phục, hãy gỡ bỏ lớp bảo vệ hoặc hủy chia sẻ tài liệu, sau đó thử truy cập lại trình đơn Data Validation.
Du lịch
Ẩm thực
Khám phá
Đi Phượt
Vẻ đẹp Việt Nam
Chuyến đi
