Hướng dẫn chi tiết cách viết chương trình nghị sự cho cuộc họp

Bắt đầu bằng việc đặt tên cho chương trình nghị sự. Mọi tài liệu quan trọng, từ những áng văn thơ bay bổng đến các bảng tính khô khan, đều cần một cái tên rõ ràng. Chương trình nghị sự cuộc họp cũng không ngoại lệ. Tiêu đề cần truyền tải hai thông điệp chính: đây là một chương trình nghị sự và chủ đề thảo luận của cuộc họp là gì. Hãy đặt tiêu đề ngắn gọn, trực tiếp và đặt ở đầu tài liệu. Trong kinh doanh, sự đơn giản thường là lựa chọn tốt nhất.

• Không cần dùng phông chữ cầu kỳ hay kích thước lớn. Phông chữ đơn giản như Times New Roman hoặc Calibri với kích thước vừa phải là đủ. Mục đích của tiêu đề là thông báo, không phải để gây phân tâm.

Bao gồm thông tin "ai?", "ở đâu?" và "khi nào?" trong phần đầu đề. Sau tiêu đề, hãy thêm một phần đầu đề ngắn gọn chứa các thông tin cơ bản về cuộc họp. Phần này thường nằm ngay dưới tiêu đề và cung cấp thông tin thực tế như thời gian, địa điểm và thành phần tham dự. Điều này giúp những người không tham dự cũng có thể nắm được thông tin cần thiết. Dưới đây là một số thông tin bạn nên đưa vào:

• Ngày và giờ: Có thể gộp chung hoặc tách riêng.
• Địa điểm: Nếu có nhiều trụ sở, hãy ghi rõ địa chỉ. Nếu chỉ có một trụ sở, hãy chỉ rõ phòng họp.
• Thành phần tham dự: Ghi rõ tên và chức danh (nếu cần).
• Khách mời đặc biệt: Liệt kê những người có vai trò quan trọng trong cuộc họp.

Viết tuyên bố ngắn gọn về mục đích cuộc họp. Một cuộc họp không có mục tiêu rõ ràng sẽ dễ dẫn đến lãng phí thời gian. Sau phần đầu đề, hãy viết một tuyên bố ngắn gọn về mục đích của cuộc họp. Sử dụng tiêu đề như "Mục tiêu" hoặc "Mục đích", theo sau là dấu hai chấm hoặc xuống hàng. Mô tả ngắn gọn nội dung thảo luận trong 1-4 câu.

• Ví dụ: "Mục tiêu: Xác định các mục tiêu ngân sách chính cho năm tài chính 2023-2024 và thảo luận các biện pháp cắt giảm chi phí. Ông Nguyễn Văn A, Giám đốc R&D, sẽ trình bày kết quả nghiên cứu thị trường gần đây."
• Hãy coi tuyên bố mục đích như một bản tóm tắt hội nghị, cung cấp cái nhìn tổng quan mà không đi vào chi tiết.

Xây dựng lịch trình chi tiết cho cuộc họp. Lịch trình giúp tránh tình trạng cuộc họp kéo dài không cần thiết. Sau phần tuyên bố mục đích, hãy tạo một lịch trình rõ ràng với các điểm chính của cuộc họp. Sử dụng tiêu đề như "Lịch trình" và liệt kê từng nội dung thảo luận trên một dòng riêng.

• Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc hoặc khoảng thời gian dự kiến cho từng mục. Hãy nhất quán trong cách trình bày để tránh gây nhầm lẫn.

Dành thời gian phù hợp cho các khách mời đặc biệt. Nếu có khách mời tham dự để trình bày hoặc thảo luận, hãy đảm bảo họ có đủ thời gian trong lịch trình. Phân bổ thời gian cụ thể cho từng khách mời, ngay cả khi họ có nhiều chủ đề thảo luận.

• Liên hệ trước với khách mời để xác định thời gian cần thiết. Điều này giúp tránh xung đột lịch trình và đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Dành thời gian cuối cuộc họp cho phần hỏi đáp. Đây là cơ hội để mọi người đặt câu hỏi, làm rõ những vấn đề còn mơ hồ, đưa ra ý kiến bổ sung hoặc đề xuất chủ đề cho các cuộc họp tiếp theo. Bạn có thể đưa phần hỏi đáp vào lịch trình như một mục cuối cùng hoặc đề cập đến khi cuộc họp gần kết thúc.

• Nếu không có câu hỏi hay nhận xét nào, bạn có thể kết thúc cuộc họp sớm. Điều này thường được đánh giá cao bởi những người tham dự.

Cung cấp đề cương chi tiết cho các chủ đề thảo luận - không bắt buộc. Mặc dù lịch trình đã đủ để dẫn dắt cuộc thảo luận, việc cung cấp thêm một đề cương chi tiết có thể giúp người tham dự nắm bắt thông tin tốt hơn. Đề cương này sẽ liệt kê các điểm chính và hỗ trợ việc ghi nhớ nội dung cuộc họp. Dưới đây là một ví dụ về cách sắp xếp đề cương:

• I. Nội dung ngân sách ưu tiên
  • A. Ngân sách đi lại của nhân viên
  • B. Phí đại lý
    • i. Đàm phán để có thỏa thuận tốt hơn?
  • C. Chi phí vận động hành lang
• II. Phương pháp đẩy mạnh doanh thu
  • A. Thỏa thuận dịch vụ thay thế
    • i. Trình bày các lựa chọn cho khách hàng
    • ii. Thu thập phản hồi
  • B. Tái đầu tư vào công nghệ di động
• ...và tiếp tục.

Kiểm tra lỗi kỹ lưỡng trước khi phân phát chương trình nghị sự. Vì nhiều người tham dự sẽ dựa vào tài liệu này, việc kiểm tra lỗi và đảm bảo tính chính xác là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người tham dự mà còn giúp bạn duy trì uy tín và tiết kiệm thời gian.

• Một chương trình nghị sự không có lỗi sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.

Sử dụng mẫu sẵn có trong phần mềm soạn thảo văn bản. Các phần mềm như Microsoft Word, Pages cho Mac thường cung cấp sẵn các mẫu chương trình nghị sự chuyên nghiệp. Những mẫu này được thiết kế sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Chỉ cần nhập thông tin cần thiết vào các phần được đánh dấu, và bạn đã có một chương trình nghị sự hoàn chỉnh.

• Bạn có thể tìm các mẫu này trong thanh menu của phần mềm. Nếu không có mẫu phù hợp, hãy tải thêm từ trang web của nhà phát triển, chẳng hạn như Microsoft Office hoặc App Store cho Mac.

Bạn cũng có thể tải mẫu từ các nguồn bên thứ ba. Nếu phần mềm soạn thảo văn bản của bạn không có mẫu chương trình nghị sự phù hợp, đừng lo lắng. Internet là kho tàng với vô số mẫu miễn phí. Chỉ cần tìm kiếm cụm từ "mẫu chương trình nghị sự cuộc họp" trên công cụ tìm kiếm yêu thích, bạn sẽ nhận được hàng loạt kết quả. Tuy nhiên, hãy chọn lọc kỹ lưỡng để đảm bảo mẫu bạn tải xuống là từ nguồn uy tín. Dưới đây là một số trang web đáng tin cậy:

• Save Word Templates: Trang web chuyên cung cấp các mẫu chất lượng cao cho Microsoft Word.
• Word Templates Online: Một lựa chọn khác với một số mẫu Word hữu ích.
• iWorkCommunity: Mẫu chương trình nghị sự dành cho Pages, phù hợp với phiên bản cũ hơn (trước năm 2009).
• App Store: Nhiều mẫu cho Pages, nhưng không phải tất cả đều miễn phí.

Điền thông tin vào các phần trống trong mẫu. Sau khi chọn được mẫu ưng ý, hãy điền đầy đủ thông tin cần thiết vào các phần được đánh dấu. Hầu hết mẫu đều có sẵ các phần như tên cuộc họp, thời gian, địa điểm, và chủ đề thảo luận. Sau khi điền xong, đừng quên kiểm tra lại để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hay thông tin sai lệch.

• Tránh để trống bất kỳ phần nào. Nếu có phần không cần thiết, hãy xóa bỏ thay vì để nguyên dòng chữ mẫu như "Điền nội dung vào đây".

Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu của bạn. Mẫu chương trình nghị sự là công cụ hỗ trợ, nhưng bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh để nó phù hợp hơn với phong cách và yêu cầu của mình. Đừng ngần ngại thay đổi định dạng, phong cách, hoặc nội dung để tạo ra một chương trình nghị sự chuyên nghiệp và phù hợp.

• Ví dụ, nếu mẫu có phần đầu đề quá dài và gây mất tập trung, hãy lược bỏ những phần không cần thiết, miễn là điều đó không ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ và chức năng của tài liệu.

Ưu tiên sắp xếp các chủ đề quan trọng lên đầu. Khi lên kế hoạch cho cuộc họp, hãy đặt những chủ đề quan trọng nhất vào phần đầu lịch trình. Điều này đảm bảo rằng các vấn đề then chốt sẽ được thảo luận khi mọi người còn tỉnh táo và tập trung. Đồng thời, nếu cuộc họp bị gián đoạn hoặc kết thúc sớm, những chủ đề quan trọng vẫn đã được giải quyết.

• Cuộc họp không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Nếu các chủ đề nhỏ bị bỏ qua, bạn có thể xử lý sau. Tuy nhiên, nếu không thảo luận được các chủ đề chính, cuộc họp có thể coi là thất bại. Việc sắp xếp hợp lý giúp tránh được tình trạng này.

Linh hoạt tuân thủ lịch trình. Một trong những thách thức lớn nhất khi điều hành cuộc họp là việc cuộc họp kéo dài quá thời gian dự kiến. Nhân viên thường không thích điều này vì nó gây mệt mỏi và ảnh hưởng đến công việc khác. Để tránh tình trạng này, hãy theo dõi thời gian sát sao và chuyển sang chủ đề tiếp theo một cách lịch sự khi cần. Ví dụ: "Để đảm bảo thời gian, chúng ta sẽ chuyển sang chủ đề tiếp theo nhé."

• Tuy nhiên, hãy linh hoạt điều chỉnh nếu một phần thảo luận cần thêm thời gian. Bạn có thể rút ngắn hoặc bỏ qua những phần ít quan trọng hơn để đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ. Việc thêm các nội dung tùy chọn cũng là một chiến lược hiệu quả.

Bắt đầu viết chương trình nghị sự sớm. Chương trình nghị sự không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cho thấy bạn tôn trọng thời gian và đóng góp của người tham dự. Hãy bắt đầu viết sớm để có đủ thời gian hoàn thiện và thu thập phản hồi từ đồng nghiệp hoặc cấp trên.

• Với các cuộc họp thông thường, bạn có thể bắt đầu một ngày trước. Nhưng với những cuộc họp quan trọng, hãy dành hàng tuần để chuẩn bị kỹ lưỡng.

Chia sẻ chương trình nghị sự trước cuộc họp. Đảm bảo mọi người đều nắm rõ các chủ đề sẽ được thảo luận bằng cách chia sẻ chương trình nghị sự trước. Bạn có thể in tài liệu hoặc gửi qua email. Trước khi chia sẻ, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo không có lỗi kỹ thuật.

• Với cuộc họp quan trọng, hãy gửi chương trình nghị sự trước ít nhất một ngày. Đừng quên mang theo một vài bản dự phòng để phòng trường hợp ai đó quên.