Hướng dẫn Thiết lập Trả lời Tự động trên Outlook
24/02/2025
Nội dung bài viết
Tính năng Out of Office Assistant (Trợ lý vắng mặt) trong Microsoft Outlook giúp bạn thiết lập phản hồi tự động cho email khi bạn đi vắng hoặc không ở văn phòng. Tính năng này chủ yếu dành cho người dùng tài khoản Microsoft Exchange. Tuy nhiên, người dùng cá nhân không dùng Exchange vẫn có thể tạo thông báo vắng mặt và thiết lập quy tắc để Outlook tự động phản hồi. Nếu bạn không chắc về loại tài khoản của mình, hãy lưu ý rằng tài khoản Exchange thường được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp hoặc giáo dục. tripi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập trả lời tự động trên Outlook cho cả hai loại tài khoản: Exchange và các tài khoản khác.
Các bước thực hiện
Trên Outlook 2010-2019 và Outlook dành cho Office 365
Khởi động Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường được tìm thấy trong Start Menu.
Nhấp vào Info (Thông tin) trong thẻ File (Tập tin). Tùy chọn này nằm trên thanh công cụ phía trên hộp thư đến, cạnh các mục như Home, Send/Receive, Folder, View và Groups.
Nhấp vào Automatic Replies (Out of Office) (Câu trả lời tự động). Hộp thoại Automatic Replies sẽ hiện ra.
- Nếu tùy chọn này không xuất hiện, có thể tài khoản của bạn không phải loại Exchange. Bạn có thể tham khảo phương pháp khác trong bài viết để thiết lập câu trả lời tự động cho các tài khoản không phải Exchange.
Nhấp vào ô cạnh “Send Automatic Replies” (Gửi câu trả lời tự động). Khi chọn, dấu tích sẽ xuất hiện, cho biết tùy chọn đã được kích hoạt.
- Nếu muốn thiết lập thời gian cụ thể, hãy nhấp vào ô “Only send during this time range” (Chỉ gửi trong khoảng thời gian này) và chọn thời gian bắt đầu và kết thúc. Ví dụ, nếu bạn đi du lịch hai tuần, hãy đặt khoảng thời gian này để câu trả lời tự động chỉ hoạt động trong thời gian đó.
Nhấp vào thẻ Inside my organization (Bên trong tổ chức của tôi). Tùy chọn này nằm phía trên khung văn bản trống.
Nhập nội dung câu trả lời tự động mà bạn muốn gửi đến đồng nghiệp hoặc người trong cùng tổ chức. Chỉ những email có cùng tên miền (ví dụ: @tripi.vn.com) mới nhận được thông báo này.
Nhấp vào thẻ Outside my organization (Bên ngoài tổ chức của tôi). Tùy chọn này nằm phía trên khung văn bản trống.
Nhập nội dung câu trả lời tự động dành cho những người bên ngoài tổ chức gửi email đến bạn. Ví dụ, bạn có thể thông báo rằng bạn đang nghỉ và hướng dẫn họ liên hệ với người khác trong văn phòng. Chỉ những email từ tên miền khác mới nhận được thông điệp này.
- Bạn có thể tùy chỉnh phông chữ, kích thước và định dạng văn bản thông qua các công cụ có sẵn.
Nhấp vào OK. Từ thời điểm này, mọi email gửi đến sẽ nhận được câu trả lời tự động. Nếu không thiết lập thời gian cụ thể, tính năng này sẽ hoạt động cho đến khi bạn tắt nó.
Trên Outlook 2007
Khởi động Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường được tìm thấy trong Start Menu.
Nhấp vào Out of Office Assistant (Trợ lý vắng mặt) trong thẻ Tools (Công cụ). Thẻ Tools nằm trên thanh menu phía trên bên trái cửa sổ. Hộp thoại Out of Office Assistant sẽ xuất hiện.
- Nếu tùy chọn này không hiển thị, có thể tài khoản của bạn không phải loại Exchange. Hãy tham khảo phương pháp khác trong bài viết để thiết lập câu trả lời tự động cho các tài khoản không phải Exchange.
Nhấp vào hình tròn cạnh “Send Out of Office auto-replies” (Gửi tin nhắn vắng mặt).
- Nếu muốn thiết lập thời gian cụ thể, hãy nhấp vào ô “Only send during this time range” (Chỉ gửi trong khoảng thời gian này) và chọn thời gian bắt đầu và kết thúc. Ví dụ, nếu bạn đi du lịch hai tuần, hãy đặt khoảng thời gian này để câu trả lời tự động chỉ hoạt động trong thời gian đó.
Nhấp vào thẻ Inside my organization. Tùy chọn này nằm phía trên khung văn bản trống.
Nhập nội dung câu trả lời tự động dành cho đồng nghiệp hoặc người trong cùng tổ chức. Chỉ những email có cùng tên miền (ví dụ: @tripi.vn.com) mới nhận được thông báo này. Bạn có thể thông báo rằng mình đang nghỉ phép và hướng dẫn họ liên hệ với người quản lý để được hỗ trợ.
Nhấp vào thẻ Outside my organization. Tùy chọn này nằm phía trên khung văn bản trống.
Nhập nội dung câu trả lời tự động dành cho những người bên ngoài tổ chức gửi email đến bạn. Ví dụ, bạn có thể thông báo rằng bạn đang nghỉ và hướng dẫn họ liên hệ với người khác trong văn phòng. Chỉ những email từ tên miền khác mới nhận được thông điệp này.
- Bạn có thể tùy chỉnh phông chữ, kích thước và định dạng văn bản thông qua các công cụ có sẵn.
Nhấp vào OK. Từ thời điểm này, mọi email gửi đến sẽ nhận được câu trả lời tự động. Nếu không thiết lập thời gian cụ thể, tính năng này sẽ hoạt động cho đến khi bạn tắt nó.
Trên Outlook 2003
Khởi động Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường được tìm thấy trong Start Menu.
Nhấp vào Out of Office Assistant trong thẻ Tools. Thẻ Tools nằm trên thanh menu phía trên bên trái cửa sổ. Hộp thoại Out of Office Assistant sẽ xuất hiện.
- Nếu tùy chọn này không hiển thị, có thể tài khoản của bạn không phải loại Exchange. Hãy tham khảo phương pháp khác trong bài viết để thiết lập câu trả lời tự động cho các tài khoản không phải Exchange.
Nhấp vào vòng tròn cạnh “I am currently Out of the Office” (Tôi hiện đang vắng mặt).
Nhập nội dung tin nhắn vào khung văn bản. Những người gửi email đến bạn trong thời gian này sẽ nhận được câu trả lời này một lần duy nhất cho đến khi bạn quay lại văn phòng.
Nhấp vào OK. Tất cả email gửi đến sẽ nhận được thông báo vắng mặt không thời hạn, hoặc cho đến khi bạn chọn “I am currently in the office” (Tôi đã trở lại văn phòng).
Đối với tài khoản không phải Exchange
Khởi động Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường được tìm thấy trong Start Menu.
Nhấp vào New Email (Email mới) trong thẻ Home. Thẻ này nằm trên thanh công cụ phía trên hộp thư đến, cạnh các thẻ File, Send/Receive, Folder, View và Groups. Một email trống sẽ được mở ra.
Chỉnh sửa mẫu email vắng mặt. Để trống các trường To… và CC….
- Nhập chủ đề email, ví dụ "Out of office" để người nhận biết đây là phản hồi tự động.
- Nhập nội dung câu trả lời tự động mà bạn muốn gửi đến người liên hệ vào phần nội dung email. Thông điệp này sẽ trở thành mẫu "out-of-the-office".
Nhấp vào thẻ File và chọn Save As. Hộp thoại “Save As” sẽ xuất hiện.
Chọn Outlook Template (Mẫu Outlook) từ trình đơn thả xuống “Save as type” (Lưu dưới dạng).
Nhập tên cho mẫu tin nhắn, sau đó nhấp vào Save. Mẫu này sẽ được sử dụng mỗi khi bạn vắng mặt thông qua tài khoản Outlook cá nhân của mình.
Nhấp vào thẻ File và chọn Manage Rules and Alerts (Quản lý quy tắc và thông báo). Để mẫu tự động được gửi đến người dùng khác khi bạn vắng mặt, bạn cần tạo quy tắc để Outlook biết và tự động trả lời email bằng mẫu này.
Nhấp vào New Rule (Quy tắc mới). Tùy chọn này nằm dưới thẻ Email Rules (Quy tắc email). Hộp thoại Rule Wizard sẽ xuất hiện và hướng dẫn bạn tạo quy tắc.
Nhấp vào “Apply rules on messages I receive” ( Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được). Tùy chọn này nằm dưới tiêu đề “Start from a blank rule".
- Nhấp vào Next (Tiếp theo) hai lần để tiếp tục. Bạn cần nhấp vào Next trên trang gồm nhiều tùy chọn, nhưng hãy để trống các ô trong Step 1 và 2 để quy tắc hoạt động.
Nhấp vào ô cạnh dòng “reply using a specific template” (trả lời bằng mẫu cụ thể). Tùy chọn này nằm dưới tiêu đề “What do you want to do with the message?" (Bạn muốn làm gì với thông điệp này?).
Nhấp vào liên kết "a specific template” ở Step 2. Một khung sẽ hiện lên.
Chọn “User Templates in File System” (Mẫu người dùng trong hệ thống tập tin) từ trình đơn thả xuống “Look In”.
- Nhấp đúp vào mẫu mà bạn đã tạo trước đó để chọn làm tin nhắn trả lời tự động vắng mặt.
Nhấp vào Next. Bạn sẽ được chuyển đến bước cuối cùng trong trình tạo quy tắc Rules Wizard, nơi bạn có thể đặt tên cho quy tắc, thiết lập ngoại lệ và xem lại.
- Nhập tên cho quy tắc trả lời tự động mà bạn vừa tạo.
Nhấp vào Finish (Xong). Từ bây giờ, bất kỳ ai gửi email cho bạn cũng sẽ nhận được câu trả lời tự động theo mẫu mà bạn đã tạo.
Lời khuyên
- Bạn có thể cân nhắc thêm ngày thực tế mà bạn vắng mặt, cũng như thông tin liên hệ thay thế vào tin nhắn trả lời tự động. Điều này giúp người liên hệ biết khi nào bạn quay lại và ai là người họ có thể liên hệ trong thời gian bạn vắng mặt.
Du lịch
Ẩm thực
Khám phá
Đi Phượt
Vẻ đẹp Việt Nam
Chuyến đi
