Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép qua email

Kiểm tra chính sách nghỉ phép của công ty Trước khi nộp đơn xin nghỉ, hãy tìm hiểu kỹ về chính sách nghỉ phép tại nơi làm việc của bạn. Kiểm tra trong sổ tay nhân viên hoặc trao đổi với quản lý để hiểu rõ số ngày nghỉ phép bạn có thể sử dụng, cách tính và thời gian bạn được phép nghỉ. Nếu bạn là nhân viên lâu năm, ngày nghỉ phép có thể nhiều hơn, nhưng nếu là nhân viên mới, hãy lưu ý rằng bạn có thể chưa đủ điều kiện hưởng phép và cần phải thảo luận với người quản lý.

• Thâm niên làm việc có thể ảnh hưởng đến số ngày phép bạn được hưởng và thời điểm bạn có thể nghỉ.
• Đối với nhân viên mới, bạn có thể chưa đủ quyền lợi để xin nghỉ phép, vì vậy hãy xác minh trước khi quyết định nghỉ.

Chọn thời điểm nghỉ phép thích hợp. Việc xin nghỉ phép sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn lựa chọn thời gian không trùng với các dự án quan trọng hay thời hạn gấp. Nếu công ty bạn có mùa cao điểm bận rộn, tốt nhất là nên tránh xin nghỉ phép trong giai đoạn đó.

• Trong trường hợp bạn phải nghỉ phép vào thời điểm bận rộn vì lý do khẩn cấp hoặc cơ hội bất ngờ, hãy giải thích thuyết phục lý do xin nghỉ trong đơn.
• Hãy hỏi xem có đồng nghiệp nào đã lên kế hoạch nghỉ phép vào thời gian bạn muốn nghỉ hay không. Nếu công ty bạn có ít nhân viên, việc xin nghỉ phép có thể sẽ khó khăn hơn.
• Khi được chấp thuận nghỉ phép, hãy nhắc nhở đồng nghiệp về sự vắng mặt của bạn ít nhất một tuần trước khi nghỉ.

Gửi đơn xin nghỉ phép ít nhất 2 tuần trước. Việc thông báo xin nghỉ phép càng sớm sẽ tăng cơ hội được duyệt đơn. Bạn nên thông báo cho người quản lý ít nhất hai tuần trước khi bắt đầu nghỉ. Điều này giúp nơi làm việc có đủ thời gian chuẩn bị.

• Đối với những kỳ nghỉ phép dài, hãy thông báo sớm hơn một tháng. Nếu chỉ nghỉ vài ngày, hai tuần trước khi nghỉ là đủ.

Hoàn thành công việc trước khi nghỉ phép. Nếu còn công việc chưa hoàn thành khi bạn nghỉ, hãy cố gắng xử lý chúng trước khi rời đi. Điều này giúp đồng nghiệp không gặp khó khăn vì sự vắng mặt của bạn và cũng tăng khả năng được duyệt đơn nghỉ phép.

• Nếu bạn không thể hoàn thành công việc, hãy nhờ đồng nghiệp hỗ trợ và hướng dẫn họ rõ ràng về những nhiệm vụ cần hoàn thành. Đảm bảo họ có thông tin liên lạc của bạn để liên hệ khi cần.

Đảm bảo yêu cầu nghỉ phép rõ ràng trong dòng chủ đề email. Để người quản lý dễ dàng nhận diện yêu cầu nghỉ phép của bạn, hãy ghi rõ trong dòng chủ đề rằng bạn đang xin nghỉ phép và nêu cụ thể thời gian nghỉ.

• Ví dụ: "Nguyễn Phong xin nghỉ phép từ 10/10/2020 đến 25/10/2020."

Bắt đầu với lời chào thân thiện. Hãy mở đầu email bằng cách gọi tên người quản lý một cách lịch sự và kèm theo lời chào chân thành. Dù là một chi tiết nhỏ, nhưng điều này giúp tạo dựng một không khí ấm áp và chuyên nghiệp.

• Lời chào không cần phải cầu kỳ. Những câu đơn giản như “Chào chị Lan”, “Xin chào anh Bình” là đủ để thể hiện sự tôn trọng.
• Lưu ý tới cách xưng hô tại nơi làm việc. Nếu nơi làm việc của bạn thường sử dụng họ, hãy tuân thủ. Tương tự, nếu người quản lý có chức danh như bác sĩ, thẩm phán, hãy nhớ sử dụng đúng chức danh trong lời chào.

Nhấn mạnh thời gian nghỉ phép. Mặc dù bạn đã ghi rõ thời gian nghỉ trong tiêu đề email, nhưng hãy lặp lại thông tin này ngay từ đầu trong email để đảm bảo rõ ràng. Cách thể hiện này giúp tạo sự mạch lạc và dễ hiểu.

• Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi xin nghỉ phép từ Thứ 4 ngày 10 tháng 10 đến hết Thứ 5 ngày 25 tháng 10.”

Trình bày lý do xin nghỉ phép. Sau khi nêu rõ thời gian nghỉ, hãy tiếp tục giải thích lý do bạn cần nghỉ phép. Hãy chân thành và thẳng thắn trong việc đưa ra lý do, ngay cả khi bạn cảm thấy lý do đó có thể không nhận được sự đồng tình.

• Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi xin nghỉ phép để đi du lịch cùng gia đình tại Đà Nẵng.”
• Nếu bạn phải nghỉ phép vì lý do khẩn cấp, hãy nêu rõ sự bất ngờ đó, ví dụ như việc phải tham gia tang lễ hay điều trị y tế, điều này sẽ giúp quản lý dễ dàng thông cảm và chấp nhận.

Đảm bảo rằng công việc sẽ không bị gián đoạn. Hãy cho người quản lý biết bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng về sự vắng mặt của mình, và có phương án giải quyết công việc khi bạn nghỉ. Nếu có người thay thế hoặc bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, hãy nhắc nhở quản lý về điều đó để họ cảm thấy yên tâm hơn.

• Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi đã sắp xếp để chị Mai tiếp nhận công việc của tôi trong thời gian nghỉ phép. Tôi cũng đã hoàn thành các thủ tục quan trọng trước khi nghỉ.”
• Nếu bạn có thể, hãy cho quản lý biết cách liên lạc với bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Kết thúc bằng lời ghi chú lịch sự. Để giữ cho email của bạn luôn duy trì được sự chuyên nghiệp và thân thiện, hãy kết thúc email bằng một câu hỏi ngắn gọn về tính hợp lý của yêu cầu nghỉ phép và cảm ơn người quản lý.

• Ví dụ, bạn có thể viết: “Đơn xin nghỉ phép của tôi có hợp lý không ạ? Cảm ơn anh Tuấn.”

Cách để tối ưu hóa kỳ nghỉ phép của bạn:

• Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho bản thân trong vòng 6 tháng tới. Một mục tiêu cụ thể sẽ tiếp thêm động lực cho bạn khi quay lại công việc sau kỳ nghỉ.
• Hãy dành thời gian suy nghĩ về con đường sự nghiệp của bạn. Tự hỏi xem bạn muốn vươn tới vị trí nào và liệu công việc hiện tại có giúp bạn tiến gần đến mục tiêu ấy không. Nếu chưa, hãy tìm kiếm những cơ hội mới có thể đưa bạn tiến xa hơn.
• Ngay cả khi bạn hài lòng với công ty nhưng cảm thấy chưa thỏa mãn với vai trò hiện tại, hãy xem xét khả năng thảo luận với người quản lý về việc chuyển sang vị trí khác khi bạn trở lại làm việc.