Hướng dẫn cách sử dụng tính năng AutoCorrect để tạo phím tắt và viết tắt trong Word, Excel, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Ai cũng mong muốn cải thiện tốc độ soạn thảo văn bản. Mặc dù có nhiều phần mềm hỗ trợ luyện tập gõ 10 ngón, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tối ưu hóa tốc độ gõ mà không cần luyện tập, chỉ bằng cách sử dụng tính năng AutoCorrect để tạo các phím tắt trong Word, Excel.
Một ví dụ đơn giản là cách tạo phím tắt trong Word để giúp việc gõ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Bước 1: Mở thẻ File -> Options:
Bước 2: Khi cửa sổ Word Options hiện ra, chọn mục Proofing -> AutoCorrect Options…
Bước 3: Cửa sổ AutoCorrect sẽ mở ra, tại đây bạn chọn tab AutoCorrect và nhập các thông tin cần thiết như sau:
- Trong mục Replace:, nhập cụm từ viết tắt mà bạn muốn sử dụng.
- Trong mục With:, nhập nội dung thay thế cho cụm từ viết tắt bạn đã nhập ở trên.
Sau khi hoàn tất, nhấn Add để thêm cụm từ viết tắt vào AutoCorrect của bạn.
Cụm từ viết tắt đã được thêm vào AutoCorrect thành công.
Bước 4: Quay lại văn bản, gõ cụm từ 'ttpm', nhấn phím cách và cụm từ Tripi sẽ tự động xuất hiện.
Nếu bạn muốn sử dụng gõ tắt cho các ký tự đặc biệt, chỉ cần thực hiện thao tác tương tự. Ví dụ, bạn có thể gõ 'tt' để thay thế cho biểu tượng mặt cười.
Khi bạn nhập 'tt' trong văn bản soạn thảo, hệ thống sẽ tự động hiển thị biểu tượng mặt cười, mang đến cảm giác vui vẻ và dễ chịu.
Ngoài ra, bạn có thể tận dụng tính năng 'Math AutoCorrect' để thay thế các ký tự toán học bằng các cụm từ gõ tắt, giúp việc soạn thảo nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Nếu bạn muốn sử dụng các cụm từ viết tắt thay cho những ký tự đặc biệt không có trong AutoCorrect, ví dụ như việc thêm ký tự đặc biệt vào văn bản, bạn chỉ cần chèn ký tự vào như thông thường.
Tiếp theo, bạn chỉ cần bôi đen ký tự đã chèn, sau đó chuột phải và chọn 'Copy' để sao chép nó vào vị trí cần thiết.
Để thực hiện thao tác này, bạn vào AutoCorrect, chọn Math AutoCorrect, sau đó nhập ký tự cần tìm. Cụm từ thay thế sẽ tự động xuất hiện trong mục With. Việc còn lại chỉ cần gõ cụm từ viết tắt, và nhấn Add để thêm nó vào danh sách thay thế.
Khi quay lại văn bản, nếu bạn gõ đúng cụm từ đã tạo, ký tự đặc biệt sẽ tự động được thay thế vào đúng vị trí, giúp việc soạn thảo trở nên nhanh chóng và chính xác.
Với cách này, bạn có thể tạo ra các cụm từ viết tắt cho những đoạn văn dài hoặc thường xuyên sử dụng. Nếu muốn quay lại việc hiển thị đúng cụm từ, chỉ cần xóa bỏ cụm từ viết tắt đã tạo trong AutoCorrect bằng cách chọn cụm từ đó và nhấn Delete.
Đối với Excel, bạn cũng có thể thực hiện thao tác tương tự để tạo các cụm từ viết tắt, giúp công việc tính toán và soạn thảo dữ liệu trở nên nhanh chóng hơn.
Những mẹo trên sẽ giúp bạn gõ nhanh hơn nhờ vào tính năng AutoCorrect. Tuy nhiên, khi có nhiều người dùng, có thể xảy ra tình trạng nhầm lẫn và các ký tự không hiển thị đúng như mong muốn. Trong trường hợp này, bạn nên cân nhắc sử dụng Autotext để đảm bảo sự chính xác. Chúc bạn thành công và luôn thuận lợi trong công việc!
