Cách Tính Toán Chi Phí Thực Phẩm Hiệu Quả

28/02/2025

Nội dung bài viết

Quản lý nhà hàng, dịch vụ cung cấp thức ăn, hay trường dạy nấu ăn là những công việc đòi hỏi chi phí cao và phức tạp. Để duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ, việc tính toán chi phí thực phẩm một cách thường xuyên và chính xác là điều cần thiết. Có ba phương pháp chính để tính toán: chi phí thực phẩm tối đa cho phép (mức chi phí bạn có thể chấp nhận); chi phí thực phẩm dự kiến (chi phí dự tính cho thực đơn); và chi phí thực phẩm thực tế (lượng thực phẩm cần mua để phục vụ kinh doanh). So sánh ba chỉ số này sẽ giúp bạn điều chỉnh và tối ưu hóa chi phí, đảm bảo sự thành công lâu dài cho doanh nghiệp.

Hướng Dẫn Chi Tiết

Tính Toán Chi Phí Thực Phẩm Tối Đa Cho Phép

Lý do bạn cần tính toán chi phí này. Chi phí tối đa cho phép giúp bạn xác định phần trăm ngân sách có thể dành cho thực phẩm mà vẫn đảm bảo lợi nhuận. Nếu không nắm rõ con số này, bạn sẽ không thể đánh giá được liệu chi phí thực phẩm thực tế (sẽ được tính toán sau) có phù hợp với kỳ vọng lợi nhuận hay không.

Bắt đầu bằng việc tính toán ngân sách hoạt động. Ngân sách hoạt động của doanh nghiệp bao gồm tổng chi phí hiện tại, dự kiến và lợi nhuận mục tiêu. Để xác định ngân sách hàng tháng, hãy xem xét các yếu tố sau:

Lợi nhuận mong muốn
Chi phí lao động theo giờ (nhân viên phục vụ, người rửa bát, v.v...)
Chi phí lao động theo tháng (quản lý, chủ doanh nghiệp, bếp trưởng, v.v...)
Chi phí sinh hoạt (điện, nước, gas, internet, v.v...)
Chi phí cố định (tiền thuê mặt bằng, thế chấp, bảo hiểm, v.v...)
Lệ phí và giấy phép (thuế, giấy phép bán rượu, giấy phép kinh doanh, v.v...)
Chi phí cung ứng (dụng cụ vệ sinh, dụng cụ nấu nướng, đĩa, túi đựng đồ ăn mang về)
Chi phí tiếp thị
Chi phí bảo dưỡng

Xác định số tiền cần chi tiêu hàng tháng. Việc mở một nhà hàng nhỏ là một rủi ro lớn, ngay cả với những chủ doanh nghiệp dày dạn kinh nghiệm. Để tạo lợi thế cạnh tranh, bạn cần sẵn sàng đầu tư nhưng cũng phải bảo vệ tài chính cá nhân để tránh rủi ro phá sản. Tận dụng các khoản vay và hỗ trợ từ ngân hàng hoặc chương trình quốc gia. Cân nhắc tìm kiếm đối tác kinh doanh để tăng nguồn vốn đầu tư.

Đánh giá tình hình tài chính cá nhân: lập ngân sách gia đình hàng tháng bao gồm tiền thuê nhà, phương tiện đi lại, thực phẩm, bảo hiểm và các chi phí khác. Đừng hy sinh sự ổn định cá nhân vì kinh doanh.
Tính toán các phương án trả nợ: xác định lãi suất và kế hoạch trả nợ (trả tối thiểu hay trả hết nhanh chóng).
Quyết định số tiền có thể đầu tư vào kinh doanh mỗi tháng sau khi cân nhắc tài chính cá nhân và trả nợ.
So sánh số tiền đầu tư với ngân sách hoạt động. Nếu không đáp ứng được, hãy điều chỉnh ngân sách thay vì gây áp lực lên tài chính cá nhân.
Nhờ sự hỗ trợ từ kế toán hoặc ngân hàng để xác định mức độ an toàn tài chính.

Tính tỷ lệ phần trăm ngân sách dành cho từng loại chi phí. Sau khi xác định chi phí hàng tháng, hãy phân bổ tỷ lệ ngân sách cho từng hạng mục.

Ví dụ, nếu ngân sách hàng tháng là 100 triệu đồng, và lương của bạn cùng quản lý là 5 triệu đồng mỗi người, tổng chi phí lương là 10 triệu đồng, tương đương 10% ngân sách.

Tính chi phí thực phẩm tối đa cho phép mỗi tháng. Sau khi cộng tỷ lệ phần trăm của các chi phí khác, phần còn lại là số tiền tối đa có thể dùng để mua thực phẩm mà vẫn đạt lợi nhuận mục tiêu.

Ví dụ: Lương (10%) + Lao động theo giờ (17%) + Cung ứng (5%) + Chi phí sinh hoạt (6%) + Tiếp thị (4%) + Lệ phí (3%) + Bảo dưỡng (4%) + Chi phí cố định (21%) + Lợi nhuận mục tiêu (5%) = 75%.
Chi phí thực phẩm tối đa = 100% - 75% = 25%.
Nếu ngân sách là 100 triệu đồng, bạn có thể chi tối đa 25 triệu đồng cho thực phẩm để đạt lợi nhuận 5 triệu đồng.

Tính Toán Chi Phí Thực Phẩm Thực Tế

Chọn một ngày cố định để bắt đầu đánh giá hàng tuần. Tương tự như việc thanh toán các chi phí cố định hàng tháng, bạn cần tính toán chi phí thực phẩm dựa trên một chu kỳ đều đặn. Hãy kiểm tra tồn kho vào cùng một thời điểm mỗi tuần, chẳng hạn như Chủ nhật, trước hoặc sau khi nhà bếp hoạt động.

Luôn thực hiện kiểm kho ngoài giờ làm việc để đảm bảo không có thực phẩm mới được giao hoặc sử dụng.

Xác định ngày “tồn kho đầu kỳ”. Vào ngày bắt đầu tuần tài chính (ví dụ: Chủ nhật), hãy kiểm kê toàn bộ thực phẩm trong bếp. Độ chính xác là yếu tố quan trọng, vì vậy hãy tham khảo hóa đơn để biết giá trị thực tế của từng loại thực phẩm. Ví dụ, nếu bạn mua 15 lít dầu ăn với giá 70.000 đồng và còn lại 2 lít vào ngày đầu tuần, hãy tính giá trị của 2 lít dầu đó: (70.000 ÷ 15l) = (X ÷ 2l). Kết quả X = 9.000 đồng là giá trị dầu tồn kho đầu kỳ. Lặp lại quy trình này cho tất cả thực phẩm.

Tổng hợp các giá trị để xác định tổng hàng tồn kho đầu kỳ.

Theo dõi các giao dịch mua bán. Trong tuần, bạn sẽ cần mua thêm thực phẩm dựa trên nhu cầu thực tế. Hãy lưu trữ cẩn thận tất cả hóa đơn mua hàng để theo dõi chính xác chi phí thực phẩm đã chi tiêu.

Tính toán hàng tồn kho đầu kỳ cho tuần tiếp theo. Lặp lại quy trình kiểm kê vào ngày đầu tiên của tuần tài chính mới. Con số này vừa là hàng tồn kho đầu kỳ của tuần tới, vừa là hàng tồn kho cuối kỳ của tuần hiện tại. Bạn sẽ biết được lượng thực phẩm tồn kho ban đầu, đã mua thêm và còn lại sau một tuần.

Xác định lượng thực phẩm đã sử dụng để chế biến món ăn trong tuần. Cuối mỗi ca làm việc, quản lý nhà hàng cần tổng hợp doanh thu. Hãy xem xét báo cáo bán hàng hàng ngày và cộng dồn để tính tổng doanh thu thực phẩm trong tuần.

Tính toán chi phí thực phẩm thực tế trong tuần. Trong phần trước, bạn đã xác định chi phí thực phẩm tối đa cho phép dựa trên ngân sách. Bây giờ, hãy tính toán tỷ lệ phần trăm ngân sách thực sự chi cho thực phẩm. So sánh hai tỷ lệ này sẽ giúp bạn đánh giá liệu có đang chi tiêu quá mức cho thực phẩm hay không.

Công thức tính: Chi phí Thực phẩm % = (Tồn kho Đầu kỳ + Tiền Mua hàng – Tồn kho Cuối kỳ) ÷ Doanh thu Bán hàng.
Ví dụ: Tồn kho Đầu kỳ = 14 triệu đồng; Tiền Mua hàng = 3 triệu đồng; Tồn kho Cuối kỳ = 15 triệu đồng; Doanh thu Bán hàng = 7 triệu đồng.
(14 triệu + 3 triệu – 15 triệu) ÷ 7 triệu = 0.30 = 30%.

So sánh chi phí thực phẩm tối đa cho phép và chi phí thực tế. Trong ví dụ này, chi phí thực phẩm tối đa cho phép là 25%, trong khi chi phí thực tế là 30%. Điều này cho thấy bạn đang chi tiêu vượt mức để đạt được lợi nhuận 5%.

Điều chỉnh lượng thực phẩm mua vào hàng tuần để kiểm soát chi phí. Mục tiêu là giảm chi phí thực tế xuống bằng hoặc thấp hơn mức tối đa cho phép.
Lưu ý: Sai sót có thể xảy ra nếu đếm sai số lượng thực phẩm, sử dụng đơn vị tính không nhất quán, hoặc mất hóa đơn.

Tính Toán Chi Phí Thực Phẩm Dự Kiến

Tính tổng chi phí thực phẩm. Với mỗi món ăn trong thực đơn, hãy xác định chi phí nguyên liệu. Ví dụ, chi phí làm một chiếc bánh pho mát bao gồm: 300 đồng vỏ bánh; 86 đồng mayonnaise; 86 đồng hành tây; 200 đồng cà chua; 1.100 đồng thịt; 30 đồng nước sốt; 60 đồng rau diếp; 260 đồng pho mát; và 330 đồng khoai tây chiên. Tổng chi phí cho một chiếc bánh là 2.400 đồng.

Nhân chi phí từng món với số lượng bán ra hàng tuần.
Tổng hợp để tính tổng chi phí thực phẩm. Ví dụ: Tổng chi phí là 4,5 triệu đồng.
Đảm bảo kiểm soát khối lượng nguyên liệu chặt chẽ để duy trì sự nhất quán trong chế biến.

Tính tổng doanh thu. Sau khi xác định chi phí thực phẩm, hãy tính doanh thu từ việc bán các món ăn. Nhân giá bán của từng món với số lượng bán ra hàng tuần, sau đó cộng dồn để có tổng doanh thu.

Ví dụ: Tổng doanh thu trong tuần là 12 triệu đồng.

Tính toán chi phí thực phẩm dự kiến. Để xác định chi phí này, hãy nhân tổng chi phí thực phẩm với 100, sau đó chia cho tổng doanh thu. Ví dụ: (4,5 triệu x 100) ÷ 12 triệu = 37,5. Như vậy, chi phí thực phẩm dự kiến chiếm 37,5% ngân sách.

Phân tích chi phí thực phẩm dự kiến. So sánh chi phí thực phẩm dự kiến (37,5%) với chi phí tối đa cho phép (25%) để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Nếu chi phí dự kiến vượt quá mức cho phép, hãy điều chỉnh giá thực đơn hoặc loại bỏ các món ăn không hiệu quả.