Hướng dẫn Ghi Biên bản Cuộc họp Chuyên nghiệp

27/02/2025

Nội dung bài viết

Bạn vừa được giao nhiệm vụ làm thư ký cho cuộc họp tại cơ quan? Chúc mừng bạn! Bạn đã biết cách ghi chép, chuẩn bị và trình bày biên bản cuộc họp một cách hiệu quả chưa? Dù bạn tuân thủ theo Những quy tắc làm việc của Robert hay áp dụng phương pháp không chính thống, những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách xuất sắc:

Các bước thực hiện

Chuẩn bị trước buổi họp

Tìm hiểu chính sách họp hành của cơ quan. Nếu bạn được giao nhiệm vụ ghi biên bản chính thức, hãy xác định xem cơ quan có tuân theo Những quy tắc làm việc của Robert hay các hướng dẫn khác không. Nếu không yêu cầu ghi chép chính thống, hãy hỏi rõ nội dung cần thiết và mục đích sử dụng của biên bản.

Là người ghi biên bản, bạn không cần nắm vững tất cả các quy tắc, nhưng hãy xin một bản sao (hoặc mượn từ chủ tọa) để tham khảo khi cần.
Xác định rõ vai trò của bạn. Một số thư ký chỉ ghi chép mà không tham gia thảo luận, trong khi số khác vừa ghi chép vừa đóng góp ý kiến. Dù ở vai trò nào, thư ký không nên đảm nhận vai trò chủ trì hay tổ chức cuộc họp.

Chuẩn bị mẫu biên bản sẵn sàng. Mỗi biên bản cuộc họp thường chứa những thông tin tương tự nhau. Sử dụng mẫu biên bản chuẩn sẽ giúp việc ghi chép trở nên thuận tiện hơn. Hãy để sẵn các khoảng trống để điền các thông tin sau:

Tên cơ quan.
Loại hình cuộc họp: Đây là cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng năm, hay cuộc họp đặc biệt được triệu tập vì mục đích cụ thể?
Ngày, giờ và địa điểm: Để trống các ô thời gian bắt đầu và kết thúc.
Tên chủ tọa hoặc người điều hành cuộc họp, cùng tên thư ký (hoặc người đại diện).
Danh sách người tham dự và người vắng mặt: Đây là phần quan trọng trong biên bản. Ghi chú xem cuộc họp có đủ số lượng tối thiểu để tiến hành bỏ phiếu hay không.
Chỗ ký tên: Là thư ký, bạn cần ký tên vào biên bản. Tùy quy định, bạn có thể cần ký lại khi biên bản được phê duyệt.
Lịch trình cuộc họp, nếu có: Nếu không được yêu cầu soạn lịch trình, hãy đề nghị một bản để tham khảo, giúp việc ghi chép dễ dàng hơn.

Mang theo sổ ghi chép hoặc máy tính xách tay. Sử dụng công cụ bạn cảm thấy thoải mái nhất. Nếu thường xuyên ghi biên bản, hãy dành riêng một cuốn sổ hoặc thư mục trên máy tính cho mục đích này.

Nếu biên bản cuộc họp trước chưa được phê duyệt, hãy mang theo.
Máy ghi âm có thể hỗ trợ nhưng không thay thế được biên bản. Nếu ghi âm, hãy đảm bảo có sự đồng ý của mọi người và tránh sao chép nguyên văn bản ghi âm.
Học tốc ký để tăng tốc độ ghi chép, nhưng không cần ghi lại từng từ.
Nếu cần ghi chép công khai, sử dụng máy chiếu hoặc giá vẽ, đảm bảo ghi chú không bị nhòe để dễ dàng đánh máy lại sau.

Ghi chép Biên bản Cuộc họp

Phát danh sách tham dự. Ngay khi mọi người có mặt, hãy phát danh sách để họ điền tên và thông tin liên lạc. Bạn cũng có thể làm điều này trước khi cuộc họp kết thúc để hoàn thiện phần "thành phần tham dự" trong biên bản.

Nếu không quen biết nhiều người, hãy vẽ sơ đồ chỗ ngồi và điền tên khi họ tự giới thiệu. Giữ sơ đồ bên cạnh để tham khảo trong quá trình ghi chép.

Điền đầy đủ thông tin vào mẫu biên bản. Trong khi chờ cuộc họp bắt đầu, hãy ghi tên tổ chức, ngày, địa điểm và loại hình cuộc họp. Khi cuộc họp bắt đầu, ghi lại thời gian chính xác.

Nếu không có mẫu biên bản, hãy ghi các thông tin này ở đầu trang.
Nếu cuộc họp được triệu tập vì mục đích đặc biệt, hãy lưu lại thông báo và đính kèm với biên bản hoàn chỉnh.

Ghi lại kết quả của nội dung đầu tiên. Hầu hết các cuộc họp chính thức bắt đầu với việc thông qua lịch trình làm việc. Hãy ghi chép chính xác thông tin liên quan:

Cụm từ mở đầu thường là "Tôi chuyển sang", ví dụ: "Tôi chuyển sang nội dung thông qua chương trình làm việc cho buổi họp này".
Tên người đề xuất nội dung.
Kết quả bỏ phiếu: Ghi "bỏ phiếu thành công" hoặc "bỏ phiếu không thành công".
Nếu không thể ghi chép chính xác, hãy yêu cầu văn bản ghi chép hoặc tạm ngừng cuộc họp để đảm bảo thông tin đầy đủ.
Nếu bạn là người soạn thảo chương trình, việc tạm ngừng để ghi chép là hoàn toàn hợp lý.

Ghi lại các nội dung khác trong cuộc họp. Lắng nghe kỹ lưỡng và ghi chép khi cần thiết. Khi chuyển sang chủ đề mới, hãy ghi lại:

Chủ đề thảo luận, tên người đề xuất và kết quả bỏ phiếu.
Nếu có người tán thành, ghi lại tên của họ.
Nếu không rõ thông tin, hãy lịch sự ngắt lời để hỏi lại.
Nếu nội dung được điều chỉnh, chỉ cần cập nhật phần ghi chú liên quan.

Lắng nghe và lưu lại bản sao các báo cáo. Ghi lại tên văn bản và người trình bày. Nếu có thảo luận, hãy ghi chép như các nội dung khác.

Yêu cầu bản sao báo cáo sau cuộc họp để đính kèm với biên bản.
Nếu không có bản sao, ghi lại nơi lưu trữ tài liệu gốc.
Nếu báo cáo bằng miệng, chỉ cần tóm tắt ý chính, không cần ghi chi tiết.

Ghi lại các nhiệm vụ và hành động được giao. Bao gồm cả nhiệm vụ từ cuộc họp trước và nhiệm vụ mới.

Ghi tên người được giao và chỉ thị kèm theo.
Với cuộc họp không chính thức, hãy tập trung lắng nghe để nắm bắt các quyết định không rõ ràng.
Tóm tắt lý do đưa ra quyết định nếu được đề cập.

Ghi lại các chỉ thị và quyết định quan trọng. Khi có phản đối, hãy ghi lại nội dung phản đối, cơ sở và phán quyết của Chủ tịch.

Lưu ý ghi lại các tham chiếu đến "Những quy tắc làm việc của Robert" hoặc các quy định nội bộ.

Chỉ tổng hợp thảo luận khi được yêu cầu. Biên bản cuộc họp thường ghi lại những gì được thực hiện chứ không phải những gì được nói. Tuy nhiên, hãy tuân thủ yêu cầu cụ thể của tổ chức.

Khi ghi chép thảo luận, hãy giữ thái độ khách quan. Sử dụng ngôn từ ngắn gọn, tránh ý kiến cá nhân và hạn chế dùng tính từ, trạng từ. Mục tiêu là biên bản phải "khô khan", "thực tế" và "khách quan".
Không ghi tên cá nhân trong phần tóm tắt thảo luận, đặc biệt trong các cuộc tranh cãi nảy lửa.

Tổng kết cuối cuộc họp. Ghi lại thời gian kết thúc và thu thập bản sao báo cáo hoặc nhắc người liên quan gửi cho bạn.

Đọc lại biên bản để kiểm tra xem có thiếu sót hay cần làm rõ nội dung nào không. Nếu cần hỏi, hãy làm ngay trước khi mọi người rời đi.

Hoàn thiện Biên bản

Bắt đầu càng sớm càng tốt. Hãy hoàn thiện biên bản chính thức ngay sau cuộc họp, khi mọi chi tiết còn tươi mới trong tâm trí bạn.

Đánh máy biên bản cuộc họp. Nếu bạn đã sử dụng máy tính xách tay, hãy lưu ghi chép và mở một tài liệu mới để soạn thảo biên bản. So sánh ghi chú và biên bản để đảm bảo độ chính xác.

Hiệu chỉnh văn bản ghi chú một cách mạch lạc. Mỗi chủ đề, quyết định hoặc thủ tục cần được trình bày trong các đoạn văn riêng biệt. Khi hiệu chỉnh, đảm bảo văn bản:

Đúng chính tả và ngữ pháp, sử dụng công cụ kiểm tra nếu cần.
Duy trì một “thì” thống nhất, tránh chuyển đổi giữa quá khứ và hiện tại.
Giữ tính khách quan, không đưa ý kiến cá nhân vào biên bản.
Sử dụng từ ngữ đơn giản, chính xác, loại bỏ các từ mơ hồ hoặc hoa mỹ.
Chỉ ghi lại hành động được thực hiện, không phải nội dung thảo luận, trừ khi được yêu cầu.
Đánh số trang để dễ tham khảo.

Phát bản dự thảo biên bản cho mọi thành viên. Sử dụng danh sách ký tên để gửi biên bản đến từng người tham dự. Nếu thiếu thông tin liên lạc, hãy nhờ chủ tọa hỗ trợ.

Xin phê duyệt biên bản họp. Bạn có thể cần đọc biên bản trong cuộc họp tiếp theo để được thông qua. Nếu biên bản được phê duyệt, hãy đánh dấu rõ ràng.

Nếu có chỉnh sửa trước khi phê duyệt, ghi lại các thay đổi và đánh dấu biên bản đã được hiệu chỉnh.
Nếu cần chỉnh sửa sau khi phê duyệt, hãy bổ sung thông tin và làm rõ trạng thái của chủ đề.

Sử dụng Mẫu biên bản Cuộc họp

Tham khảo các mẫu biên bản họp trực tuyến. Các mẫu có sẵn giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi trong quá trình ghi chép.

Dành thời gian khám phá từng trang web. Sử dụng công cụ tìm kiếm và duyệt qua các lựa chọn để tìm mẫu biên bản phù hợp nhất.

Nếu cần mẫu biên bản cụ thể, hãy dựa vào tiêu chí của bạn để tìm kiếm và tải về bằng cách nhấn nút “tải về” hoặc “sử dụng mẫu”. Lưu lại ở vị trí dễ tìm để tránh thất lạc.

Mở tập tin tải về. Sau khi tải mẫu biên bản, giải nén và mở bằng Word hoặc Excel. Sử dụng phiên bản MS Word mới nhất để đảm bảo chất lượng và tiện lợi. Cập nhật thường xuyên giúp tối ưu hóa các tính năng mới.

Chèn logo và thông tin bản quyền vào phần tiêu đề. Xóa logo mẫu và đảm bảo tuân thủ điều khoản sử dụng của trang web tải mẫu để tránh rắc rối pháp lý.

Thay đổi tiêu đề. Trong phần tiêu đề, thay thế các từ "Cuộc họp/ Nhóm" bằng tiêu đề thực tế của biên bản cuộc họp.

Tùy chỉnh màu nền (không bắt buộc). Để biên bản trông chuyên nghiệp hơn, hãy thay đổi màu sắc hoặc chọn màu phù hợp. Truy cập mục “Page Layout” (Định dạng trang) và chọn “Colors and Themes” (Màu sắc và Chủ đề) để tùy chỉnh. Bạn có thể chọn màu nền phù hợp với logo công ty.

Đặt tên cho các phần trong mẫu biên bản. Các mẫu tải về thường có sẵn tên trường, nhưng bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu cuộc họp. Thêm, bớt hoặc thay đổi tên trường theo nhu cầu của bạn.

Lưu mẫu biên bản vào máy tính để bắt đầu ghi chép. Nếu sử dụng Microsoft Office, quá trình sẽ nhanh chóng và dễ dàng, giúp bạn ghi chép khoa học và chính xác hơn. Bạn cũng có thể in mẫu để ghi chú bằng tay, nhưng hãy đảm bảo để đủ khoảng trống cho các thông tin cần thiết.

Kiểm tra lại mẫu biên bản. Chúc mừng! Mẫu biên bản của bạn đã hoàn thiện. Hiệu suất và độ chính xác trong ghi chép sẽ tăng đáng kể nhờ mẫu biên bản định hướng. Hãy rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo không có thiếu sót hay nội dung không rõ ràng. Khi mọi thứ đã ổn định, mẫu biên bản của bạn đã sẵn sàng cho các cuộc họp tiếp theo.

Lời khuyên

Hoàn thiện biên bản ngay sau cuộc họp để thông tin còn tươi mới. Người tham dự cần nhận được bản sao các nhiệm vụ càng sớm càng tốt.
Ngồi gần chủ tọa để dễ dàng nghe rõ và yêu cầu làm rõ khi cần.
Yêu cầu mọi người viết ra chủ đề của họ để bạn không phải ghi chép vội vàng.
Lưu trữ biên bản ở nơi an toàn.
Đừng ngại ngắt lời để yêu cầu làm rõ bất cứ lúc nào.
Biên bản họp rất quan trọng và có thể được tham khảo trong nhiều năm, đặc biệt trong các vấn đề pháp lý.
Đọc các phần liên quan trong Robert's Rules of Order, đặc biệt là hướng dẫn dành cho thư ký.
Ghi chép khách quan và trung thực. Nếu một chủ đề được nhắc lại, hãy ghi chép riêng biệt.

Cảnh báo

Tránh đưa quá nhiều chi tiết vào biên bản. Ngay cả khi được yêu cầu ghi lại thảo luận, hãy chỉ tập trung vào ý chính và tóm tắt ngắn gọn. Đừng sa đà vào các diễn giải không cần thiết.
Không bao giờ đưa cảm xúc hoặc ý kiến cá nhân vào biên bản.
Nếu phần nào của cuộc họp thuộc đặc quyền luật sư-khách hàng, không ghi chép nội dung đó. Thay vào đó, ghi chú: "Luật sư thông báo nội dung thuộc đặc quyền luật sư-khách hàng và không được ghi chép."
Nếu cần ghi lại nội dung bí mật, hãy lập biên bản riêng, đánh dấu là "tài liệu mật" và chỉ định rõ ai có quyền truy cập.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi