Hướng dẫn viết email xin thực tập chuyên nghiệp

Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp. Trong giao tiếp thương mại, việc sử dụng một địa chỉ email rõ ràng và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Tránh sử dụng biệt danh, số hoặc các ký tự không cần thiết. Bạn có thể tạo địa chỉ email bằng tên của mình, ví dụ: [email protected] là một lựa chọn tốt.

• Nếu địa chỉ email hiện tại của bạn liên kết với hồ sơ mạng xã hội chứa nội dung không phù hợp, hãy tạo một địa chỉ mới và điều chỉnh cài đặt riêng tư trên các nền tảng mạng xã hội đó.

Tìm hiểu kỹ về công ty. Trước khi nộp đơn xin thực tập, hãy dành thời gian nghiên cứu về công ty mà bạn mong muốn được làm việc. Truy cập website của họ, đọc các bài viết liên quan, hoặc trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ của họ nếu có thể. Sử dụng những hiểu biết này để viết thư một cách thuyết phục. Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên am hiểu về công ty và biết cách thể hiện điều đó một cách ngắn gọn và sâu sắc.

Tìm kiếm đầu mối liên hệ phù hợp. Có một người quen biết trong công ty mà bạn muốn thực tập sẽ mang lại lợi thế lớn. Sử dụng các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn hoặc Facebook để tìm kiếm thông tin về công ty và nhân sự. Nếu tìm được liên hệ, hãy kiểm tra vị trí của họ và lịch sự đề nghị một cuộc phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại để xin lời khuyên về cách viết đơn xin thực tập.

• Trên LinkedIn, bạn có thể xem liệu có ai trong mạng lưới của mình đang làm việc tại công ty đó không. Đừng ngại nhờ người quen giới thiệu, nhưng hãy khéo léo và tránh làm phiền quá nhiều.
• Nhiều trường đại học cung cấp cơ sở dữ liệu cựu sinh viên trực tuyến. Bạn có thể tìm kiếm những người làm việc trong ngành hoặc công ty mong muốn thông qua các nguồn này.
• Khi trao đổi với người quen, hãy thể hiện sự quan tâm của bạn đến vị trí thực tập và hỏi về văn hóa, mục tiêu, và cơ cấu tổ chức của công ty.

Xác định người nhận thư phù hợp. Thông báo tuyển dụng có đề cập tên người liên hệ không? Nếu có, hãy sử dụng tên và địa chỉ email của họ. Nếu không, hãy liên hệ trực tiếp với công ty để hỏi thông tin người phụ trách tuyển thực tập. Trong trường hợp không xác định được, hãy gửi email đến người đứng đầu bộ phận nhân sự. Nếu bạn đã từng trao đổi với ai đó trong công ty, hãy đề cập ngắn gọn trong phần mở đầu email.

• Nếu không thể tìm được tên cụ thể, hãy sử dụng "Kính gửi Ông/Bà".

Viết dòng chủ đề rõ ràng và thu hút. Đảm bảo rằng email của bạn nổi bật trong hộp thư đến. Ví dụ, bạn có thể viết: "Đơn xin thực tập tại Công ty X - Nguyễn Văn A". Nếu nhà tuyển dụng có yêu cầu cụ thể về dòng chủ đề, hãy tuân thủ theo hướng dẫn của họ.

Mở đầu email với sự trang trọng. Ở dòng đầu tiên, hãy chào người nhận một cách lịch sự dựa trên tên, chức vụ và giới tính của họ. Sử dụng "Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị" thay vì những cách chào thông thường như "Chào An" hay "Xin chào". Hãy giữ giọng văn chuyên nghiệp như khi viết một bức thư trang trọng.

• Nếu không rõ giới tính của người nhận, hãy sử dụng tên đầy đủ của họ, ví dụ: "Kính gửi Nguyễn Văn A".

Giới thiệu bản thân một cách ấn tượng. Hãy cho người nhận biết tên, tình trạng học tập hoặc công việc hiện tại của bạn (ví dụ: sinh viên năm ba Đại học X, chuyên ngành sinh học). Giải thích ngắn gọn cách bạn biết đến vị trí thực tập này, dù là qua mạng, báo chí hay thông qua một người quen. Nếu có mối liên hệ chung, hãy đề cập ngay từ đầu. Ví dụ: "[Tên và chức vụ của người quen] đã gợi ý tôi liên hệ với ông/bà/anh/chị."

Nêu rõ thời gian thực tập khả thi. Hãy đề cập đến khoảng thời gian bạn có thể bắt đầu và kết thúc thực tập, đồng thời cho biết liệu thời gian này có linh hoạt hay không. Ví dụ, nếu bạn có thể thực tập trong học kỳ mùa xuân và toàn thời gian vào mùa hè, hãy chia sẻ thông tin này. Đừng quên nêu rõ số giờ làm việc mỗi tuần mà bạn có thể cam kết.

Trình bày mục tiêu thực tập của bạn. Bạn cần thực tập để hoàn thành chứng chỉ? Hãy nhấn mạnh rằng mục tiêu chính của bạn là tích lũy kinh nghiệm, và lương thưởng không phải là yếu tố quyết định. Hãy chia sẻ những kỹ năng bạn mong muốn phát triển thông qua vị trí thực tập này.

Thể hiện sự ngưỡng mộ đối với công ty. Hãy đề cập đến những điều bạn biết hoặc đánh giá cao về công ty, chẳng hạn như giá trị cốt lõi, thành tựu hoặc các hoạt động xã hội mà họ tham gia. Tránh nhắc đến bất kỳ thông tin tiêu cực nào. Ví dụ: "[Tên công ty] được biết đến với sự xuất sắc trong lĩnh vực [X], và tôi đặc biệt ấn tượng với cam kết của quý công ty trong việc [Y]."

Trình bày năng lực và kinh nghiệm của bạn. Trong vài câu ngắn gọn, hãy chia sẻ về luận án, kinh nghiệm làm việc và các kỹ năng liên quan mà bạn sở hữu. Làm nổi bật cách kiến thức của bạn có thể mang lại giá trị cho công ty. Đừng quên đề cập đến các hoạt động tình nguyện và công việc trước đây, đồng thời giải thích cách chúng đã chuẩn bị cho bạn đảm nhận vị trí này. Hãy nhấn mạnh khả năng đóng góp của bạn cho tổ chức, giúp nhà tuyển dụng tin tưởng rằng bạn có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.

• Sử dụng các động từ mạnh để mô tả kinh nghiệm. Ví dụ, thay vì viết: "Tôi đã thực tập về tiếp thị trong hai năm", hãy viết: "Với vai trò thực tập sinh tiếp thị, tôi đã sáng tạo nội dung, thiết kế tài liệu quảng cáo in ấn và kỹ thuật số, đồng thời quản lý các kênh truyền thông cho một doanh nghiệp với 50 nhân viên".
• Các kỹ năng có thể bao gồm truyền thông, tổ chức sự kiện và nhiều lĩnh vực khác.

Nhấn mạnh thành tích học thuật và hoạt động ngoại khóa. Hãy đề cập đến trình độ học vấn của bạn. Nếu bạn từng giữ vai trò lãnh đạo, hãy mô tả ngắn gọn nhiệm vụ và thành tựu của mình. Bạn đã dẫn dắt một nhóm hay huấn luyện một đội? Hãy giữ những thông tin này ngắn gọn để không làm loãng trọng tâm.

• Thay vì dùng tính từ để mô tả bản thân, hãy đưa ra ví dụ cụ thể. Ví dụ, thay vì nói "Tôi là một sinh viên đầy tham vọng", hãy viết: "Tôi luôn nằm trong top 10% sinh viên xuất sắc nhất lớp".

Đề cập thời gian bạn sẽ liên hệ lại. Hãy thảo luận về thời điểm và cách thức bạn sẽ liên lạc với nhà tuyển dụng để cập nhật tình trạng hồ sơ. Cung cấp thông tin liên hệ của bạn, bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại và khung giờ có thể liên lạc. Ví dụ: "Quý công ty có thể liên hệ với tôi qua điện thoại hoặc email. Nếu không nhận được phản hồi, tôi sẽ liên lạc lại vào [thứ Hai tới]."

Kết thúc email một cách chuyên nghiệp. Hãy bày tỏ lòng biết ơn vì người đọc đã dành thời gian xem xét thông tin của bạn. Kết thúc bằng một lời chào trang trọng, chẳng hạn như "Trân trọng cảm ơn". Nếu bạn đã từng trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại với người nhận, có thể sử dụng "Trân trọng". Tránh dùng những cụm từ quá đơn giản như "Cảm ơn" hay "Tạm biệt". Ký tên bằng tên đầy đủ của bạn, ví dụ: Nguyễn Văn A.

Cân nhắc việc đính kèm tài liệu. Tránh đính kèm CV khi chủ động gửi email xin thực tập, trừ khi công ty yêu cầu. Nếu cần đính kèm, hãy sử dụng định dạng PDF để đảm bảo định dạng không bị thay đổi. Một số công ty có chính sách không mở tệp đính kèm, vì vậy hãy kết hợp thư giới thiệu và CV ngay trong nội dung email, sử dụng khoảng cách rõ ràng để phân biệt các phần.

Theo dõi như đã hứa. Nếu không nhận được phản hồi, hãy gửi lại email hoặc gọi điện để nhắc nhở. Bạn có thể viết: "Kính gửi ông Lê A, tôi là [tên] và đã gửi email về vị trí thực tập mùa thu vào tuần trước. Tôi rất mong được thảo luận thêm về cơ hội này. Trân trọng cảm ơn, Nguyễn Văn A."