Bí quyết trở thành một nhà quản lý tài ba

28/04/2025

Nội dung bài viết

Để vận hành một cách trơn tru và hiệu quả, bất kỳ tổ chức lớn nào cũng cần một hệ thống quản lý chặt chẽ. Một nhà quản lý giỏi là người biết cách hòa nhập vào môi trường xung quanh, đồng thời khéo léo thực hiện những thay đổi nhỏ để tối ưu hóa hiệu suất. Trở thành một quản lý giỏi đồng nghĩa với việc lãnh đạo bằng cách nêu gương. Đây là một trong những vị trí đầy thách thức: bạn không chỉ phải quản lý kỳ vọng của người khác mà còn ít khi nhận được sự ghi nhận xứng đáng. Tuy nhiên, với những bí quyết chuyên môn, bạn có thể hoàn thành mọi trách nhiệm một cách đầy phong cách và đầy cảm hứng.

Các bước

Truyền cảm hứng cho nhân viên

Khích lệ tinh thần nhân viên. Điều gì khiến họ gắn bó với công việc này? Yếu tố nào giúp tổ chức của bạn giữ chân nhân viên và ngăn họ chuyển sang nơi khác? Điều gì tạo nên một ngày làm việc tuyệt vời? Và điều gì giúp nhân viên của bạn kiên trì sau một ngày hoặc một tuần đầy khó khăn? Đừng cho rằng đó chỉ là vấn đề tiền bạc – con người thường phức tạp hơn thế.

Hãy nhớ rằng tất cả chúng ta đều trân trọng những giá trị khiến bản thân trở nên đặc biệt. Nếu bạn quản lý nhân viên bằng cách tôn trọng giá trị của họ, họ sẽ nỗ lực hết mình để đáp lại sự tôn trọng đó.
Thường xuyên lắng nghe cảm nhận của nhân viên về công việc. Khuyến khích họ chia sẻ một cách chân thành. Sau đó, hãy hành động dựa trên những phản hồi bạn nhận được.
Mang đến những quyền lợi mà họ thực sự coi trọng. Nếu đó là sức khỏe, hãy tạo điều kiện để họ có thời gian rèn luyện thể chất. Nếu đó là gia đình, hãy tôn trọng thời gian họ cần để chăm sóc người thân.

Chloe Carmichael, PhD
Nhà tâm lý học lâm sàng, Tác giả cuốn “Năng lượng Thần kinh”

Áp dụng tư duy quản lý có thể là một sự thay đổi lớn. Tiến sĩ Chloe Carmichael, nhà tâm lý học được cấp phép, chia sẻ: "Những yếu tố giúp bạn thành công ở giai đoạn đầu sự nghiệp không hẳn sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý giỏi. Khi là thành viên trong nhóm, bạn có thể nhận được sự chú ý nhờ sự kính trọng dành cho cấp trên. Nhưng khi trở thành quản lý, bạn cần học cách phân bổ trách nhiệm, đánh giá hiệu suất và thiết lập ranh giới với cấp dưới."

Giúp nhân viên luôn cảm thấy tích cực. Một nhà quản lý thành công là người biết nhận ra điểm mạnh của nhân viên và không ngần ngại dành lời khen ngợi. Họ hiểu rằng hạnh phúc chính là chìa khóa của năng suất. Hãy thực hiện điều này cả trong công khai lẫn riêng tư.

Ví dụ, trong cuộc họp với cấp trên, hãy đề cập đến thành tích của một nhân viên. Nếu cấp trên nhắc lại điều này với nhân viên đó, họ sẽ cảm nhận được sự trân trọng từ bạn. Những lời khen như vậy luôn được ghi nhớ.
Khen ngợi nhân viên một cách riêng tư về những việc họ làm tốt. Hãy cụ thể và chân thành. Dù ngắn gọn, một cuộc trò chuyện riêng cũng có thể tạo động lực lớn, giúp họ làm việc hăng say hơn.

Thỉnh thoảng hãy nhắc nhân viên biết bạn trân trọng họ đến mức nào. Đơn giản là hãy nói ra. Mời họ đi uống cà phê và chia sẻ điều bạn đánh giá cao ở họ: sự chăm chỉ, khả năng truyền cảm hứng, tinh thần học hỏi, tuân thủ nguyên tắc, hoặc vượt xa kỳ vọng. Khi nhận thức được giá trị của mình, nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn, yêu thích công việc và lan tỏa năng lượng tích cực đến đồng nghiệp.

Đối xử công bằng với tất cả mọi người. Phần lớn chúng ta chưa thực sự công bằng như mình nghĩ. Sự thiên vị đôi khi xảy ra một cách vô thức. Chúng ta có xu hướng công nhận những người khiến ta nhớ về bản thân hoặc những người thích ta, thay vì những người đóng góp nhiều nhất cho tổ chức. Về lâu dài, chính những người đóng góp lớn mới là động lực thúc đẩy tổ chức đạt được mục tiêu. Hãy tự nhìn nhận hành vi của mình để đảm bảo bạn không vô tình đối xử bất công với họ, dù họ có vẻ không bị ảnh hưởng bởi thái độ của bạn. Một số người có thể e ngại trước lời khen, nhưng trong thâm tâm, họ rất trân trọng điều đó.

Đối xử tử tế với nhân viên. Khi bạn đối xử tốt với nhân viên và họ cảm thấy hạnh phúc với công việc, họ sẽ đối xử tốt với khách hàng và góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho công ty. Hơn nữa, họ cũng sẽ lan tỏa sự tử tế đó đến nhân viên của họ, từ đó duy trì một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh.

Thiết lập mục tiêu

Hứa ít, làm nhiều. Nguyên tắc này có thể áp dụng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống, nhưng trong quản lý, nó trở thành một triết lý vàng. Bạn muốn trở thành người đặt ra những mục tiêu viển vông khiến nhân viên cảm thấy bất lực, hay là người đề ra mục tiêu thực tế và vượt xa kỳ vọng? Dù chỉ là vấn đề hình ảnh, nhưng hình ảnh đó lại vô cùng quan trọng.

Đừng trở thành người luôn né tránh những mục tiêu lớn. Đặt mục tiêu thực tế không có nghĩa là bạn không dám mơ ước. Một nhà quản lý không bao giờ dám vượt qua giới hạn của mình có thể bị xem là thiếu tham vọng. Hãy nhớ rằng ngay cả những người chơi bài thận trọng nhất cũng biết khi nào cần 'đặt cược lớn'.

Đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ kỳ vọng. Mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp nhân viên làm việc chủ động và tập trung hơn. Hãy xác định rõ kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành và cách bạn sẽ sử dụng kết quả đó.

Đưa ra phản hồi hướng đến mục tiêu. Phản hồi nhanh chóng và tập trung vào công việc sẽ giúp nhân viên cải thiện hiệu suất. Hãy gặp gỡ nhóm nhỏ hoặc trao đổi trực tiếp một đối một, đồng thời đưa ra nhận xét chi tiết.

Lên lịch phản hồi định kỳ. Việc này giúp nhân viên chủ động sắp xếp công việc và biết khi nào sẽ nhận được phản hồi từ bạn.

Đảm bảo bản thân đáp ứng những tiêu chuẩn cao nhất. Chúng ta đều biết kiểu quản lý luôn quát tháo và phàn nàn khi nhân viên mắc lỗi, nhưng lại dễ dàng bỏ qua khi chính họ thất bại. Lý tưởng nhất là hãy đặt ra yêu cầu cao hơn cho bản thân so với những gì bạn yêu cầu ở nhân viên. Điều này tạo hiệu ứng lan tỏa: Khi nhìn vào mục tiêu và chuẩn mực bạn tự đặt ra, nhân viên sẽ ngưỡng mộ, tôn trọng và muốn cạnh tranh với bạn.

Trao quyền và trách nhiệm

Ủy quyền hiệu quả. Bạn trở thành quản lý vì bạn giỏi trong công việc của mình, nhưng điều đó không có nghĩa bạn phải giỏi mọi thứ. Vai trò của bạn là hướng dẫn người khác hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc.

Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ. Giao cho nhân viên những nhiệm vụ có thể sửa chữa nếu họ mắc lỗi. Tận dụng cơ hội để hướng dẫn và trao quyền cho họ. Dần dần, giao những nhiệm vụ lớn hơn khi bạn hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của họ.
Học cách dự đoán những khó khăn họ có thể gặp phải và hướng dẫn họ cách vượt qua trước khi bắt đầu.

Giao những nhiệm vụ thử thách nhân viên. Khi họ đã chứng tỏ được năng lực và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, hãy giao cho họ những nhiệm vụ giúp mở rộng kỹ năng và tăng tính tự chủ. Điều này không chỉ giúp bạn khám phá tiềm năng của nhân viên mà còn biến họ thành những người có giá trị hơn đối với công ty.

Chịu trách nhiệm cho sai lầm của nhân viên. Khi ai đó dưới quyền mắc lỗi, đừng đổ lỗi mà hãy xem đó là trách nhiệm của bạn, dù về bản chất không phải vậy. Điều này tạo nên một văn hóa công ty nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi mắc sai lầm. Đây là một quan điểm quan trọng:

Nó khuyến khích nhân viên đổi mới, học hỏi và phát triển. Những người học từ sai lầm sẽ trở nên tốt hơn; những người không dám mắc sai lầm thường là những người làm việc quá an toàn và không dám thử thách bản thân.

Đừng biến thành tích của nhân viên thành của mình. Hãy để nhân viên được công nhận vì những thành tựu họ đạt được. Điều này sẽ tiếp thêm động lực để họ tiếp tục phấn đấu. Một nhà quản lý giỏi giống như một nhạc trưởng tài ba: nhiệm vụ của họ là điều phối để mỗi nốt nhạc đều tỏa sáng và hòa quyện thành một bản nhạc hoàn hảo. Nhạc trưởng xuất sắc là người biết lãnh đạo bằng cách làm gương chứ không phải bằng cách nổi bật.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn là kiểu quản lý "ăn cắp" ý tưởng của người khác và biến chúng thành của mình? Bạn đang gửi đi thông điệp rằng bạn chỉ quan tâm đến hình ảnh cá nhân và sẵn sàng hy sinh người khác để thăng tiến. Đó không phải là hình ảnh đẹp và chắc chắn sẽ không khích lệ nhân viên nỗ lực hơn.
Có thể bạn đang tự hỏi: nếu nhận trách nhiệm cho sai lầm của người khác và không nhận công lao về mình, thì còn gì cho tôi? Nếu bạn làm việc hiệu quả và quản lý tốt, bạn không cần lo lắng về việc đánh bóng tên tuổi. Mọi người sẽ nhận ra giá trị của bạn. Quan trọng hơn, họ sẽ ấn tượng với cách bạn truyền cảm hứng cho nhân viên, sự khiêm nhường và không cản trở người khác. Khi bạn làm việc chăm chỉ, phần thưởng xứng đáng sẽ đến.

Thừa nhận sai lầm của bản thân. Khi mọi việc không diễn ra như kế hoạch, hãy thẳng thắn thừa nhận những điều bạn có thể làm khác đi và chia sẻ điều đó với nhân viên. Điều này cho họ thấy rằng bạn cũng có thể mắc sai lầm và cách bạn đối mặt với chúng.

Trong nhiều trường hợp, thành công của bạn có thể bắt nguồn từ những bài học trong quá khứ. Hãy chia sẻ điều này với nhân viên. Ví dụ: "Tôi biết phải làm gì ở đây vì tôi đã từng mắc sai lầm tương tự khi mới bắt đầu. Tôi đã nhấn nút xanh và nghĩ rằng nó sẽ giải quyết vấn đề, nhưng thực tế, nó chỉ khiến mọi thứ tồi tệ hơn!"

Giao tiếp hiệu quả

Hãy cởi mở và lắng nghe. Luôn nhắc nhở nhân viên rằng bạn luôn sẵn sàng lắng nghe mọi câu hỏi hoặc lo lắng của họ. Duy trì kênh giao tiếp mở giúp bạn phát hiện và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Đừng trở thành kiểu quản lý khiến nhân viên cảm thấy họ đang làm phiền bạn mỗi khi đặt câu hỏi. Thay vì coi đó là gánh nặng, hãy xem đó là cơ hội để thể hiện rằng bạn muốn tổ chức này trở thành một nơi làm việc lý tưởng.
Đừng bao giờ coi thường hoặc bỏ qua những lo lắng của nhân viên. Hãy đảm bảo rằng bạn trả lời mọi câu hỏi của họ một cách đầy đủ và tận tình.

Quan tâm đến nhân viên của bạn. Đừng để mọi tương tác chỉ xoay quanh công việc. Hãy hỏi thăm sức khỏe, chia sẻ về bản thân và xây dựng mối quan hệ cá nhân với họ.

Hiểu được đời sống cá nhân của nhân viên sẽ giúp bạn nhận biết khi nào họ cần sự hỗ trợ đặc biệt, chẳng hạn như khi họ cần nghỉ phép vì lý do gia đình. Nếu bạn có thể đồng cảm và hỗ trợ họ trong những biến cố cá nhân, họ sẽ trung thành và gắn bó hơn với bạn.
Hãy nhận biết giới hạn của mình. Đừng đi quá xa bằng cách hỏi những vấn đề quá riêng tư như tôn giáo, chính trị hay mối quan hệ cá nhân. Bạn có thể duy trì mối quan hệ thân thiết mà không cần xâm phạm đời tư của họ.

Đừng trộn lẫn phản hồi tích cực và tiêu cực. Giả sử bạn đang đánh giá hiệu suất của nhân viên. Bạn bắt đầu bằng cách khen ngợi họ là một cộng sự tuyệt vời và liệt kê một vài điểm mạnh. Sau đó, bạn chuyển sang những điểm cần cải thiện: "doanh số quý này giảm", "doanh thu sụt giảm", v.v. Theo bạn, điều gì sẽ để lại ấn tượng mạnh hơn, lời khen hay lời phê bình?

Khi kết hợp phản hồi tích cực và tiêu cực, cả hai đều mất đi giá trị. Lời khen bị lu mờ bởi lời phê bình, và lời phê bình không phát huy được tác động cần thiết. Dù đôi khi bạn có thể cần phải kết hợp, nhưng nhìn chung, điều này làm giảm hiệu quả giao tiếp.
Khi tách biệt phản hồi tích cực và tiêu cực, lời khen trở nên nổi bật hơn, và lời phê bình thể hiện được tính cấp thiết rõ ràng hơn.

Hãy lắng nghe chân thành. Lắng nghe những gì nhân viên và đồng nghiệp muốn chia sẻ. Bạn không cần phải luôn là người dẫn dắt cuộc họp hay chiếm lĩnh sân khấu. Hãy thực sự nỗ lực lắng nghe, đặc biệt trong những tình huống sau:

Khi nhân viên tích cực đóng góp ý kiến. Đừng ngắt lời chỉ để chứng tỏ sự hiện diện của mình. Điều này có thể biến cuộc thảo luận thành một cuộc kiểm soát không cần thiết.
Khi cảm xúc trở nên hỗn loạn. Hãy cho phép mọi người bày tỏ cảm xúc trong một môi trường an toàn. Cảm xúc bị kìm nén có thể biến thành sự oán giận, làm xói mòn mối quan hệ làm việc. Tương tự, cảm xúc không được giải quyết có thể cản trở khả năng thảo luận sáng suốt – yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc.
Khi nhóm đang xây dựng mối quan hệ hoặc thảo luận sáng tạo. Hãy lắng nghe cởi mở để nhân viên cảm thấy được tôn trọng và khuyến khích sự sáng tạo.

Làm rõ những gì bạn nghe được. Một nhà quản lý giỏi không chỉ truyền đạt rõ ràng mà còn nỗ lực hiểu những gì người khác muốn nói. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhắc lại những gì họ vừa chia sẻ như một phần của cuộc trò chuyện. Hãy sử dụng kỹ thuật này khi bạn không hoàn toàn chắc chắn về ý kiến của họ.

Thay vì hỏi: "Xin lỗi, anh có thể nhắc lại điều vừa nói không? Tôi không chắc mình đã hiểu", hãy nói: "Vậy ý anh là chúng ta có thể tăng năng suất bằng cách đưa ra những biện pháp động viên ý nghĩa. Cụ thể thì đó là gì?"

Đặt câu hỏi thông minh. Những câu hỏi sắc sảo cho thấy bạn đang theo kịp cuộc trò chuyện và sẵn sàng làm rõ vấn đề. Đừng ngại đặt câu hỏi vì sợ bị coi là "ngu ngốc". Nhà quản lý hiệu quả quan tâm đến việc hiểu rõ vấn đề hơn là lo lắng về cách họ được nhìn nhận. Hãy nhớ rằng, nhiều người cũng có thắc mắc nhưng không dám hỏi. Khi bạn đặt câu hỏi thay họ, bạn đang đóng vai trò hỗ trợ và khuyến khích cả nhóm tham gia thảo luận. Đó mới là biểu hiện của một nhà quản lý thực thụ.

Lời khuyên hữu ích

Hãy đối xử tốt với đội ngũ của bạn. Không có họ, bạn sẽ không thể đạt được thành công.
Đừng trách mắng cả nhóm vì lỗi của một cá nhân. Ví dụ, nếu Hạnh thường xuyên đi làm muộn, thay vì gửi email cảnh báo chung, hãy trò chuyện riêng với cô ấy.
Tránh yêu cầu nhân viên làm thêm giờ. Hãy tôn trọng thời gian và trách nhiệm cá nhân của họ, và họ sẽ đền đáp bằng cách mang lại kết quả xuất sắc cho bạn và tổ chức.
Cùng đội ngũ ăn mừng thành công, dù đó chỉ là một lời khen ngợi, một bữa trưa thân mật hay cho phép họ nghỉ buổi chiều.
Trước khi áp dụng các biện pháp cứng rắn như chấm dứt hợp đồng, hãy cân nhắc chuyển nhân viên sang bộ phận khác. Có thể họ sẽ tỏa sáng trong môi trường mới.
Đừng bao giờ khiển trách nhân viên trước mặt người khác, dù họ có xứng đáng đến đâu.
Nếu việc chấm dứt hợp đồng là cần thiết, đừng vội vàng nói xấu nhân viên. Có thể công việc đó không phù hợp với họ. Hãy nhấn mạnh vào điểm mạnh và kỹ năng của họ.
Can thiệp ngay khi có mâu thuẫn giữa nhân viên. Đừng bỏ qua hoặc để họ tự giải quyết. Trong tình huống này, nhân viên thường cảm thấy bế tắc, đặc biệt nếu người kia có vị trí cao hơn. Hãy gặp riêng từng người và tổ chức một buổi thảo luận chung. Nhờ đến người hòa giải nếu cần. Tập trung vào vấn đề cụ thể thay vì than phiền chung chung.
Trở thành quản lý tốt không có nghĩa là trở thành người dễ dãi. Nếu nhân viên liên tục vượt quá giới hạn hoặc không đáp ứng kỳ vọng, hãy phản hồi bằng phương pháp “bánh mì kẹp thịt” hoặc giao tiếp bất bạo động. Nếu không hiệu quả, hãy cân nhắc sa thải.
Những ngày thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến nhân viên có con nhỏ. Trường học có thể đóng cửa. Bạn có nên cho phép họ mang con đến nơi làm việc? Hãy tham khảo phòng Nhân sự vì có thể liên quan đến vấn đề an toàn hoặc bảo hiểm. Tôn trọng thời gian và đời sống riêng tư của nhân viên là điều vô cùng quan trọng.